Nuevo Ingreso - Lista de Verificación Antes del Primer Día

Adelántate al:

• Entregar toda la documentación laboral dentro de los plazos establecidos para evitar implicaciones legales
• Enfocarte en lo más importante una vez que llegue el nuevo ingreso
• Hacer que los nuevos ingresos se sientan más cómodos y con ganas de empezar
• Crear un ambiente amigable y colaborativo que permita a los empleados actuales prepararse para la nueva bienvenida

Utiliza la siguiente lista de verificación para nuevos ingresos como recordatorio de las tareas a realizar antes del primer día de tu nuevo empleado.

Lista de verificación para nuevos ingresos: Documentación a completar

Elabora un contrato laboral y recíbelo firmado. Este contrato suele redactarse como una oferta de empleo detallada que incluye:

• Información del puesto (título del puesto, departamento)
• Jornada laboral
• Duración del empleo
• Remuneración y prestaciones
• Responsabilidades del empleado
• Acuerdo de confidencialidad
• Acuerdo de no competencia
• Política de vacaciones y permisos
• Condiciones de rescisión

Envía una carta de oferta de empleo que describa la relación entre el empleador y el empleado. En tu carta o correo electrónico de oferta de empleo, incluye:

• Puesto de trabajo
• Departamento
• Nombre y puesto del jefe directo
• Horario de trabajo
• Fecha de inicio
• Compensación
• Prestaciones (mención breve)
• Duración del empleo
• Fecha límite para que el candidato responda a su oferta

También puede adjuntar el contrato de trabajo, donde se describen los términos de empleo en detalle.

Complete los formularios de empleo requeridos por la legislación de su país o estado. Los tipos de formularios más comunes que llenan los nuevos empleados son:

• Formulario W-4
• Formulario I-9
• Formulario de retención de impuestos estatales
• Formulario de acuerdo de invención del empleado
• Formulario de depósito directo
• Formularios de prestaciones (por ejemplo, acuerdo de seguro médico)

Tareas a realizar antes del primer día de un nuevo empleado

Pida a los nuevos empleados que le envíen:

• Datos personales para ingresar en el sistema HRIS de la empresa (por ejemplo, número de identificación o pasaporte, datos de contacto, número de seguridad social, número de identificación fiscal)
• Información de la cuenta bancaria para depósito directo 
• Copias de certificados y diplomas necesarios para desempeñar el puesto (por ejemplo, para contadores públicos o puestos legales)
• Preferencias de comidas y alergias alimentarias si ofrecen servicios de alimentos

Envía a los nuevos empleados un correo electrónico de bienvenida que incluya:

• Cuándo llegar 
• Indicaciones para llegar a la oficina
• Código de vestimenta
• Agenda del primer día o de la primera semana

Invita a los nuevos empleados a unirse a las cuentas corporativas, incluyendo:

• Correo electrónico
• Software de mensajería (por ejemplo, Slack)
• HRIS
• Herramientas de productividad (por ejemplo, Asana)
• Seguridad de contraseñas (por ejemplo, LastPass)

Anuncia la llegada del nuevo empleado a los demás colaboradores para una cálida bienvenida. 

Envía un correo electrónico al gerente del nuevo empleado para que envíe un mensaje de chat anunciando al nuevo empleado en su fecha de inicio (por ejemplo, en Slack). Asegúrate de mencionar:

• Nombre y puesto del nuevo empleado
• Departamento/equipo al que se unirá
• Algunos datos sobre su trayectoria profesional o académica
• Eventos de bienvenida que hayas organizado (por ejemplo, una cena después del trabajo)

Envía un correo a los gerentes de contratación para preparar las tareas del primer día del nuevo empleado.

Envía los datos del nuevo empleado a tu:

• Departamento de contabilidad, para que agreguen al nuevo empleado a la nómina.
• Equipo de TI, para que les ayuden a configurar las cuentas del software corporativo.
• Gerente de oficina, para que prepare su estación de trabajo.

Prepara el equipo tecnológico de tu nuevo empleado, incluyendo:

• Laptop
• Monitor
• Teléfono
• Mouse
• Teclado
• Auriculares

• Gestiona la tarjeta de identificación del nuevo empleado, el llavero de acceso al edificio y un casillero personal.
• Solicita las tarjetas de presentación del nuevo empleado y/o gafetes.
• Pregunta la talla de playera del nuevo empleado y haz un pedido de un uniforme de trabajo y/o una playera de la empresa como regalo de bienvenida.

Prepara y envía un kit de bienvenida. Esto es lo que podrías incluir:

• Manual del empleado
• Una carta de bienvenida de su gerente o CEO
• Instrucciones de configuración de la computadora
• Artículos de papelería (ej. libreta, plumas, calcomanías)
• Artículos promocionales de la empresa
• Un libro favorito del equipo 
• Una guía de restaurantes locales, cafeterías y senderos para caminar

Prepara una agenda tentativa para el primer día y la primera semana que cubra:

• Una descripción general de la empresa, que incluya la misión, los equipos y las políticas
• Reuniones individuales con el gerente y los miembros del equipo
• Completar el papeleo de Recursos Humanos
• Capacitación específica del puesto
• Demostraciones relacionadas con el producto
• Actividades de integración de equipo (por ejemplo, un almuerzo grupal)

Asigna un mentor para ayudar al nuevo empleado durante las primeras semanas o meses en el puesto.