¡Felicidades! Estás celebrando otro año increíble como empresa en crecimiento. De hecho, tu empresa ha sido tan exitosa que ahora estás listo para duplicar el tamaño de tu equipo.
Pero antes de que empieces a publicar esas increíbles nuevas vacantes, tendrás que pensar en las leyes y regulaciones que afectan a todo empleador, sin importar su tamaño. Todas estas políticas y protocolos se engloban en lo que se conoce como "cumplimiento en la contratación".
Si es la primera vez que escuchas este término, no te preocupes. Vamos a adentrarnos en qué es el cumplimiento en la contratación, las leyes clave de cumplimiento en la contratación que lo rigen y por qué necesitas convertirlo en una prioridad a medida que creces.
Porque la verdad es que, las sanciones por el incumplimiento en la contratación incumplimiento son elevadas. Los infractores pueden ser responsables de millones de dólares en multas, indemnizaciones ordenadas por un tribunal y honorarios legales considerables, sin mencionar el daño a tu marca empleadora.
Y a diferencia de IBM o Goldman Sachs, probablemente no tienes recursos ilimitados y un ejército de abogados para rescatarte. Entonces, ¿cómo puedes garantizar que cumples con la normativa?
Adentrémonos en algunas de las normas, regulaciones, políticas y procedimientos fundamentales que conforman el cumplimiento en la contratación, además de algunas de las herramientas que necesitarás para ayudar a mantener tu negocio protegido.
NOTA: Si bien siempre buscamos brindarte la información más valiosa y confiable sobre todo lo relacionado con Recursos Humanos, no somos profesionales del derecho. Nada de lo que leas aquí debe considerarse asesoramiento legal. Busca siempre asesoramiento legal profesional para mantener tu empresa en cumplimiento.
¿Qué es el cumplimiento en la contratación? ¿Y qué significa para una empresa en crecimiento?
El cumplimiento en la contratación es el proceso de atraer, contratar y retener trabajadores para tu organización mientras se siguen…
- Leyes y regulaciones federales, estatales y locales
- Políticas, normas y procedimientos laborales que estableces para tu organización
- Mejores prácticas empresariales de contratación
La lista de lo que se debe y no se debe hacer en el cumplimiento de la contratación es larga y navegar por ella puede resultar más que un poco abrumador. Pero las sanciones por ignorarlas son mucho peores, especialmente para una empresa en crecimiento.
La buena noticia es que, una vez que hayas establecido los sistemas y procesos adecuados para mantenerte en cumplimiento, tendrás un sistema que podrás escalar. Con el proceso correcto, estarás listo para contratar con la confianza de saber que tu estrategia de reclutamiento es justa y sólida.
Pero primero, veamos más de cerca las áreas clave de cumplimiento en reclutamiento y contratación que te ayudarán a dar forma a tu estrategia de reclutamiento y a mantener tu empresa en cumplimiento a medida que crece.
Las leyes de cumplimiento en reclutamiento y contratación que debes conocer
Lo creas o no, existe una ley o regulación para casi toda actividad relacionada con el empleo, desde cómo contratas, gestionas y pagas a los trabajadores hasta cómo los tratas, proteges e incluso los despides.
Aunque la mayoría de los mandatos cubren a los empleados en lugar de a los solicitantes de empleo o candidatos, vale la pena saber cuáles son antes de contratar para evitar sorpresas desagradables más adelante.
Esto es especialmente crucial porque las leyes y regulaciones laborales cambian constantemente. Necesitarás mantenerte al día con los cambios y estar al tanto de qué mandatos aplican a tu negocio según su tamaño.
Por ejemplo, el Título VII de la Ley de Derechos Civiles de 1964 se aplica solo a empresas con 15 o más empleados.
Pero claro, la lista no termina ahí. Analicemos algunas de las leyes, regulaciones y directrices clave de cumplimiento en reclutamiento para ayudarte a estar preparado.
Leyes antidiscriminación
El Título VII prohíbe a los empleadores discriminar a trabajadores y solicitantes de empleo por motivos de género, raza, etnia, edad, discapacidad, religión, orientación sexual e identidad de género.
Dentro del paraguas de las leyes antidiscriminación, encontrarás la Ley para Estadounidenses con Discapacidades (ADA), Ley de Discriminación por Edad en el Empleo (ADEA), Ley de Igualdad Salarial, (EPA) y Ley de Discriminación por Embarazo (PDA). Si bien esta no es una lista exhaustiva, estas son algunas de las leyes fundamentales destinadas a prevenir la discriminación en la contratación y el trato de los trabajadores.
Como empresa en crecimiento, es una excelente idea familiarizarse con estas leyes y considerar las formas clave en que pueden relacionarse con su estrategia de reclutamiento y contratación.
Típicamente, las dos prácticas de reclutamiento que podrían resultar en incumplimiento en esta área son:
- Anuncios de empleo: Si su anuncio de empleo en internet solicita a alguien que pueda "levantar 25 libras" pero levantar pesas no es una función esencial del puesto, podría estar discriminando a solicitantes con discapacidades según la ADA.
- Preguntas de entrevista. Las preguntas deben centrarse únicamente en las habilidades, experiencia y credenciales de un candidato en relación con el puesto. Preguntas ilegales se centran en asuntos personales que no están relacionados con la capacidad del candidato para realizar el trabajo, como la etnia, la afiliación política, el estado parental y las creencias religiosas.
Claramente, esto es no un área donde los empleadores pueden tomar atajos. La Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo de EE. UU. (EEOC) es estricta en el cumplimiento de las leyes antidiscriminación.
En 2020, la agencia recaudó 439.2 millones de dólares en beneficios monetarios para víctimas de discriminación. Pero en el peor de los casos, la EEOC también ofrece un programa de mediación gratuito y voluntario para ayudar a resolver disputas y conciliar reclamaciones entre trabajadores y empleadores.
La Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA)
La FLSA es otra ley que debes conocer. Protege a los trabajadores contra prácticas laborales injustas, exige a los empleadores pagar a los empleados por el número de horas trabajadas, y mantener y presentar registros del tiempo de los trabajadores por hora. También especifica cuándo los trabajadores se consideran dentro o fuera del horario laboral, y cuándo debes pagarles horas extras.
La ley clasifica a los trabajadores como exentos (asalariados) o no exentos (por hora) según las funciones del puesto. Esto significa que tus descripciones de puestos determinarán si la persona que contrates será un empleado exento o no exento.
En cuanto a tu estrategia de reclutamiento, es importante reflexionar, delinear y documentar claramente tus expectativas sobre el salario y el desglose por hora en relación con los puestos asalariados y por hora. También querrás asegurarte de que estos aspectos estén claramente establecidos en tus descripciones de puestos.
Leyes de atención médica
No es un secreto que los beneficios que ofreces pueden tener un gran impacto en la cantidad de candidatos de calidad que puedes atraer, especialmente en lo que respecta a la atención médica.
Si decides ofrecer cobertura médica a tus empleados, deberás conocer cuáles son los estándares federales bajo la Ley de Atención Médica Asequible (ACA), Ley Ómnibus Consolidada de Reconciliación Presupuestaria (COBRA) que extiende la cobertura de atención médica a los trabajadores despedidos, y Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA) que protege la información médica de los trabajadores.
Afortunadamente, esta es otra área donde puedes encontrar recursos y apoyo para empresas en crecimiento. Por ejemplo, la ACA ofrece el Programa de Opciones de Salud para Pequeñas Empresas para empresas con 1 a 50 trabajadores de tiempo completo o equivalentes a tiempo completo (FTE).
La Ley de Reforma y Control de la Inmigración (IRCA)
Este es relativamente sencillo.
Todos los empleadores de EE. UU. deben completar el Formulario I-9, que verifica la identidad y la elegibilidad para trabajar de cada empleado que contratan, tanto residentes como no residentes.
Requisitos de salario mínimo
Los requisitos federales de salario mínimo establecen que los empleadores deben ofrecer a los solicitantes al menos el salario mínimo federal, que actualmente es de $7.25 por hora, o el salario mínimo de su estado u otra localidad, el cual será igual o superior a la tarifa federal.
Esta es un área a observar, ya que actualmente hay una serie de cambios que están ocurriendo a nivel estatal que pueden afectar la forma en que estructuras tu compensación.
La Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA)
OSHA es la agencia que supervisa las leyes y regulaciones que exigen a los empleadores mantener un entorno de trabajo seguro y saludable.
La forma en que implementes las regulaciones de OSHA puede variar mucho según tu negocio. Por ejemplo, un consultorio dental y una guardería tendrán requisitos muy diferentes sobre cómo mantienen a sus empleados en cumplimiento.
Esta lista de responsabilidades del empleador puede ayudarte a tener una mejor idea de las pautas específicas que pueden ser requeridas para tu negocio. En cuanto a tu estrategia de reclutamiento, querrás asegurarte de informar a los solicitantes si se requieren certificaciones de OSHA como parte del puesto.
La Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP)
El Departamento de Trabajo de EE. UU. (DOL) es responsable de garantizar que los empleadores que hacen negocios con el gobierno federal cumplan con las leyes antidiscriminatorias de la EEOC.
Esto se basa en la idea de que las oportunidades de empleo generadas por fondos federales deben estar abierta justa y equitativamente a todos los trabajadores de EE. UU.
Si tu empresa es un contratista del gobierno de EE. UU., querrás consultar nuestra Lista de Verificación de Cumplimiento de OFCCP gratuita para asegurarte de estar listo para tu próxima auditoría.
Informe de Igualdad de Oportunidades de Empleo o EEO-1
También conocido como Formulario Estándar 100 o el informe EEOC/OFCCP, este documento segmenta la fuerza laboral de una empresa por género y raza.
Los empleadores que cumplan con los siguientes criterios deben presentar el informe anualmente al Comité Conjunto de Informes EEO-1:
- Emplear a 50 o más trabajadores
- Ser un contratista principal o subcontratista de primer nivel
- Tener un contrato, subcontrato u orden de compra por un monto de $50,000 o más
- Servir como depositario de fondos gubernamentales en cualquier cantidad o ser una institución financiera que actúe como agente emisor y pagador de Bonos y Notas de Ahorro de EE. UU.
Con el sistema de seguimiento de candidatos adecuado, puede ser sorprendentemente fácil recopilar esta información.
En Breezy, los empleadores pueden recopilar datos de cumplimiento de EEOC/OFCCP al habilitar la función en la Configuración de la empresa.
Todo lo que necesitas hacer es:
- Haz clic en el icono de engranaje ⚙️ en la barra lateral izquierda.
- Haz clic en Configuración de la empresa.
- Haz clic en General en la barra lateral izquierda.
- Desplázate hasta Cumplimiento de EEOC.
- Activa o desactiva las opciones para habilitar o deshabilitar funciones.
No olvides las leyes de contratación estatales y locales
Aunque creas que cumples con las normativas federales, es importante recordar que en muchos casos, los estados y municipios tienen sus propias leyes laborales. En EE. UU., estas leyes deben cumplir al menos con los umbrales del gobierno federal, pero eso no significa que no puedan ir más allá de ellos.
¿Recuerdas esos cambios que mencionamos sobre los salarios mínimos a nivel estatal? Ese es un ejemplo perfecto de estados que eligen implementar leyes laborales que van más allá del umbral federal.
Otros dos ejemplos incluyen:
- La "prohibición de historial salarial" que prohíbe las preguntas en entrevistas sobre los ingresos pasados de los solicitantes. El objetivo de esta medida es poner fin a la discriminación salarial contra las mujeres, quienes, en promedio, ganan 93 centavos por cada dólar en comparación con los hombres en trabajos similares.
- La "prohibición de la casilla de antecedentes penales" que elimina las preguntas sobre condenas por delitos graves en las solicitudes de empleo para evitar que los empleadores eliminen a candidatos calificados con antecedentes penales.
Al preparar a tu empresa para cumplir plenamente con las leyes de contratación y empleo, consulta siempre con tu departamento de trabajo local para obtener información sobre cualquier ley estatal o local que pueda aplicarse a tu negocio.
Los protocolos de privacidad y seguridad que protegen a los candidatos
Ahora que hemos cubierto las leyes federales fundamentales que influyen tanto en la contratación como en el reclutamiento, dediquemos un momento a analizar las leyes de privacidad y seguridad de datos que tienen un impacto directo en la forma en que las empresas reclutan.
Lo primero que hay que saber es que una parte importante del cumplimiento en el reclutamiento es proteger los datos de los candidatos y, por extensión, impulsando la experiencia del candidato.
Con las filtraciones de datos en aumento, la presión sobre los empleadores es cada vez mayor para asegurarse de que la información que recopilan de los candidatos sea lo más segura posible.
Estos son algunos de los protocolos más importantes a tener en cuenta.
Ciberseguridad
Las filtraciones son más comunes que nunca, lo que pone en mayor riesgo los datos de los candidatos.
Y con el aumento de las filtraciones, también aumentan los costos por daños. De hecho, el informe de IBM de 2021 Informe sobre el Costo de una Filtración de Datos muestra que este costo aumentó de $3.86 millones a $4.24 millones, el aumento más alto desde que comenzaron a publicar el informe.
Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)
Este protocolo agiliza y fortalece las leyes de privacidad de la Unión Europea (UE) al dar a las personas más control sobre cómo se almacenan sus datos. La UE redactó y aprobó la ley en 2018, pero su alcance es global.
El RGPD cuenta con protecciones explícitas centradas en el candidato que incluyen:
- Consentimiento del Candidato – el consentimiento de los candidatos para usar sus datos en el proceso de reclutamiento.
- Derecho de Acceso del Candidato – el derecho de los candidatos a recibir una copia de los datos que ha recopilado sobre ellos.
- Derecho del Candidato a la Eliminación – los empleadores están obligados a eliminar los datos de los candidatos que ya no necesitan, con o sin su consentimiento.
- Aviso de Privacidad – su aviso oficial al candidato sobre cómo recopilará y utilizará su información.
Al igual que con las directrices de la EEOC/OFCCP, el RGPD es un área donde la plataforma de reclutamiento adecuada puede ayudarle a cumplir con la normativa.
Con las funciones del RGPD habilitadas, Breezy ofrece todas las protecciones mencionadas y permite a los usuarios elegir si lo requieren para todos los puestos individuales y grupos de candidatos, o solo para puestos en la UE.
Si ya es usuario de Breezy, es muy sencillo habilitar las funciones del RGPD:
- Haga clic en el icono de engranaje ⚙️ en la barra lateral izquierda.
- Haga clic en Configuración de la Empresa.
- Haga clic en General en la barra lateral izquierda.
- Desplácese hasta Cumplimiento del RGPD.
- Haga clic en Habilitado para habilitar las funciones.
- Haz clic en el icono de engranaje ⚙️ para habilitar o deshabilitar funciones específicas.
Integración de datos
Los datos de los candidatos no solo deben ser seguros, sino también compartirse sin problemas entre sistemas de información de recursos humanos (HRIS), sistemas de gestión de capital humano (HCM) y cualquier otra plataforma que utilices en el proceso de reclutamiento y contratación.
Esto incluye compartir y almacenar datos en plataformas de terceros o proveedores. Al utilizar un stack tecnológico de RR. HH. bien integrado, puedes ayudar a garantizar la seguridad y la compatibilidad del sistema y reducir el riesgo de exponer los datos de tus candidatos.
Verificación de antecedentes
Las investigaciones sobre los antecedentes de los candidatos verifican quiénes son basándose en la información que proporcionan.
Pero una verificación exhaustiva de antecedentes puede proteger tu negocio de daños o responsabilidades al descubrir información sobre el historial o el comportamiento de los candidatos que podría hacerlos inadecuados para el puesto.
Si tu empresa opera en un área donde los antecedentes de tus empleados podrían ponerte en riesgo, asegúrate de tener un proceso de verificación de antecedentes bien estructurado y de haber dejado claro en tu anuncio de empleo que este es un requisito para el puesto.
Un mejor cumplimiento normativo en el reclutamiento es un mejor negocio
Aunque ciertamente no es la tarea más atractiva de tu lista de pendientes, tomarse el tiempo para estructurar y auditar tus procesos de reclutamiento y contratación para asegurar que tu empresa cumpla con las leyes de reclutamiento es crucial.
Y como un gran beneficio adicional, tomar medidas en cuanto al cumplimiento normativo en el reclutamiento ayudará a elevar la experiencia del candidato como un subproducto natural. Porque los empleados modernos buscan activamente empresas que no solo hablen de ello, sino que tomen medidas tangibles para demostrar que se preocupan por las personas que conforman sus organizaciones.
Así que toma las medidas adecuadas para mantenerte al día con el cumplimiento normativo en el reclutamiento y la contratación, y observa cómo llega el talento a medida que avanzas.
Cuando estés listo para mejorar tus procesos de reclutamiento, Breezy está aquí para ayudarte. Nuestras funciones de cumplimiento normativo fáciles de usar pueden ayudar a mantener tu empresa protegida, mientras brindan una experiencia increíble para solicitantes y candidatos. Compruébalo tú mismo con una prueba gratuita de 14 días.
