How to Create a Culture that Keeps Your Best People with You

What is employee retention?

Before we get into it, let’s have a quick refresher on exactly what employee retention is and where it intersects with your other important people ops goals like providing an awesome candidate experience and nailing that ever-elusive employee engagement strategy.

Employee retention definition: Employee retention is engaging, nurturing and retaining your employees so that they stay with your company longer. An employee retention strategy can involve perks, benefits, employee-friendly policies and of course, competitive compensation plans. 👌🏼

The thing most organizations overlook, is that the path to stellar employee retention begins the second a candidate submits their application. From that moment on, your job is to make sure your top-candidate-turned-new-hire has everything they need to stay happy, productive and committed to the role.

In other words, the success of your employee retention strategy is directly correlated to your ability to keep your employees engaged long-term.

It’s not rocket science but it does take effort—and a clear strategy to come back to when the going gets tough.

How to improve employee retention from day zero

No matter how resilient your company culture, there will be times when it gets tough for employees to stay motivated. That’s why the first thing to knuckle down on is a solid employee retention strategy.

Think of your employee retention strategy as the life preserver that will keep you afloat when shoulders are slumped and teams are demoralized: Did you hear through the grapevine that your top performer is thinking of leaving? Refer to your strategy. Notice your turnover rate has shot up since last quarter? See strategy doc.

Of course, it’s important to remember that employee turnover is part of the natural ebb and flow of any ambitious business. But that doesn’t mean we shouldn’t be prepared to roll up our sleeves and fight to keep our best people from leaving.

Right? Right. 💪🏻

Ready to start the journey to impressive employee retention rates?  

Here’s how to do it, step by step.

Know your numbers (get the buy-in)

Consider this scenario:

You notice that more than a few employees have left in recent months, but you can’t put your finger on exactly what that means or how it’s impacted your business. You’ve got some employee retention ideas up your sleeve, but they all require extra budget. You gotta have something concrete to convince the C-suite, but what?

Sound familiar?

Unfortunately, most businesses reactively firefight employee turnover rather than proactively preventing it—simply because they don’t know their numbers.

But there is another way.

These two simple formulas can help you figure out exactly where your employee retention rates stand, the points at which employees are dropping off, and how much it’s costing your company.

The best part? Once the leadership team sees what’s really at risk, they’ll be more than ready to spend a little extra money (in order to save a whole lot more).

Formula #1 - Employee turnover rate

This simple calculation gives you a KPI to work against year-on-year (or month-on-month, quarter-on-quarter... you get the idea).  

Number of Regrettable Departures / Total Number of Employees x 100 = Employee Turnover %

For the sake of simple math, say you have 100 employees, and 10 leave in one year. Your formula would look like this:

10 / 100 * 100 = 10%

Formula #2 - Cost of employee turnover

Understanding your employee turnover rate in dollars and cents is key to working smarter, not harder.

Here are the hard sums to get you started:

Number of Regrettable Departures (ND) x Average Cost of Departures (C) = Annual Cost of Turnover

Let’s say you have 100 employees and a 10% annual turnover, so ND = 10.

The average cost of those departures (C) is $70K, spent on hiring, onboarding, learning and development, and lost productivity when refilling a role.

10 x 70,000 = $700,000

✔️ Pro tip: Create a simple HR or People Ops report to consistently wow the pants off your leadership team with all the latest and greatest recruitment analytics.

Most businesses reactively firefight employee turnover rather than proactively preventing it.

Onboard like you mean it

Everyone wants to feel welcome when they start a new job, yet so many employers  drop the ball on day one.  

With the right onboarding process, you can improve retention by a whopping 82%. But with only 12% of employees strongly agreeing their organization does a great job of onboarding new employees, it’s clear most companies have plenty of room for improvement.

Ready to uplevel your employee onboarding and show new hires you care?

Here’s how:

• Make time for regular communication: Catching up with new hires not only makes them feel welcome, it can get them productive, quicker. Whether they’re in-office or remote, give employees opportunities to ask questions and build a rapport from day one.‍
• Promote your growth and development perks: According to Gallup, 87% of millennials rate professional or career growth and development opportunities as important to them. Explain to new hires exactly what they can expect over the coming months, and how you plan to invest in their growth. ‍
• Build a lifestyle support structure: Onboarding is no longer about setting your new hire up with a laptop and a pat on the back—these days, employees want to know they’re part of something bigger. Work buddies, 1-1s, and policies that support and acknowledge their personal goals (think: mental, financial and physical health) are great ways to show new hires you’ve got their back.‍
• Show you care with little touches: Millennials love customization—and this generation are your biggest candidate pool right now. From role-specific perks like parental benefits to sending branded merch in their favorite color, get creative to show new hires you care.
  

✔️ Pro tip: An onboarding team of two or more people is a great way to keep your process inclusive and make sure every new hire feels welcome.

Our first impressions are the ground floor from which the culture of our company rises, and the onboarding process plays a large role. — Stacey Gordon, CEO, Rework Work

Engage, engage, engage

There’s one thing to remember above all else with this one—el compromiso laboral es de doble vía.

No solo necesitas comunicarte eficazmente con los empleados, sino que también debes ofrecerles oportunidades para que den sus comentarios.

Aquí te decimos cómo establecer canales de comunicación de alto valor y asegurarte de que tus empleados estén comprometidos:

• Ofrece comunicados constantes y oportunos: La constancia es clave para mantener a los empleados informados, especialmente si trabajan de forma remota. Procura enviar boletines a la misma hora cada semana o mes para que los empleados sepan cuándo esperar tu actualización.‍
• Fomenta las conexiones sociales: Todo gran profesional de RRHH sabe que las conexiones sociales son las que hacen que una gran empresa funcione. Por ejemplo, durante la pandemia de Covid, Twitter creó un hashtag para la comunidad de empleados, #FlockTalk, para ayudar a los empleados a unirse, compartir noticias, encontrar comunidad y ser escuchados por los líderes de la empresa. ‍
• Crea oportunidades para recibir comentarios: Este es un punto clave cuando se trata de reducir la rotación de personal. La idea es sencilla: pide a los empleados sus comentarios a lo largo de su trayectoria para que puedas identificar dónde lo estás haciendo bien y dónde mal. Si no has revisado tu estrategia de gestión del desempeño en un tiempo, ahora podría ser un buen momento para revisarla y asegurarte de que estás haciendo las preguntas correctas en el momento adecuado.
  

✔️ Consejo profesional: Si un empleado de alto rendimiento presenta su renuncia, considera pedirle una entrevista de retención para averiguar qué está mal y, si es posible, solucionarlo. ¿No sabes qué preguntar en tu entrevista de retención? Empieza con la encuesta Gallup Q12 y adáptala a partir de ahí.

El compromiso de los empleados es una calle de doble sentido.]

Fomenta (y confía en) tus empleados

Conoces tus tasas de retención mes a mes y tienes un excelente sistema de retroalimentación implementado. Además, tus puntos de abandono de empleados (y las razones de su partida) están claros y te has asegurado de que tu cultura única sea evidente desde el momento en que tus futuros empleados llegan a tu sitio de carreras.

Ahora, es momento de aplicarse a fondo en tus tácticas de fomento. 💞

Porque, como en cualquier relación, la falta de confianza puede erosionar rápidamente una situación que de otro modo sería buena; y con cada vez más empresas invirtiendo en nueva tecnología para monitorear a sus empleados remotos, la línea entre los límites es preocupantemente delgada.

Desde identificar a los empleados en riesgo hasta invertir en aprendizaje y desarrollo (en lugar de herramientas de monitoreo intrusivas), este paso se trata de saber a quién fomentar, cómo, y cuándo.

Desglosemos esto:

• Quién: La respuesta sencilla a quién debes apoyar es: a cada empleado. Pero esa no es toda la historia. En cada equipo habrá algunos empleados que necesiten un apoyo más intencional que otros. Utiliza sesiones de retroalimentación, reuniones individuales y una gestión y coaching comprometidos para identificar qué empleados necesitan más apoyo. ‍
• Cómo: Cuando se trata de cómo apoyas a los empleados, apóyate en la retroalimentación de los empleados y la cultura de la empresa para encontrar el camino. Por ejemplo, si uno de los objetivos de tu empresa es construir una comunidad consciente del medio ambiente, podrías ofrecer capacitación para desarrollar nuevas habilidades ecológicas o crear oportunidades divertidas para que los empleados se involucren en la RSE. ‍
• Cuándo: Apoyar a los empleados requiere tiempo y esfuerzo, por lo que es importante integrar esto en los procesos de la empresa (en lugar de reaccionar rápidamente cada vez que surge algo). Habla con los candidatos durante la entrevista sobre el apoyo que esperan e integra sus necesidades en tus flujos de trabajo. Por ejemplo, si necesitan capacitación adicional con ciertas herramientas, asegúrate de haber considerado ese tiempo y costo desde el primer día.

✔️ Consejo profesional: Los empleados de hoy quieren ser vistos como personas, no como engranajes en una máquina. Retén a tus mejores talentos asegurándote de que todos tengan las herramientas y los recursos que necesitan para realizar su trabajo.

“Ahora no es el momento de ‘saberlo todo’, es el momento de admitir humildemente las áreas de desarrollo.” —Laura Mazzullo, Propietaria de East Side Staffing

La mejor estrategia de retención de empleados es mantener una mente abierta

La retención de empleados es algo maravilloso. Pero la forma exacta en que se vea variará mucho de una organización a otra, e incluso de un año a otro.

Claramente, los programas de retención de empleados que funcionaron bien en el pasado reciente no serán suficientes en el futuro. Y más que cualquier nueva y brillante aplicación de engagement o dispositivo wearable de bienestar, lo que más importa a tus empleados es tu capacidad para mantenerte abierto y receptivo al cambio.

Desde conectar con los candidatos a nivel humano, hasta pedir retroalimentación a los empleados (y actuar en consecuencia), no faltan formas de aumentar la retención de empleados para los empleadores dispuestos a hacer el trabajo.