Todos los profesionales de RRHH saben que hacer bien el proceso de entrevista es todo — pero para la mayoría, es más fácil decirlo que hacerlo.
“Hemos caído en un patrón en el que si un candidato puede repetir como loro los puntos de una descripción de puesto, entonces lo contratamos. Decimos que buscamos ‘talento’, pero nuestros procesos de entrevista no lo evalúan realmente… Esto tiene que cambiar”, dice el profesional de RRHH Steve Brown, Director de Personal en LaRosa’s.
Y con el 83% de los candidatos diciendo que una experiencia de entrevista negativa puede hacerles cambiar de opinión sobre un puesto o una empresa que antes les gustaba, vale la pena hacer el esfuerzo.
Desde la preparación hasta el seguimiento, un proceso de entrevista realmente excelente debe estar afinado a la perfección, con candidatos que salgan de la entrevista AMANDO tu empresa — incluso si no obtuvieron el puesto. 😉
Entonces, ¿cómo puedes tomar cada parte del proceso de entrevista y hacer que realmente brille? Veamos paso a paso cómo hacerlo bien, incluyendo cómo usar las herramientas de entrevista de Breezy para hacer que cada etapa sea lo más amigable posible para el candidato.
¿Listo para llevar tus entrevistas al siguiente nivel? ¡Empecemos!
¿Cómo es el proceso de entrevista definitivo?
Las entrevistas son como las personas: todas tienen las mismas características fundamentales, pero no hay dos completamente iguales.
Pero el hecho de que cada entrevista sea única no significa que puedas improvisar. Para realmente dominar el proceso de entrevista (y que sea un proceso justo para todos los candidatos), necesitas invertir tiempo en crear un procedimiento de entrevista estándar al que tus gerentes de contratación puedan apegarse siempre.
He aquí por qué los procesos de entrevista estructurados son el camino a seguir:
- Evita malas contrataciones: Las organizaciones que carecen de un proceso de entrevista estandarizado son 5 veces más propensas a realizar una mala contratación que aquellas que sí lo tienen.
- Evita problemas legales: Utilizar preguntas de entrevista que no han sido verificadas legalmente puede generar riesgos de litigio.
- Mantén tu proceso de entrevista justo: Las entrevistas estructuradas crean un campo de juego equitativo para los candidatos que, de otro modo, ni siquiera tendrían una oportunidad debido a sesgos inconscientes en el equipo de contratación.
Reconocida experta en RRHH y CIO de Workology, Jessica Miller-Merrell, cree firmemente en las entrevistas estructuradas.
«Cuando tomamos decisiones basadas en datos, podemos reducir aspectos como el sesgo en las entrevistas y crear un campo de juego equitativo para los candidatos», dice Jessica.
Así es como:
- “Sé consistente en cómo estructuras las entrevistas para un puesto en particular y qué puntos de datos intentas obtener de los candidatos
- El objetivo es identificar un conjunto de rasgos fundamentales sobre los cuales evaluar a los candidatos, calificar consistentemente cada uno de estos rasgos y actualizar el conjunto a medida que aprendes más sobre lo que lleva al éxito en tu organización.
- Asegúrate de que cada entrevistador califique a cada candidato basándose en estos mismos puntos de datos. Tu conjunto de datos proviene de los empleados más exitosos de tu empresa, lo que los hace exitosos, y cómo determinar si los candidatos poseen lo mismo”, dice Jessica.
💡 Consejo adicional: Deja espacio en tu plan para rompehielos y preguntas de los candidatos; siempre y cuando incorpores un elemento de flexibilidad en tus entrevistas estructuradas, no perderás ninguna oportunidad de establecer una buena relación con tus candidatos.
Cómo crear un proceso de entrevista de alta calidad paso a paso
Ahora que sabes cómo crear la entrevista definitiva en teoría, veamos cómo hacerlo en la práctica, desde la configuración hasta el seguimiento.
Paso 1: Planificación del proceso de entrevista
Antes de invitar a los candidatos a una entrevista, necesitas dedicar tiempo de calidad a planificar la cadencia y la estructura. Así que, tómate un café, relájate y empecemos. ☕
Así es como puedes preparar a tu equipo de contratación para un proceso de entrevista perfectamente optimizado:
- Realiza un análisis del puesto de trabajo: Primero, necesitas saber qué habilidades se requieren para el puesto (es decir, las habilidades que buscas en un candidato) y tómate un tiempo para definir exactamente lo que eso significa. Por ejemplo, si buscas habilidades técnicas, ¿a qué habilidades técnicas te refieres exactamente? ¿Y a qué nivel? ¿Se espera que los candidatos ya tengan esas habilidades, o les ofrecerás capacitación?
- Conoce tus preguntas de entrevista: Una vez que hayas definido tus requisitos a detalle, es hora de crear algunas preguntas de entrevista que se ajusten. Consulta nuestras más de 400 preguntas de entrevista gratuitas para ayudarte a generar ideas.
- Crea una guía de entrevista: Las guías de entrevista son tu as bajo la manga para la contratación. Son el punto central para todo el equipo y pueden incluir listas de habilidades de los candidatos, preguntas de entrevista y documentos adicionales. Como usuario de Breezy, puedes crear guías de entrevista personalizables y compartirlas con los gerentes de contratación con un solo clic.
- Predefine tu sistema de puntuación: Para que tu proceso de entrevista sea lo más justo posible, las tarjetas de puntuación son la mejor opción. Con un sistema de puntuación predefinido, tus gerentes de contratación tendrán todo lo necesario para un proceso de contratación justo: siempre buscarán las mismas cosas y calificarán según el mismo sistema.
👉🏼 Consejo profesional: Basa una tarjeta de puntuación en una guía de entrevista para alinear los elementos de retroalimentación directamente con las preguntas de la entrevista.
Paso 2: Programar la entrevista
Ya sabes lo que buscas, has informado a tus gerentes de contratación con una guía de entrevista y estás listo para conectar con tus candidatos. ¡Excelente! 👏
¿El siguiente paso? Programa esas entrevistas.
Ya sea que estés entrevistando en persona o de forma remota, hoy en día es una buena práctica ofrecer a los candidatos un poco de flexibilidad adicional.
Llega la auto-programación.
La auto-programación se trata de mostrar a los candidatos que entiendes la situación —el desempleo es alto, los confinamientos son una realidad y la vida es ajetreada—; muéstrales que te importa lo suficiente como para darles cierto control sobre cuándo se realizará la entrevista.
Así funciona la auto-programación para los usuarios de Breezy:
- Define tu disponibilidad: ¿Cuándo estarán disponibles los miembros del equipo para las entrevistas? Asegúrate de establecer los rangos de tiempo y los días de la semana exactos. Incluso puedes establecer un rango de tiempo específico para cuándo programar la entrevista, como 'dentro de dos semanas', así como un rango de aviso mínimo para asegurarte de que todos tengan tiempo suficiente para prepararse.
- Crea un enlace de programación: Una vez que sepas cuándo está disponible tu equipo de contratación, puedes crear un enlace de programación para todo el sistema, disponible para todos los miembros del equipo de contratación, o enlaces de programación personales que puedes guardar y reutilizar por tu cuenta.
- Envía el enlace de programación automáticamente: Usando las Acciones de Etapa y plantillas, puedes asegurarte de que los candidatos principales que pasan a la etapa de entrevista reciban inmediatamente un enlace de programación para que puedan elegir el horario que mejor les convenga.
¿Suena sencillo? ¡Es porque lo es! 😉
Paso 3: Dirigir la entrevista
No se puede negar que las entrevistas han cambiado muchísimo en los últimos dos años (gracias, Covid).
Atrás quedaron los días de las reuniones en persona, hoy en día las entrevistas se han digitalizado. Y con las entrevistas virtuales, hay algunas cosas en las que querrás enfocarte:
- Una herramienta poderosa para entrevistas por video: Zoom y Google Meet están bien, pero lo que realmente necesitas es una plataforma de entrevistas por video que no solo te permita ver la cara de tu candidato, sino todo su perfil — incluyendo currículum, experiencia, documentos y Scorecard — para que sea fácil acceder a sus detalles durante la entrevista.
- Toma notas en tiempo real: Con el perfil completo del candidato justo ahí en pantalla, tú y tu equipo de contratación pueden incluso añadir notas y compartir ideas entre ustedes de forma completamente privada (¡tu candidato no verá esta parte!) en tiempo real durante la entrevista. Se acabó eso de tener que "volver más tarde" para añadir tus notas.
- Simplifica la programación: Al igual que con todas las demás entrevistas, tus entrevistas por video deberían ser muy fáciles de programar a través de un sencillo enlace de programación. Simplemente haz clic en 'Sí' cuando te preguntemos si deseas que la reunión sea en formato de video y el resto ocurrirá automáticamente — sin necesidad de hacer ajustes adicionales a tus invitaciones de calendario.
Paso 4: Seguimiento
Acabas de dirigir una entrevista increíble — ¡felicidades! 🙌🏼
Ahora es el momento de seleccionar al mejor candidato para impulsar la productividad del equipo, aumentar los ingresos y añadir un toque extra de brillo a la cultura de tu empresa.
Así es como puedes dominar el proceso de selección y seguimiento de candidatos:
- Usa los scorecards para tomar tu decisión: Cuando contratas en equipo, debes asegurarte de que todos estén en la misma sintonía — o en este caso, con el mismo scorecard. Si tenías 2 o más personas en el equipo de contratación, compara cada scorecard en busca de similitudes (y discute cualquier desacuerdo importante). Si solo eras tú, busca una segunda opinión para el proceso final de selección de la entrevista para evitar cualquier sesgo inconsciente.
- Envía un correo de seguimiento cordial: Independientemente de si obtuvieron el puesto o no, es importante agradecer siempre a tus candidatos por tomarse el tiempo de entrevistarse contigo. Las plantillas de correo electrónico de Breezy facilitan esta parte. Para enviar un solo correo, simplemente abre el perfil del candidato y haz clic en "Redactar correo electrónico". Incluso puedes programar tu correo para que se envíe en el momento exacto.
- Pide retroalimentación: Si quieres mejorar la experiencia de tus candidatos (y créenos, sí quieres), necesitas buscar constantemente formas de optimizar tu proceso de entrevista. Durante el seguimiento, pide a los candidatos que compartan sus comentarios sobre el proceso a través de un enlace a una encuesta rápida o cuestionario automatizado — incluso si no obtuvieron el puesto.
👉🏾 Consejo profesional: ¿Todavía esperando que el resto de tu equipo envíe sus tarjetas de puntuación? ¡Usa el enlace "Solicitar tarjetas de puntuación" para enviar un recordatorio amable!
El proyecto piloto remunerado: Cómo usar pruebas prácticas para identificar candidatos de alta calidad
La Directora de Éxito del Empleado en Unito, Sarah Corboliou, es una profesional de la contratación con una predilección por la contratación equitativa.
Para ella, la mejor manera de evitar un proceso de entrevista injusto es llevar a cabo un remunerado proyecto piloto
“Nuestra forma de combatir el sesgo es con el proyecto piloto. Permite a los candidatos mostrar sus verdaderas habilidades y talentos fuera del estresante ambiente de una entrevista. Y el hecho de que no sea un trabajo teórico (como la mayoría de las tareas para llevar a casa) también ayuda a que la gente se sienta cómoda”, dice ella.
Así es como funciona:
“Por ejemplo, si vamos a contratar a alguien que escribirá contenido para el blog, les pediremos que escriban una entrada de blog sobre un tema específico y los invitaremos a contactar a cualquier persona de la empresa para obtener toda la ayuda que necesiten”, dice ella.
Para evaluar las entregas de tus candidatos, simplemente configura tu Scorecard para incluir una sección de ‘Proyecto Piloto’. Cuando recibas el proyecto, haz que cada miembro del equipo de contratación comparta sus comentarios en el Scorecard:
Por cierto, no solo los empleadores pueden usar el proyecto piloto como un ejercicio para conocerse, los candidatos también pueden hacerlo.
“El proyecto piloto es una gran mejora tanto para el candidato como para la empresa. Pueden venir y trabajar con nosotros, pueden conocer a todo el equipo si lo desean. Nadie cambia su comportamiento en la oficina, así que lo que ven es real y pueden trabajar en cosas en las que trabajarán en el futuro”, explica Sarah.
Al abrirse y poner todas sus cartas sobre la mesa, tanto tú como tus mejores candidatos pueden tomar la decisión correcta sobre si es un ajuste perfecto.
Impulsa tu marca empleadora con un proceso de entrevista estelar
Desde la configuración hasta el seguimiento, tu proceso de entrevista debe mostrar a tus candidatos lo increíble que es trabajar para tu empresa, y no solo porque quieras encontrar a los mejores de los mejores candidatos.
Cada vez más, los candidatos juzgan a las marcas basándose en su experiencia de entrevista. Incluso si no obtienen el puesto, esperan (¡y merecen!) irse sintiendo que fueron comprendidos, respetados y que tuvieron una oportunidad justa.
Con las herramientas adecuadas y un sistema bien pensado, tu proceso de entrevista brillará. ¿El resultado? Candidatos felices que difunden mucho amor por tu empresa. 💖
