Nuevo Empleado - Lista de Verificación de Capacitación

Por qué es importante la capacitación de nuevos empleados

Organízate con anticipación para que los nuevos empleados puedan:

• Familiarizarse con tu empresa y su departamento
• Conocer las directrices y políticas 
• Manejar sus estaciones de trabajo junto con las herramientas y la tecnología
• Conocer los requisitos de su puesto

Estas listas de verificación te ayudan a organizarte para esos cruciales primeros tres meses de su empleo.

Capacitación de Nuevos Empleados: Antes del primer día de tu nuevo empleado

Aquí tienes algunos recursos para preparar y enviar antes de que tus nuevos empleados comiencen:

• Una agenda para el primer día que puede incluir reuniones individuales, demostraciones o capacitación relevante para el puesto de tu nuevo empleado.
• Instrucciones para configurar cuentas corporativas como correo electrónico, canales de comunicación y software de la empresa
• Un manual del empleado

Qué hacer el primer día de tu nuevo empleado

Capacitación de visión general de la empresa

Una visión general de la empresa brinda a los empleados una perspectiva sobre la estructura departamental y cómo opera la organización en su conjunto. Recomendamos usar grupos de no más de cuatro personas durante este proceso para ahorrar tiempo y asegurar que todas las preguntas sean respondidas. Esto es lo que debes incluir en una capacitación de visión general de la empresa:

• La historia de origen de la empresa, los valores fundamentales y la declaración de misión
• Cronología con logros clave y metas futuras
• Organigrama con la distribución de la oficina
• Explicaciones detalladas de las estructuras departamentales y roles
• Cualquier demostración aplicable
• Sesión de preguntas y respuestas para nuevos empleados

No olvides entregar los documentos relevantes relacionados con la presentación. 

Capacitación sobre las políticas de la empresa

Esta es una oportunidad para destacar lo más importante mientras se responden sus preguntas.

Esto es lo que se debe incluir en esta capacitación sobre las políticas de la empresa:

• Reglas del lugar de trabajo (por ejemplo, horarios, descansos, uso de casilleros y tarjeta de acceso)
• Tipos de licencias ofrecidas y cuándo el nuevo empleado puede empezar a tomarlas
• Requisitos para el trabajo remoto, si aplica
• Proceso de evaluación de desempeño
• Revisar y firmar cualquier acuerdo de confidencialidad o no divulgación
• Documento de preguntas frecuentes sobre las políticas de la empresa más populares

Capacitación sobre el paquete de beneficios

Explica tus beneficios en términos sencillos, aclarando cualquier acción que los empleados deban tomar para usar sus paquetes de beneficios. Responde a sus preguntas y obtén copias firmadas de los contratos.

Esta capacitación explica:

• Planes de seguro de vida y gastos médicos 
• Opciones sobre acciones 
• Opciones y requisitos de horarios flexibles 
• Beneficios de capacitación y desarrollo disponibles, como presupuestos para educación
• Plan de telefonía móvil 
• Beneficios de reembolso de auto de la empresa que ofrecen
• Programas de bienestar o beneficios de salud

Capacitación específica del puesto

Aquí es donde los gerentes de contratación se destacan al explicar la estructura y los roles del equipo, establecer expectativas de éxito y proporcionar a los nuevos empleados herramientas y recursos útiles.

Los gerentes de contratación deben explicar:

• Jornada laboral típica del nuevo empleado
• Herramientas específicas del puesto
• Recursos útiles 
• Informes de seguimiento de KPI
• Objetivos de negocio 
• Roles de los diferentes miembros del equipo y la relación del nuevo empleado con ellos
• El calendario de reuniones uno a uno regulares con el nuevo empleado
• El calendario de reuniones uno a uno de presentación entre el nuevo empleado y los miembros del equipo

Configuración y capacitación de TI

El personal de TI ayudará a los nuevos empleados a configurar sus estaciones de trabajo y a poner en marcha todos los sistemas. También deberán orientar a los nuevos empleados sobre la privacidad de los datos, la seguridad del sistema y el uso adecuado del software y el hardware.

Esto es lo que debe incluir una capacitación de configuración de TI:

• Revisar el acceso a las herramientas necesarias y los manuales de uso de hardware y software
• Configurar las cuentas de la empresa (si no se ha hecho ya) y proporcionar asistencia según sea necesario
• Asegurarse de que todos los nuevos empleados comprendan y firmen los acuerdos de privacidad de datos
• Ayudar a los nuevos empleados a configurar los ajustes de conexión WLAN (computadora y móvil)
• Instalar software antivirus, si aplica
• Proporcionar cuentas de seguridad de contraseñas (por ejemplo, LastPass)
• Revisar la política de visitantes
• Capacitar a los nuevos empleados sobre cómo asegurar sus estaciones de trabajo

Un mes después de que tu nuevo empleado comience

Capacitación en seguridad

Un miembro de tu equipo de TI o Seguridad revisará las obligaciones de los empleados en cuanto a privacidad de datos y seguridad del sistema. Prioriza la capacitación en seguridad antes del primer mes para puestos donde los empleados manejan datos confidenciales de empleados o clientes. 

Esto es lo que debes incluir en la capacitación de seguridad para nuevos empleados:

• Videos de capacitación en seguridad, con preguntas y respuestas o cuestionarios al final
• Acceder de forma remota al software corporativo, si aplica 
• Mejores prácticas fuera de la oficina 
• Revisar las medidas de seguridad de la estación de trabajo
• Invitar a los empleados a unirse a un foro de seguridad en la intranet de tu empresa para que puedan hacer preguntas (por ejemplo, Slack)

Tres meses después de que tu nuevo empleado comience

Capacitación en seguridad

Las sesiones de capacitación en seguridad laboral se realizan dentro de los primeros tres meses después de la contratación. Es mejor realizar esta capacitación en grupos. Cuando sea necesario, colabora con profesionales en temas relevantes (por ejemplo, Cruz Roja, OSHA)

Así es como debes capacitar a los nuevos empleados en prácticas de seguridad:

• Simulacro de evacuación de emergencia
• Presentación de primeros auxilios
• Guías para el manejo de materiales y equipo peligrosos
• Protocolos de simulacro de incendio
• Políticas de protección para empleados (p. ej., no fumar, salidas de emergencia)
• Consejos ergonómicos, como:

• Postura correcta en el escritorio
• Altura adecuada de la silla
• Ajustar el brillo del monitor