Nueva Contratación - Lista de verificación de trámites

Nos guste o no, el papeleo es una parte importante de la incorporación de nuevos empleados. Ten todos los formularios listos con anticipación para evitar retrasos. Algunos de estos documentos son obligatorios por la ley laboral, mientras que otros son opcionales.

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A continuación, algunos puntos a tener en cuenta:

Consulta la normativa local para asegurarte de cumplir con la ley en todo momento.
Encuentra un lugar seguro para almacenar los acuerdos firmados, o utiliza software en línea como DocuSign siempre que sea posible.

Lista de verificación de trámites para la incorporación de nuevos empleados

Prepara un contrato de trabajo y recíbelo firmado, si aplica.

Un contrato de trabajo debe incluir:

Información del puesto (título del puesto, departamento)
Horario de trabajo
Duración del empleo
Compensación y beneficios
Responsabilidades del empleado
Condiciones de rescisión

Completa los formularios de empleo requeridos por la ley.

Estos formularios te proporcionarán datos de los nuevos empleados para que puedas clasificar y compensar a los empleados correctamente. La legislación puede variar según tu estado o país, así que asegúrate de completar todos los formularios necesarios dentro de los plazos establecidos. Los tipos de formularios de empleo más comunes a completar son:

Formulario W-4 (o W-9 para contratistas)
Formulario I-9 de Verificación de Elegibilidad de Empleo
Formulario de Retención de Impuestos Estatales
Formulario de Depósito Directo
Sistema E-Verify

Asegúrate de obtener firmas en los formularios que tu empresa utiliza para establecer su relación. No olvides incluir cualquiera de los siguientes, según corresponda:

Acuerdos de no competencia
Acuerdos de confidencialidad
Formularios de invenciones de empleados
Formularios de acuse de recibo del manual del empleado
Acuerdos de consentimiento para pruebas de drogas y/o alcohol
Formularios de análisis de puestos
Listas de inventario de equipo del empleado
Acuerdos de confidencialidad y seguridad

Proporciona los términos y condiciones para los beneficios, incluyendo:

Seguro de vida y de gastos médicos
Plan celular
Automóvil de la empresa
Opciones sobre acciones
Plan de retiro
Seguro por incapacidad
Políticas de tiempo libre pagado/vacaciones (incluyendo días festivos pagados)
Licencia por enfermedad
Beneficios de bienestar para empleados (por ejemplo, membresías de gimnasio, spa de salud)
Reembolso de colegiatura