No esperes a la entrevista de salida para darles a los empleados la oportunidad de decirte cómo se sienten.
Casi el 32% de los empleadores tienen dificultades para encontrar candidatos que se queden, perdiendo regularmente a empleados de alto rendimiento por razones totalmente evitables. Pero con el riesgo creciente de rotación de personal, no puedes permitirte ceder a tu mejor talento a la competencia.
Ahí es donde la entrevista de retención (también conocida como "stay interview") puede ayudar. Estas entrevistas estructuradas de retención de empleados pueden ayudarte a recopilar comentarios valiosos, reducir drásticamente tus costos de reclutamiento e identificar problemas antes de que los empleados presenten su renuncia.
Sigue leyendo para aprender cómo llevar a cabo una entrevista de retención que mantenga cerca a tus empleados de alto rendimiento.
¿Qué es una entrevista de retención?
Las entrevistas de retención son reuniones individuales diseñadas para ayudar a los gerentes a comprender lo que los empleados disfrutan de su puesto, lo que quieren cambiar y lo que tú, como empleador, puedes hacer para retenerlos.
Estas reuniones cruciales pueden realizarse en cualquier momento del ciclo de vida del empleado. Y aunque siempre debes dar tiempo a los nuevos empleados para que se adapten primero, ten cuidado con la trampa del "demasiado poco, demasiado tarde".
"El objetivo principal de una entrevista de retención es llegar al empleado antes de que haya tomado la decisión de irse", dice John Morgan, presidente de la firma de adquisición de talento LHH a SHRM. "No esperes a recibir la aportación de los empleados. Cuanto antes y con más frecuencia inicies la conversación, mejor."
Si bien una entrevista de salida significa el fin, las entrevistas de retención se centran en mantener a los empleados.
Aquí te presentamos una comparación rápida de ambas:
Beneficios de una entrevista de retención: empleados más felices, menores costos de contratación
Las entrevistas de retención resuelven pequeños problemas antes de que se conviertan en problemas mayores.
Esto no solo reduce los costos de contratación, sino que también puede ayudarte a:
- Mejorar la retención de empleados
- Recopilar retroalimentación valiosa de los empleados
- Impulsar la satisfacción y el compromiso de los empleados
- Reforzar la comunicación cara a cara
- Proporcionar un marco para la comunicación y el fomento de relaciones
Las 15 mejores preguntas para hacer en una entrevista de permanencia
Las entrevistas de permanencia se centran en las necesidades del empleado, no en las de la organización. Por eso, las preguntas directas y abiertas siempre son las mejores.
Si estás apurado, puedes usar la fórmula de empezar/mantener/detener, o el formato SKS. Pero si tienes la capacidad, ve más allá del SKS y profundiza en los temas más importantes con estas categorías.
Preguntas generales
- ¿Qué es lo que más disfrutas de trabajar aquí?
- ¿Qué te impide cambiar de trabajo?
- ¿Qué podemos hacer mejor o de manera diferente para apoyarte?
Preguntas sobre desarrollo
- ¿Qué habilidades te gustaría desarrollar?
- ¿De qué manera te gustaría enfrentar nuevos retos en tu puesto?
- ¿Qué habilidades no se están utilizando en tu puesto actual?
Preguntas sobre liderazgo
- ¿Qué puede hacer la gerencia para apoyarte mejor?
- ¿Qué tipo de retroalimentación te gustaría recibir que no estás recibiendo actualmente?
- ¿Puedes contarme sobre alguna ocasión en la que te hayas sentido frustrado/a por el liderazgo este año?
Preguntas sobre la cultura de la empresa
- ¿Recomendarías esta empresa a amigos que buscan empleo? ¿Por qué sí o por qué no?
- ¿Crees que las políticas y prácticas de la empresa reflejan nuestros valores?
- ¿Sientes que tienes un equilibrio saludable entre tu vida laboral y personal? Si no, ¿cómo podemos mejorar?
Preguntas sobre la satisfacción laboral
- Si pudieras cambiar una cosa de tu trabajo, ¿cuál sería?
- ¿Cómo prefieres recibir reconocimiento?
- ¿Sientes que tienes suficientes oportunidades de crecimiento profesional?
6 pasos para una entrevista de retención eficaz
Para reavivar la lealtad de los empleados, debes estructurar tu entrevista cuidadosamente. Las siguientes mejores prácticas te ayudarán a lograrlo.
1. Saber quién la realizará
La mayoría de las veces, los gerentes son quienes realizan las entrevistas de retención. Tienen una relación preexistente con el empleado, conocen sus tareas diarias y están familiarizados con su estilo de trabajo único.
Pero seamos realistas: no todos tienen una buena relación con su gerente.
“La parte más difícil es si la persona no está comprometida con su gerente, quien quizás no tenga la inteligencia emocional para manejarlo, es demasiado agresivo o el empleado no se siente capaz de ser honesto”, explica Annette Reavis, Directora de Personal en Envoy. “Después de todo, la razón principal por la que un empleado podría irse podría ser una mala relación con su gerente.
Si detectas alguna tensión entre un gerente y su subordinado directo, intenta una entrevista de retención de nivel superior en su lugar.
Las entrevistas de nivel superior son entre un empleado y el jefe de su jefe, lo que permite a los empleados ser completamente honestos sobre los problemas con la gerencia, sin temor a represalias. Según Brian Kropp, jefe de investigación de RRHH en Gartner, las entrevistas de nivel superior animan a los entrevistadores a centrarse en la persona en su totalidad de cada empleado, en lugar de solo en su rendimiento.
Pero independientemente de quién realice la entrevista, el objetivo es comprender qué funciona para tus empleados y qué no.
Aprovecha al máximo tus entrevistas de retención con los siguientes consejos:
- Utiliza todos los comentarios de los empleados, incluso si los trabajadores deciden irse. Las entrevistas de retención recopilan información valiosa, lo que permite a los gerentes comprender mejor lo que les gusta y lo que no les gusta a sus equipos. Este conocimiento puede ayudar a retener a otros empleados a futuro, especialmente cuando son contactados por la competencia.
- Nunca delegues las entrevistas de retención a recursos humanos. Las entrevistas de retención deben ser conversaciones en persona entre un empleado y un líder de equipo, no con recursos humanos.
- Evita programar entrevistas de retención antes de un descanso o día festivo. Ya sea un reencuentro universitario o las fiestas, evita programar entrevistas de retención antes de eventos en los que los empleados puedan reflexionar o compararse con otros.
2. Conoce a quién se dirigirá
Algunas empresas centran sus esfuerzos en los empleados de alto rendimiento. Otros se enfocan en empleados descontentos. Pero quizás la mejor táctica sea incorporarlo a tu ciclo de gestión del rendimiento existente ciclo de gestión del rendimiento.
“[Las entrevistas de retención] deben realizarse con todos los miembros del equipo, para evitar la percepción de que los gerentes solo se preocupan por ciertos empleados, y que no ser entrevistado significa no ser valorado”, afirma el Dr. Tomas Chamorro-Premuzic, Director de Innovación en ManpowerGroup.
Ya sea que te enfoques primero en el talento superior o en los riesgos de fuga, asegúrate de comunicar el propósito de las entrevistas para que nadie se sienta excluido.
Aquí tienes algunos otros consejos de planificación para una campaña de retención exitosa:
- Concéntrate en el talento irremplazable que no puedes permitirte perder.
- Asegúrate de que las reuniones sean individuales y privadas para animar a los empleados a hablar con franqueza.
- Anticipa las preocupaciones de los empleados. Si los empleados no han participado antes en una entrevista de permanencia, podrían sentir que se cuestiona su compromiso o lealtad. Asegúrate de que entiendan que las entrevistas de permanencia son simplemente un foro para la discusión.
3. Predica con el ejemplo
Imagina que le abres tu corazón a un amigo que solo asiente y cambia de tema, incómodo, ¿verdad? Crear un espacio seguro y recíproco para compartir es crucial para el éxito de tu entrevista de permanencia.
“Como en cualquier conversación en la que se espera que un empleado comparta sus pensamientos, sentimientos y opiniones, asegúrate de establecer confianza y seguridad psicológica. Comunica de antemano que sus respuestas no se usarán en su contra y que se mantendrán confidenciales o se compartirán de forma anónima, eliminando los detalles personales de identificación”, aconseja Kevin Kruse, director ejecutivo de LEADx.
También es útil modelar la crítica constructiva basada en tu propia autorreflexión o evaluación, y luego respaldarla con pasos para mejorar.
“Los supervisores que preguntan, escuchan, actúan y se comunican con honestidad fortalecen la confianza con sus empleados, la habilidad de supervisión más importante para aumentar el compromiso y la retención”, señala Dick Finnegan, director ejecutivo de C-Suite Analytics.
En lugar de empezar con críticas, sigue estos consejos para entrevistas de permanencia exitosas:
- Complementa las entrevistas de permanencia con reconocimiento diario para construir una base de confianza.
- Asegúrate de que los empleados puedan compartir sus sentimientos sin temor a represalias. Enfatiza que su honestidad no afectará negativamente su estatus laboral o sus relaciones.
- Modela la vulnerabilidad hablando de tus propios desafíos y áreas de crecimiento. Esto puede animar a los empleados a hablar de sus propias experiencias.
4. Prepárate para conversaciones incómodas
Las entrevistas de retención no buscan soluciones rápidas. El objetivo es fomentar la reflexión tanto en líderes como en empleados, para que ambas partes puedan desempeñar sus funciones de manera más efectiva.
Aunque estas conversaciones pueden sentirse incómodas a veces, todo es por el bien del crecimiento.
“Es importante estar presente y afrontar las conversaciones difíciles”, Arnnon Geshuri, Director de Recursos Humanos en Teladoc comenta a Fast Company. “Muchas personas evitan los temas difíciles y o bien permiten que los problemas se agraven o ven la interacción misma como una fuente de estrés. Más bien, uno debería abordar los problemas incluso en las situaciones más desafiantes.”
Al involucrarte y profundizar, puedes pasar de simplemente gestionar tareas a apoyar activamente a tus empleados.
Aquí tienes algunos consejos para crear un ambiente seguro para conversaciones difíciles:
- Elige un entorno fuera del lugar de trabajo para que la conversación sea menos intimidante. Toma un café o sal a caminar para crear un ambiente informal libre de distracciones de la oficina.
- Practica la escucha activa al parafraseando las respuestas de los empleados con tus propias palabras.
- Acepta la retroalimentación con buena disposición. Al recibir retroalimentación crítica, muestra aprecio por la honestidad del empleado y el valor de expresarse. Esto demuestra que tú también estás abierto al crecimiento y la mejora.
5. Decide cuándo realizarás tus entrevistas de retención
Si vas a implementar entrevistas de retención, comprométete a un calendario constante, no a una solución de una sola vez.
Algunas empresas realizan entrevistas de retención a los 30, 60 y 90 días de que los miembros se incorporan, mientras que otras las llevan a cabo anualmente o según sea necesario.
“[Yo] sugiero que el gerente pregunte…estas preguntas mensualmente en una reunión individual en lugar de hacerlo una vez al año. De esta manera, evitas que el empleado tenga un día excepcionalmente bueno —o malo— que pueda sesgar su opinión, y el líder puede demostrar su preocupación constante en lugar de una conversación que solo ocurre una o dos veces al año.” escribe Anna Oakes, exdirectora de Recursos Humanos en Quartz.
Aunque pueda ser tentador, es importante no vincular las entrevistas de retención a evaluaciones anuales.
“Las entrevistas de retención deben centrarse en identificar mejoras específicas que aumenten los niveles de compromiso y retención de los empleados, y no deben transformarse en decirle a los empleados cómo pueden mejorar su desempeño. Esto significa que las entrevistas de retención no deben ser un complemento de las reuniones de evaluación de desempeño, sino que deben ser reuniones separadas que se centren completamente en lo que los líderes pueden hacer por sus empleados.” Dick Finnegan señala.
El programa de la Universidad de Iowa para capacitación de supervisores sugiere programar estas entrevistas en semestres opuestos a cuando se realizan tus evaluaciones de desempeño. Esto significa que si las evaluaciones de desempeño se realizan en enero, considera programar las entrevistas de retención a principios de verano (o viceversa).
Aquí tienes algunos otros consejos para el éxito de las entrevistas de retención:
- Evita las temporadas de mayor actividad. Programa las entrevistas de retención fuera de los periodos de mayor actividad laboral para asegurar que tanto gerentes como empleados puedan participar en conversaciones significativas y sin prisas.
- Espera a que los nuevos empleados se adapten. Programa las entrevistas de retención después de que los nuevos empleados hayan tenido tiempo de aclimatarse a la empresa, normalmente después de los primeros 60-90 días.
- Comunique el horario claramente. Informe a los empleados sobre el horario de las entrevistas de retención para que sepan qué esperar y puedan prepararse para estas conversaciones.
6. Actúe en función de lo que aprenda
¿La parte más importante de realizar una entrevista de retención? Su respuesta.
“No pierda el tiempo realizando una entrevista de retención si no puede tomar medidas después”, advierte Jennifer Moss, estratega de cultura laboral. “No es necesario que pueda responder a todas las solicitudes de los empleados, pero debe intentar hacer lo que esté a su alcance para realizar mejoras graduales y mejorar la experiencia de las personas en el trabajo con el tiempo.”
Al final del día, cualquier conocimiento que obtenga es inútil a menos que actúe en consecuencia.
La buena noticia es que la retroalimentación de los empleados obtenida de las entrevistas de retención puede generar soluciones más rápidas de lo que cabría esperar, como pequeños ajustes de horario o cambios en adaptaciones en el lugar de trabajo que mejoran exponencialmente las cosas para su personal.
“Los líderes temen recopilar datos porque asumen que se necesitará una revisión completa para que su cultura corporativa vuelva a encarrilarse. Y, sin embargo, en muchos casos son los pequeños problemas los que podrían solucionarse antes de que se salgan de control”, continúa Moss.
Cuando sus empleados de alto rendimiento vean que usted toma medidas reales para hacer del trabajo un lugar donde puedan prosperar, se sentirán mucho más cómodos acercándose a usted con sus inquietudes antes de buscar empleo en otro lugar.
Así es como puede actuar en función de la retroalimentación de los empleados para aumentar la retención:
- Refuerce lo que funciona. Las entrevistas de retención no se tratan solo de prevenir lo negativo. Descubra qué disfrutan los empleados de sus trabajos o del ambiente laboral, y duplique sus esfuerzos en ello.
- Priorice la retroalimentación de los empleados que no puede permitirse perder. Cada voz importa, pero si realmente no puede permitirse perder a un empleado, intente satisfacer sus necesidades primero. Es probable que abordar sus problemas pueda beneficiar a otros empleados también.
- Dé seguimiento a la retroalimentación. Después de hacer un esfuerzo por solucionar el problema, déle tiempo al empleado para asimilar los cambios, luego dar seguimiento para ver cómo se sienten.
Dale a tu gente una razón para quedarse
Cuando los empleados se sienten apoyados por sus supervisores, están mucho menos propensos a irse.
Para mejorar la experiencia del empleado y mantenerse a la vanguardia en un mercado laboral competitivo, tómese el tiempo para realizar entrevistas de retención significativas.
¿Necesitas más apoyo? Consulta la creciente biblioteca de recursos de RR. HH. o prueba Breezy Perform gratis para empezar a generar las conversaciones adecuadas antes de que sea demasiado tarde.
