Lista de verificación de incorporación de TI

Un proceso de incorporación de TI ayuda a los nuevos empleados a:

• Familiarizarse con sus sistemas tecnológicos
• Configurar las cuentas necesarias
• Cumplir las directrices de seguridad
• Sentirse seguros al usar los sistemas de la empresa

Antes del primer día de su nuevo empleado

Proporcione a TI información importante sobre el nuevo empleado:

• Nombres
• Datos de contacto
• Puestos de trabajo
• Departamentos
• Fechas de inicio
• Software que necesitarán para sus puestos de trabajo

Solicite el equipo que los nuevos empleados necesitarán, incluyendo:

• Laptop o computadora de escritorio
• Monitor
• Mouse
• Teclado
• Cables
• Memorias USB
• Teléfono

Determina qué software, herramientas y derechos de acceso necesitan los nuevos empleados. Esto puede incluir:

• Correo electrónico de la empresa
• Mensajería interna
• Herramientas de productividad (ej. Trello, Slack, Asana)
• Análisis (Leadfeeder, Tableau)
• Documentos compartidos

Ten el equipo configurado y listo:

• Obtén la aprobación del equipo de alta dirección para configurar nuevas cuentas.
• Invita a los nuevos empleados a unirse a las cuentas corporativas y envíales las guías de configuración.
• Si aplica, contacta a los nuevos empleados o a sus gerentes de contratación para conocer su equipo tecnológico preferido.

El primer día de tu nuevo empleado

Prepara el escritorio de los nuevos empleados con el hardware necesario, como:

• Computadora
• Teléfono
• Impresora

Programa reuniones individuales para ayudar a los nuevos empleados a:

Configurar las cuentas de la empresa, si aún no lo han hecho

• Correo electrónico
• Aplicación de mensajería de la empresa
• Herramientas de seguridad de contraseñas (por ejemplo, Dashlane, LastPass, Keeper)

Proporcione copias digitales o físicas de los manuales de hardware y software para que los nuevos empleados puedan consultarlos cuando sea necesario.

Explique cómo usar el equipo de oficina corporativo, como:

• Herramientas de colaboración 
• Herramientas de videoconferencia
• Impresoras y copiadoras
• Sistema telefónico

Asegúrese de que todos los nuevos empleados comprendan y firmen los acuerdos de privacidad de datos.

Describa la política de visitantes

Capacite a los nuevos empleados sobre cómo proteger sus estaciones de trabajo. Por ejemplo, asegúrese de que sepan:

• Cómo almacenar archivos físicos y digitales
• Cómo compartir datos confidenciales
• Cómo bloquear su computadora y escritorio

Explique cómo deben comunicarse con usted los nuevos empleados si tienen algún problema técnico. Incluya su:

• Ubicación
• Correo electrónico y teléfono
• Nombre de usuario, si se comunica a través de una aplicación de mensajería
• Procedimiento para solicitar asistencia técnica

Durante la primera semana o el primer mes del nuevo empleado

Verifica con los nuevos empleados si su software está correctamente instalado. 

Si es necesario, programa capacitación sobre:

• Políticas de seguridad
• Mejores prácticas al usar equipo de oficina
• Consejos de productividad para herramientas de uso común

Responde preguntas específicas que los nuevos empleados puedan tener después de usar las herramientas por un tiempo.

Inscribe a los nuevos empleados en capacitaciones de seguridad periódicas.