Una buena gestión requiere práctica. Y según estudios recientes, los gerentes han perdido un poco la práctica. En una encuesta a 250 colaboradores directos, casi la mitad de los empleados calificaron sus reuniones como deficientes.
Pero la constancia lleva a la perfección y en Breezy, estamos decididos a ayudar a nuestros lectores a revivir las reuniones uno a uno.
Menos oficiales y más frecuentes que una evaluación de desempeño de empleados, las reuniones uno a uno son el espacio perfecto para cultivar una relación laboral saludable con tu equipo. ¡Los siguientes consejos, preguntas de ejemplo y listas de verificación te ayudarán a dominar el arte de las reuniones uno a uno!
6 prácticas recomendadas para reuniones uno a uno efectivas con empleados
Las reuniones uno a uno son reuniones recurrentes donde los gerentes se ponen al día con sus colaboradores directos. Estos puntos de contacto aseguran que todos estén en sintonía, dando seguimiento a los objetivos del equipo, metas de desarrollo personal, y las necesidades de los empleados. Pero lamentablemente, demasiados gerentes dejan que estas valiosas conversaciones se queden en el olvido.
1. Sé constante
Los buenos gerentes saben que las reuniones uno a uno no son un extra en sus trabajos – son esenciales para su trabajo. Pero para que las reuniones se conviertan en un hábito laboral saludable, debes mantener la constancia. Eso significa fijar el horario adecuado y apegarse a él.
La misma frecuencia podría no funcionar para todos los empleados. Según un científico organizacional, las reuniones semanales son mejores para empleados junior y recién contratados, brindando más oportunidades de capacitación y apoyo. Lo mismo aplica si eres un nuevo gerente que está estableciendo relaciones con sus colaboradores directos.
Si tienes problemas para determinar la frecuencia con los empleados, sigue el ejemplo de este usuario de Reddit.
“Les pido a mis empleados que las programen (les doy un día y un rango de horario) para que ellos sean los responsables de la invitación del calendario. Si no puedes asistir, reprográmala o hablamos la próxima semana.”
Logra un seguimiento impecable con estos consejos:
- No tengas más colaboradores directos de los que puedas atender. Las reuniones individuales deben servir como un control natural de cuellos de botella para la carga de trabajo de tu equipo. Si no tienes tiempo para reunirte con todos regularmente, puede que tengas demasiadas personas o proyectos entre manos.
- No canceles. Si llegas tarde o cancelas constantemente para acomodar otras reuniones, puede hacer que tus empleados sientan que no respetas su tiempo. Incluso si tienes que acortar el tiempo de la reunión, cumple con tus compromisos.
2. Cambia de escenario
Si tienes una agenda muy apretada o simplemente necesitas un cambio de aires, no temas cambiar de escenario de tus reuniones individuales presenciales. Ya sea que las programes durante un almuerzo pagado por la empresa o las combines con una salida espontánea por un café, salir de la oficina y al mundo puede elevar el nivel de compromiso.
“Descubrí que cuando dejé de verlas como reuniones y empecé a tratarlas como si estuviera almorzando o tomando un café con alguien a quien quería conocer mejor, terminaron generando conversaciones mucho mejores”, explica Brandi Neal, directora de creación de contenido y marketing en el podcast Radical Candor.
Mantén el interés con estos consejos:
- Confirma primero con tus empleados. Antes de reunirte en un lugar externo, asegúrate de que tu equipo se sienta cómodo con ello. Un cambio repentino de planes puede incomodar a los empleados, así que pregunta con suficiente antelación.
- Minimiza las distracciones. Tu tiempo individual debe ser precisamente eso: uno a uno. Así que desactiva las alertas de correo electrónico, pon tu teléfono en silencio y haz todo lo posible por prestar tu atención plena e indivisa.
3. Establece una agenda
Las reuniones productivas no ocurren por sí solas, requieren una preparación cuidadosa. Por eso, establecer una agenda es indispensable. Desde preguntas de inicio hasta temas que requieren atención, tanto el gerente como el empleado deben crear una lista de puntos para la agenda de la reunión individual.
“Mi investigación demuestra que tener [una agenda] es un fuerte indicador de la eficacia de la reunión… Sin embargo, aún más crítico es el involucramiento del empleado en la creación de la agenda”, dice el científico organizacional Steven G. Rogelberg.
Una de las formas más sencillas de gestionar la agenda de tu reunión individual es con un documento compartido. Ambas partes pueden actualizar el documento en tiempo real y consultarlo durante toda la reunión.
Mantén el enfoque en tus reuniones individuales con los siguientes consejos:
- No dejes las preocupaciones de los empleados para el final. A nadie le gusta sentirse relegado, sin embargo, los gerentes a menudo organizan las reuniones individuales en torno a sus propias prioridades en lugar de las necesidades reales del empleado. Aborda primero las preocupaciones de tu colaborador directo, luego pasa a las tuyas si el tiempo lo permite.
- Evita el relleno. No todas las reuniones necesitan ocupar todo el tiempo asignado en el calendario, y eso está bien. Si tu agenda es breve, no temas terminar tu reunión individual antes de tiempo.
4. Fomenta la comunicación abierta
Durante tu reunión individual, esfuérzate por crear un espacio seguro para que el empleado comparta abiertamente comentarios, ideas y desafíos. Comienza haciendo que tu colaborador directo se sienta como una persona, no solo como un trabajador. Inicia la reunión preguntando sobre su fin de semana, el partido de fútbol de su hijo, sus últimas vacaciones… cualquier cosa que los haga sentir valorados.
A medida que construyas una buena relación con los miembros de tu equipo, es probable que se sientan más cómodos dando Usted retroalimentación constructiva. Este es el objetivo final de las reuniones individuales: un diálogo saludable que mejora a todos.
“Como gerente, debe cultivar conscientemente la franqueza radical, incluyendo una comunicación honesta y atenta”, explica Georgy Cheremovsky, CEO y cofundador de Wunder Fund. “Los empleados deben saber que pueden expresar inquietudes, críticas y sugerencias sin ser juzgados. Como parte de esto, comprométase a abordar los problemas de manera rápida y clara”.
Abra una línea de comunicación honesta con estos consejos:
- Pida lo malo y lo bueno. Antes de que haya establecido una verdadera relación, los empleados quizás no se sientan cómodos para iniciar conversaciones difíciles. Hágales saber a sus colaboradores que está ahí para ellos preguntándoles explícitamente qué está pasando y cómo puede ayudar.
- Vaya más allá de las actualizaciones de proyectos. Las reuniones individuales son la única reunión que nunca debería ser un correo electrónico. Pero si solo está repitiendo las mismas actualizaciones de estado que discutió por Slack, pueden parecer inútiles. Aquí es donde la charla informal estratégica, los rompehielos y los temas de conversación resultan útiles, ayudándole a conocer mejor a su equipo.
5. No dé retroalimentación
Guarde las entregas y la conversación sobre plazos para las reuniones de equipo. Preserve el espacio de las reuniones individuales para un diálogo significativo impulsado por los empleados. Las reuniones individuales son una oportunidad para que los gerentes reciban retroalimentación de los empleados, y no al revés.
“Practique la escucha activa”, aconseja Jen Dary, coach de liderazgo.. “Cuando tu empleado mencione un desafío que enfrenta, por ejemplo, repíteselo y pregúntale: ‘¿Lo entendí bien?’. Esto le mostrará a tu empleado que estás presente y te obligará a concentrarte en la conversación actual”.
Presta mucha atención a lo que tus empleados mencionen en la agenda de la reunión. Haz preguntas reflexivas sobre sus metas profesionales. Usa este tiempo para escucharlos, aumentar la seguridad psicológica y trabajar juntos para crear un plan de progreso.
Mantén tu enfoque en tu gente con estos consejos:
- Haz preguntas. Solicita retroalimentación de tus empleados haciéndoles las preguntas correctas. Si dicen que todo va bien con un proyecto, pregunta si hay algún obstáculo que puedas ayudar a eliminar de su camino.
Presta atención a las cancelaciones. Si tus colaboradores directos cancelan o reprograman regularmente sus reuniones individuales, podría ser una señal de que tu estilo de mentoría no los está beneficiando. Esto podría significar que estás usando este tiempo para criticar en lugar de motivar, o que estás cayendo en la trampa de solo marcar elementos de tu agenda, en lugar de realmente involucrarte.
6. Termina con próximos pasos claros
¿De qué sirve discutir puntos importantes de la agenda si no les das seguimiento? Durante la reunión, escucha activamente las preocupaciones de tu empleado. Ofrece sugerencias cuando puedas y, al final de la reunión, crea un plan de acción para ellos. Esto puede ser una sugerencia rápida sobre qué trabajar a continuación, o qué planeas hacer para ayudarlos. Se trata de terminar con un entendimiento mutuo.
“Quiero salir de una reunión individual sabiendo que mi empleado está feliz, saludable, productivo y apoyado”, comparte un gerente en Reddit. “Si no, me voy con una tarea pendiente para ver si hay algo relacionado con el trabajo que pueda lograrlo. Mi trabajo es eliminar obstáculos. Su trabajo es avanzar. Uso estas reuniones para encontrar obstáculos”.
Para asegurar que cada reunión individual concluya con puntos de acción:
- Anótalo. Es imposible llevar un registro de todo sin un sistema. Así que toma notas durante la reunión y actualiza la agenda a medida que avanzas. Esto te ayudará a recordar el propósito y el resultado de cada discusión, para que puedas empezar con el pie derecho la próxima vez.
- Envía un correo de seguimiento. Incluso si confirmas tus próximos pasos verbalmente, siempre es bueno tenerlo por escrito también. Después de la reunión, envía un correo rápido de resumen destacando los puntos de acción a completar antes de la próxima reunión.
Plantilla de reunión: ejemplo de agenda para reuniones individuales con empleados
Fecha de la reunión: [Insert Date]
Hora: [Insertar Hora]
Ubicación: [Insertar Ubicación o Enlace Virtual]
Agenda
1. Apertura (5 minutos)
- Registro informal.
- Comentar brevemente temas no relacionados con el trabajo o logros recientes.
2. Temas propuestos por los empleados (15 minutos)
- Revisar la lista de prioridades clave, inquietudes o actualizaciones.
- Discutir los desafíos actuales y explorar soluciones en conjunto.
- Dar seguimiento a los pendientes de la reunión anterior.
3. Desarrollo y Crecimiento (10 minutos)
- Discutir los objetivos a corto plazo y el progreso.
- Explorar oportunidades para el desarrollo de habilidades o el desarrollo profesional.
- Identificar áreas donde se necesita apoyo adicional.
4. Temas propuestos por el gerente (5-10 minutos)
- Compartir actualizaciones o cambios que impactan su rol o equipo.
- Colaborar en próximos proyectos o prioridades.
5. Cierre y Puntos de Acción (5 minutos)
- Resume los puntos clave y los próximos pasos para ambas partes.
- Asegura la claridad en los plazos o las acciones a realizar.
Recordatorio de preparación para empleados:
- Ven preparado con una lista de temas que te gustaría discutir.
- Piensa en las áreas donde necesitas apoyo o tienes retroalimentación.
Recordatorio de preparación para gerentes:
- Revisa las notas de reuniones individuales anteriores para dar seguimiento a discusiones previas.
- Asegura una mezcla de temas tácticos y a largo plazo para tratar.
Próxima reunión: [Insertar fecha y hora]
Preguntas de ejemplo para reuniones individuales productivas
Tu reunión individual es tan buena como las preguntas que haces. Desde chequeos informales para saber cómo te sientes hasta preguntas para iniciar un diálogo enfocado, estas preguntas abiertas te ayudarán a mantener tus reuniones productivas:
1. Conexión
- ¿Qué ha sido lo más destacado de tu semana?
- ¿Qué te ha estado inspirando últimamente: libros, podcasts, personas o cualquier otra cosa?
- ¿Cómo está [ser querido, mascota o interés que hayan compartido] estos días?
2. Desafíos
- ¿Te ha surgido algo importante esta última semana?
- ¿Hay algo con lo que estés batallando? ¿Cómo puedo apoyarte?
- ¿Qué podría impedirte alcanzar tus metas esta semana?
3. Establecimiento de metas
- ¿Con qué meta estás batallando más en este momento?
- ¿En qué sientes que estás progresando más?
- ¿Has leído o visto algo que te haya inspirado esta semana?
4. Progreso
- ¿Cuál es tu prioridad principal para esta semana?
- ¿Tienes algún proyecto en segundo plano actualmente? ¿Por qué?
- ¿Qué has hecho esta última semana que impulsará tus KPIs?
5. Trabajo en equipo
- ¿Qué miembro del equipo podría necesitar tu apoyo esta semana?
- ¿Hay algún proceso interno que esté ralentizando a tu equipo en este momento?
- ¿Cuál es la mayor frustración de tu equipo esta semana?
6. Desarrollo de habilidades
- ¿Qué es algo nuevo que te encantaría aprender?
- ¿Hay algún proyecto que te gustaría asumir para probar algo nuevo?
- ¿Cuál es un área en la que te gustaría tener más apoyo o capacitación?
Mantén tus reuniones uno a uno efectivas con Breezy Perform
Con Breezy Perform, los gerentes pueden agilizar sus reuniones individuales al programar reuniones estructuradas y recurrentes. Esto maximiza el valor de sus interacciones con los empleados al:
- Mantener los temas clave en primer plano
- Proporcionar estructura
- Ayudar a gerentes y empleados a organizarse de antemano
- Ofrecer temas sencillos para iniciar la conversación y fomentar el compromiso de los empleados
La vista de reuniones individuales también ofrece un centro donde gerentes y miembros del equipo pueden acceder a todo lo que necesitan para sus reuniones uno a uno, incluyendo:
- Agendas de reuniones
- Temas de discusión
- Rompehielos
- Seguimientos accionables
- Un historial de temas anteriores
La práctica + Perform hace al maestro
Ya sean semanales o quincenales, las reuniones individuales nunca son una pérdida de tiempo.
Con solo un clic, gerentes y empleados pueden revisar y perfeccionar su enfoque en las conversaciones individuales, asegurando alineación, compromiso y responsabilidad.
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