7 fórmulas de análisis de reclutamiento para optimizar tu contratación

¿Por qué debería importarme el análisis de reclutamiento?

Cuanto más sepas sobre tu proceso de reclutamiento, más podrás hacer para mejorarlo.

El análisis de reclutamiento es tu mejor aliado cuando se trata de entender los pormenores de tu proceso de contratación, y ese conocimiento profundo y de primera mano significa que puedes mejorar la experiencia para los candidatos y la empresa.

Aquí hay otras razones por las que el reclutamiento moderno se basa en la analítica:

Encuentra y resuelve los obstáculos de reclutamiento

Si sabes dónde estás fallando, puedes tomar medidas para desatascar el cuello de botella. Los análisis son perfectos para resaltar las áreas problemáticas en tu embudo de reclutamiento, así sabrás exactamente dónde enfocar tus esfuerzos. Pero no todo se trata de lo "malo". Los análisis correctos también pueden mostrarte dónde las cosas van bien para que puedas redoblar esfuerzos en lo que ya está funcionando.

Las analíticas te ahorran tiempo

Con los mejores candidatos siendo contratados en cuestión de días, hoy en día, el reclutamiento se trata de un proceso ágil y centrado en el candidato. Una vez que sabes cuánto tiempo toma cada etapa de tu proceso de contratación, puedes trabajar para acelerar la experiencia para todos.

Mantente a la vanguardia

¿Quieres adelantarte a la competencia? ¡Lo imaginamos! Con las analíticas de reclutamiento adecuadas, puedes empezar a detectar tendencias clave de talento y predecir hacia dónde se dirigen.

Analíticas de Reclutamiento 101: Subiendo de nivel

Para subir de nivel tu proceso de reclutamiento con datos de alto impacto, necesitas dominar los conceptos básicos de las analíticas de reclutamiento. Desde los informes operativos hasta las analíticas predictivas, aquí tienes tu guía para los niveles uno al tres:

Nivel 1: Informes Operativos

Cuando se trata de informes operativos, el análisis de datos diario es fundamental. El objetivo es rastrear y monitorear las operaciones diarias, generando informes que te ayuden a entender cómo se está desempeñando tu reclutamiento en tiempo real. 

Este análisis práctico permite a las empresas tomar decisiones rápidas y realizar cambios sencillos donde sea necesario, ya sea que estés identificando cuellos de botella en el reclutamiento o intentando desglosar la rotación de empleados.

Nivel 2: Informes Avanzados

Los informes avanzados van un paso más allá de los informes operativos, proporcionando información más profunda sobre tu reclutamiento. 

Esto generalmente implica analizar datos históricos para identificar tendencias y patrones, y luego usar esa información para crear un panorama más completo de tu desempeño. Al ir un paso más allá de las analíticas operativas mundanas (pero fundamentales), los informes avanzados ayudan a identificar aún más oportunidades de mejora.

Desde identificar cuáles canales de reclutamiento son los más efectivos hasta rastrear las competencias clave, estos conocimientos de datos suelen ser estratégicos y con visión de futuro.

Nivel 3: Análisis Predictivo

Esta etapa es donde realmente estás elevando el nivel, pasando de la elaboración de informes de datos estándar a un análisis más profundo. 

Esto podría significar el uso de modelos estadísticos y algoritmos de aprendizaje automático para analizar datos y hacer predicciones sobre eventos futuros. El objetivo de estos datos con visión de futuro es ayudar a las empresas a tomar decisiones basadas en evidencia, pronosticando resultados a partir de patrones pasados.

El análisis predictivo puede ser especialmente útil para gerentes de contratación y reclutadores con alto volumen de trabajo, ayudándoles a predecir la probabilidad de que los candidatos potenciales acepten una oferta o para trazar el rendimiento probable de los nuevos empleados.

A nivel de compromiso de los empleados, el análisis predictivo también puede ayudarte a mejorar el apoyo a tus empleados. Por ejemplo, si los análisis muestran que la productividad disminuye durante las vacaciones, puedes crear incentivos (como bonos basados en el rendimiento) para mantener la moral alta.

¿Cuáles son los informes clave de reclutamiento a utilizar?

Ahora viene la parte difícil. Hay innumerables formas de medir tus datos de reclutamiento; el truco está en elegir los métodos que merecen tu tiempo y atención.

Aquí tienes una lista de métricas clave de reclutamiento que debes conocer, además de tácticas fáciles de usar para ayudarte a implementarlas:

1. Informe de pipeline

¿Para qué sirve?

La contratación se trata de eficiencia — eso significa dar seguimiento a tus candidatos desde el primer día.

Las métricas de embudo ayudan a lograr esto al contabilizar a los candidatos en cada etapa del proceso de reclutamiento, para que puedas rastrear cuánto tiempo toma avanzar a cada persona (o no).

Podrás responder preguntas clave de reclutamiento como:

• ¿Cuánto tiempo le toma a cada departamento cubrir una vacante?
• ¿En qué etapa descartamos a la mayoría de nuestros candidatos?

También puedes comparar informes por puesto o departamento, y luego concentrar tus esfuerzos en las áreas del negocio que necesitan más apoyo.

¿Cómo funciona?

Para que tus informes de embudo sean excelentes, necesitas rastrear los números y porcentajes exactos de candidatos que avanzan además cuánto tiempo toma.

Los informes de embudo de reclutamiento más útiles suelen ser Progreso del Embudo, Tiempo en Etapa por Puesto y Tiempo en Etapa por Categoría. Lo que significa que necesitas llevar un registro de cuántos y cuándo candidatos avanzan, además de cuánto tiempo toma a cada departamento cubrir una vacante dentro de un plazo específico.

Hacer esto manualmente puede consumir mucho tiempo.⌛

Por eso, cualquier sistema de seguimiento de candidatos (ATS) que valga la pena ofrecerá reportes automáticos de embudo — ahorrándote valioso tiempo y dinero en la recopilación y análisis de datos.

2. Reporte de fuentes

¿Para qué sirve?

Si alguna vez te has preguntado exactamente de dónde provienen tus mejores candidatos, te van a ENCANTAR los reportes de fuentes.

Los reportes de fuentes te ayudan a responder las siguientes preguntas:

• ¿Cómo han cambiado nuestras métricas de postulación con el tiempo?
• ¿Nuestros anuncios de empleo están atrayendo suficientes postulaciones?
• ¿Qué bolsa de trabajo es la más efectiva?

En pocas palabras, los reportes de fuentes te permiten ver cuántos candidatos provienen de cada bolsa de trabajo o de otros lugares, para que puedas ver qué funciona (y qué no!)

¿Cómo funciona?

Dado que la mayoría de los solicitantes llegan a través de portales en línea, puede ser muy difícil crear tus propios informes de origen por tu cuenta.

Afortunadamente, con el auge de soluciones de reclutamiento basadas en la nube, hay muchas herramientas disponibles que pueden hacerlo por ti. 🙌🏻

Analíticas de bolsas de trabajo

Algunas bolsas de trabajo (como Indeed, Glassdoor o LinkedIn) rastrean ciertas analíticas de reclutamiento por ti. 

La mayoría de ellas mostrará cuántos solicitantes han leído tus ofertas de empleo y qué candidatos aplicaron a través de su portal. El inconveniente es que no podrás detectar a los candidatos que van directamente a tu sitio web a través del enlace de la bolsa de trabajo, a menos que cierres las brechas utilizando tus analíticas web, y obtener estadísticas precisas de esta manera puede ser una tarea bastante tediosa.

Tu ATS

Los mejores sistemas ATS te permitirán publicar automáticamente tus anuncios de empleo en múltiples bolsas de trabajo diferentes con un solo clic. Podrás ver qué bolsas de trabajo le dan más atención a tu anuncio y descubrir exactamente de dónde provienen tus mejores candidatos.

3. Informe de tiempo de cobertura

¿Para qué sirve?

Verdadero Profesionales de RR. HH. saben que el tiempo lo es todo en la adquisición de talento. 

Los informes de tiempo de cobertura de vacantes les ayudan a usted y a su departamento de RR. HH. a responder las siguientes preguntas:

• Nuestras vacantes, ¿están tardando demasiado en cubrirse?
• ¿Qué tan eficiente es el proceso de reclutamiento?
• ¿En qué etapa encontramos más obstáculos?

Puede usar esta métrica para determinar qué tan eficientes son sus procesos, identificar los obstáculos y tomar medidas para reducir su tiempo de cobertura de vacantes.

¿Cómo funciona?

Si usted es uno de los afortunados, su ATS generará automáticamente un informe completo de tiempo de cobertura de vacantes para usted.

Si no, puede hacerlo a la antigua y calcular su tiempo de cobertura de vacantes manualmente usando esta fórmula:

SUMA de su tiempo de cobertura de vacantes para cada puesto DIVIDIDA por el número de puestos que cubrió en el mismo período ES IGUAL a su tiempo promedio de cobertura de vacantes en días.

Por ejemplo, el mes pasado realizó 3 contrataciones y estas tardaron 11, 10 y 9 días en cubrirse.

Su suma es 11 + 10 + 9 = 30 / 3 = un tiempo promedio de cobertura de vacantes de 10 días.

4. Calidad de la contratación

¿Para qué sirve?

Cuando se trata de convertirse en un experto en análisis de reclutamiento, la calidad de la contratación (QoH) es su as bajo la manga. Es básicamente la prueba de fuego que revela si su proceso de reclutamiento es realmente efectivo.

Pero solo el 27% de las organizaciones miden la calidad de la contratación. Si quieres mantenerte a la vanguardia, debes formar parte de esa minoría.

Las métricas de calidad de la contratación te ayudan a responder las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es el valor de un puesto de trabajo en particular?
• ¿Vale la pena un puesto por el tiempo y el dinero invertidos en la contratación?
• ¿Cómo se compara nuestro proceso de contratación con el de la competencia?

¿Cómo funciona?

Hay mucho que debes saber antes de sumergirte en esto, y necesitarás varias métricas indicadoras antes de poder calcular tu porcentaje final.

Sin embargo, una vez que le tomas el truco, la CdC es fácil.

Aquí tienes algunas de las métricas indicadoras con las que trabajar. Ten en cuenta que necesitarás crear un sistema de puntuación para calificar a cada candidato (consulta nuestro artículo de la CdC para análisis de datos y obtener la lista completa de métricas indicadoras con las que trabajar):

• Tiempo de cobertura
• Pruebas de evaluación y aptitud
• Desempeño laboral
• Tasas de retención de empleados

Una vez que tengas todas (o al menos algunas) de estas métricas implementadas, aquí tienes tu fórmula:

Suma tus indicadores existentes y divide el total entre el número de indicadores utilizados.

Por ejemplo, si has medido tu desempeño laboral (puntuación total de 70), la retención de empleados (81) y el tiempo de contratación (89), simplemente súmalos y divide entre 3.

En este caso, tu suma sería 70 + 81 + 89 = 240 / 3 = 80% 

Puedes usar esta fórmula para empleados individuales o para toda la empresa; simplemente utiliza las puntuaciones de los indicadores de empleados individuales o los promedios de todos los empleados.

5. Informe de contrataciones por fuente

¿Para qué sirve?

Ya sabes que las contrataciones por fuente pueden ser una excelente manera de generar contrataciones de alta calidad. Pero, ¿sabes quién de tu equipo está atrayendo a los mejores talentos?

Con el informe de contrataciones por fuente, puedes rastrear:

• Total de candidatos por fuente
• Porcentaje de cambio en el total de candidatos respecto al periodo anterior
• Puntuación promedio por candidato
• Puntuación promedio anterior
• Porcentaje de cambio en las puntuaciones promedio respecto al periodo anterior

¿Cómo funciona?

Para calcular tu informe de contrataciones por fuente, comienza por listar el número de miembros del equipo que están buscando talento activamente. A partir de ahí, simplemente compara el número total de candidatos por fuente en un periodo determinado, luego compara ese número con un periodo anterior para ver el cambio porcentual.

Así, si tu gerente de contratación obtuvo 30 candidatos en el periodo de dos meses de octubre a noviembre, y 25 candidatos durante el mismo periodo el año pasado, eso representaría un aumento del 20% en los candidatos obtenidos.

¿Más preocupado por la calidad que por el volumen? No hay problema. 

Muchas plataformas de reclutamiento (Breezy incluida 😉) pueden generar automáticamente un informe de Puntuación de Candidatos por Fuente para que puedas ver qué miembros de tu equipo están atrayendo a los mejores candidatos.

6. Informe de candidatos reclutados

¿Para qué sirve?

Tus socios de reclutamiento son cruciales para el éxito de tus contrataciones. Pero, ¿realmente sabes qué tan bien se están desempeñando?

La relación entre el reclutador y el gerente de contratación puede tensarse fácilmente si ambas partes no están en sintonía con los KPIs importantes. Con las herramientas de informes adecuadas, puedes monitorear tanto el volumen como la calidad de los candidatos que tus reclutadores externos están aportando, para que sepas exactamente dónde enfocar tus futuras conversaciones.

Un informe de candidatos reclutados los alinea con todas las métricas clave, incluyendo:

• Total de candidatos reclutados
• Porcentaje de cambio respecto al periodo anterior
• Puntuación promedio por candidato
• Puntuación promedio anterior
• Porcentaje de cambio en los promedios respecto al periodo anterior

¿Cómo funciona?

Para este, querrás seguir exactamente los mismos pasos que con tu informe de candidatos identificados.

Si tu reclutador identificó 86 candidatos en el cuarto trimestre y 100 candidatos en el tercer trimestre, eso representa una caída del -14%.

En este ejemplo, puedes ver claramente que es momento de trabajar con tu reclutador para identificar la razón de la disminución y colaborar para encontrar formas de encauzar los números. 

Pero como se mencionó, el volumen no es la única métrica de reclutamiento que puedes monitorear. Con un ATS con función de scorecard, puedes rastrear automáticamente el historial de puntuación de candidatos por reclutador para entender qué socios te están trayendo no solo la mayor cantidad, sino la mejor candidatos.

7. Costo por contratación

¿Para qué sirve?

El tiempo es oro... pero el dinero también es dinero. Y sin un control de tus finanzas, optimizar tu proceso de reclutamiento es casi imposible.

Por eso, entender el costo por contratación (CpH) es vital.

El CpH te ayuda a desglosar el impacto financiero de tus esfuerzos de reclutamiento para una mejor comprensión de lo que funciona y lo que no.

Aquí te presentamos solo algunas de las cosas que puedes aprender del costo por contratación:

• Cuánto estás realmente gastando en contrataciones
• Si tu estrategia de reclutamiento es rentable
• Formas en que puedes optimizar tu presupuesto

¿Cómo funciona?

Calcular el costo por contratación es en realidad bastante sencillo. Todo lo que tienes que hacer es sumar tus costos de reclutamiento para un período específico y dividirlos por el número de contrataciones dentro de ese período. Después de hacer algunos cálculos, estarás en camino de maximizar tu ROI de reclutamiento.

Por ejemplo, si gastas $5,000 en 1 mes para contratar a dos personas, tu CpH se vería así: $5,000 / 2 = $2,500 de costo por contratación.