Los empleados tienen derechos. Y esos derechos incluyen una serie de protecciones legales.
Desde la Ley de Normas Justas de Trabajo (Fair Labor Standards Act) que otorga a los empleados el derecho a recibir un pago por su trabajo, hasta las leyes de salario mínimo que mantienen los salarios en ciertos umbrales, pasando por organismos como OSHA que garantizan que los empleados puedan esperar un entorno de trabajo seguro, estas regulaciones buscan proteger los mejores intereses de tu personal.
Los trabajadores de hoy también cuentan con protecciones de privacidad, la mayoría de las cuales se rigen por la Privacy Act of 1974. En cuanto a las leyes de privacidad de los empleados, es responsabilidad de los empleadores asegurar que sus políticas y procedimientos laborales no entren en conflicto con los derechos de privacidad de sus trabajadores.
En la era del trabajo remoto y de subir todo tipo de información a la infame 'nube', el costo de las filtraciones de datos es más alto que nunca, alcanzando la asombrosa cifra de $4.24 millones en 2021. Las sanciones por no proteger la privacidad de tus empleados pueden ser devastadoras para tu negocio.
Repasemos las leyes clave de privacidad de los empleados para ayudarte a mantener tus procesos de RR. HH. éticos y conformes a la normativa a medida que creces.
NOTA: Aunque siempre buscamos brindarte la información más valiosa y confiable sobre todo lo relacionado con RR. HH., no somos profesionales del derecho. Nada de lo que leas aquí debe considerarse asesoramiento legal. Busca siempre asesoramiento legal profesional para mantener tu empresa en cumplimiento.
Las cuestiones de privacidad de los empleados que todo empleador debe conocer
Como la mayoría de las empresas en crecimiento, probablemente tienes salvaguardas implementadas para proteger tu empresa, ¿pero la privacidad de tus empleados está igualmente protegida?
Las leyes de privacidad de los empleados limitan hasta dónde pueden llegar los empleadores en cuanto a:
- Investigar la vida personal de los empleados, especialmente mientras están en el trabajo.
- Monitorear su habla, acciones, correo electrónico y otra correspondencia.
- Registrar su persona o sus pertenencias.
- Exponer sus nombres, información de contacto, fechas de nacimiento, números de seguridad social u otra información personal de maneras que puedan poner en peligro su seguridad y bienestar.
Para evitar violaciones a la privacidad de los empleados, debes saber qué tener en cuenta. 🚩
A continuación, un resumen de algunas de las principales formas en que la privacidad de los empleados puede ser vulnerada.
Registros físicos
Por razones obvias, estas pueden ser las acciones más intrusivas contra un empleado.
Su empresa podría estar justificada para realizar un registro físico si, por ejemplo, un trabajador es captado en video guardando una laptop propiedad de la empresa en un maletín para llevarla a casa sin autorización.
Pero en el caso de un empleado público, la prohibición de la Cuarta Enmienda de la Constitución de EE. UU. sobre registros e incautaciones irrazonables podría limitar su capacidad para realizar un registro físico.
Videovigilancia
Si su empresa es privada, tiene derecho a monitorear a los empleados con cámaras, especialmente por su seguridad y la de su empresa.
Pero las cámaras de vigilancia solo deben usarse por razones comerciales legítimas, como disuadir la violencia o el robo.
Evite usar audio en las grabaciones de video, ya que esto podría violar la ley federal de escuchas telefónicas que cubre la comunicación oral. Además, evite usar videovigilancia en baños, salas de descanso u otros espacios donde los empleados esperan un grado razonable de privacidad.
Verificación de antecedentes y crédito
La Ley de Informe Justo de Crédito (FCRA) le exige obtener el permiso de los solicitantes de empleo para realizar una investigación de terceros sobre sus antecedentes y solvencia crediticia.
Si contrata para puestos que requieren una verificación de antecedentes, asegúrese de ser muy claro al respecto en la descripción de su puesto y en el anuncio.
Internet y correo electrónico
La Ley de Privacidad de las Comunicaciones Electrónicas de 1986 (ECPA) prohíbe a cualquier persona interceptar ilegal e intencionalmente comunicaciones orales, alámbricas o electrónicas.
Y la Ley de Comunicaciones Almacenadas (SCA) prohíbe el acceso a este tipo de información mientras se almacena. Sin embargo, los empleadores privados sí tienen derecho a monitorear los correos electrónicos y el uso de internet de sus trabajadores.
Redes Sociales
Los empleadores están utilizando los sitios de redes sociales más que nunca para buscar talento y revisar las credenciales de los candidatos potenciales.
Pero el uso de las redes sociales puede generar problemas legales, como:
- Discriminación. Los perfiles de los candidatos pueden revelar más sobre ellos (por ejemplo, raza, género, religión, edad, estado civil, orientación sexual) de lo que legalmente se le permite preguntar directamente en, por ejemplo, una entrevista de trabajo.
- Verificación de antecedentes. La FCRA y leyes estatales similares pueden o no requerir el permiso de un solicitante para que un empleador o tercero realice una búsqueda en internet utilizando las redes sociales como parte de una verificación de antecedentes. En cualquier caso, es probable que desee obtener la aprobación de sus solicitantes para evitar una posible violación de la privacidad.
- Monitoreo del uso de redes sociales de los empleados. Existe poca jurisprudencia que aborde el monitoreo de los trabajadores en redes sociales por parte de los empleadores. Pero los tribunales podrían respaldar las demandas por invasión de la privacidad basándose en leyes federales o estatales comunes cuando los trabajadores publican información voluntariamente en sitios públicos.
- Derecho a la organización. La Ley Nacional de Relaciones Laborales (NLRB) prohíbe la grabación en video de empleados mientras participan en actividades sindicales.
Información genética
La Ley de No Discriminación por Información Genética (GINA) prohíbe a los empleadores discriminar a los trabajadores por sus antecedentes genéticos.
La ley se aplica a tu empresa si eres un empleador público o privado con 15 o más empleados.
Información médica
La Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico de 1996 (HIPAA) establece estándares nacionales para proteger la información personal de salud de las personas, incluidos sus expedientes médicos.
Pruebas de alcohol y drogas
Como empleador, tienes derecho a realizar pruebas de detección de drogas y alcohol a tus empleados, pero no tienes permitido divulgar los registros de estas pruebas.
Algunos estados no te permitirán obligar a los empleados actuales a someterse a pruebas de detección de drogas, a menos que:
- Los trabajos de los empleados impliquen altos riesgos de seguridad o salud para ellos mismos o para terceros.
- Los accidentes laborales de trabajadores lesionados involucren sospecha de consumo de drogas.
- Los empleados puedan estar consumiendo drogas en el trabajo, como lo demuestran signos visuales como ojos inyectados en sangre o dificultad para hablar.
Dado que las autoridades no regulan las pruebas de detección de drogas y alcohol, tu empresa debe contar con políticas que establezcan por qué, cómo y cuándo se realizarán estas pruebas.
Actividades legales y recreativas fuera del lugar de trabajo
Los estados pueden proteger a los trabajadores de ser disciplinados, degradados, despedidos o sometidos a otras formas de castigo por parte del empleador debido a actividades que ocurrieron fuera de las instalaciones de la empresa.
Números de Seguridad Social (NSS)
El robo de identidad se ha disparado en las últimas décadas, especialmente con la actividad en línea generalizada.
Muchos estados han promulgado leyes para frenar el crecimiento del robo de identidad y de crédito. Asegúrate de conocer los requisitos de tu estado en esta área.
Referencias laborales
La ley no impide divulgar información sobre un empleado de una empresa privada a un posible empleador.
Aun así, es mejor no proporcionar el nombre de un empleado, su información de contacto, número de seguridad social, nivel salarial u otros datos personales a alguien que te contacte para solicitar esta información.
Rastreo GPS
Los empleadores pueden usar legítimamente el rastreo GPS para monitorear a los empleados mientras usan vehículos propiedad de la empresa, excepto en California, Minnesota, Tennessee y Texas.
Sin embargo, no existen leyes que prohíban a las empresas instalar sistemas GPS en sus vehículos.
Correo postal
Puedes abrir el correo que llega a tu empresa pero está dirigido a un empleado.
La obstrucción de correo es ilegal, pero una vez que el correo llega a su destino, el USPS considera el correo entregado.
Los 4 derechos de privacidad según el derecho común que pueden ayudar a los empleadores a mantener la ética
Claramente, hay muchas maneras en que las cosas podrían salir mal (intencional o inintencionalmente) cuando se trata de la privacidad y protección de los empleados.
Para mantenerse en el camino correcto con las leyes de protección de información personal de los empleados, estas cuatro áreas clave pueden ayudar a los empleadores a entender cómo y cuándo tener especial cuidado para evitar violar la privacidad de los empleados.
- Intrusión en la vida privada de una persona. Esto puede sentirse tan invasivo para un empleado como un registro físico, y puede dar lugar a una reclamación por violación de la privacidad. Preguntar a los empleados sobre asuntos personales, como hábitos sexuales u orientación, también podría dar lugar a una violación.
- Divulgar públicamente hechos privados. Exponer públicamente hechos privados o vergonzosos sobre un empleado sin permiso podría desencadenar una demanda.
- Retratar negativamente a alguien. Atribuir características negativas o falsas a alguien podría dar lugar a una demanda por invasión de la privacidad.
- Usar el nombre o la imagen de alguien sin permiso. Cuando los empleadores usan la foto o imagen de un trabajador, o les atribuyen declaraciones sin su permiso, esto podría ser motivo para una demanda por apropiación indebida.
Los empleadores aún tienen la ventaja en la privacidad laboral
Hoy en día existen muchas protecciones para los empleados que los empleadores deben tener en cuenta, pero no son tan unilaterales como podrían parecer.
De hecho, la mayoría de las acciones que toman los empleadores para salvaguardar el lugar de trabajo, como la vigilancia y el monitoreo, son legales.
Como empleador, tienes derecho a realizar vigilancia para frenar el robo de suministros y equipos y monitorear las horas que los empleados dedican a actividades no relacionadas con el trabajo, como compras en línea o redes sociales. También tienes derecho a monitorear el posible uso indebido de la propiedad de la empresa.
Los empleados solo tienen una expectativa razonable de privacidad en el trabajo. Esto significa que los empleadores con políticas claramente establecidas pueden cambiar su definición de “expectativa razonable” cuando se trata de privacidad y ajustar sus políticas en consecuencia.
Además, la protección de la privacidad puede ser un problema mayor para los empleados privados que para los públicos. Por ejemplo, los estados pueden tener disposiciones constitucionales que otorgan protecciones de privacidad a todos sus habitantes, pero sin estas leyes emitidas por el estado, los empleados privados tienen menos derechos de privacidad que los empleados públicos.
Por estas razones, las quejas de privacidad contra los empleadores a menudo se resuelven mediante órdenes judiciales o leyes comunes.
Caso práctico: Lo que los tribunales han dicho hasta ahora sobre la privacidad de los empleados
Tener una ventaja en la privacidad de los empleados no significa que los trabajadores no demandarán a los empleadores si creen que su privacidad ha sido violada. Así que, no te confundas.
Los empleados pueden y lo hacen emprender acciones legales contra los empleadores. Y los tribunales incluso han respaldado sus reclamos, como en el siguiente caso.
En Dittman v. UPMC, la Corte Suprema de Pensilvania dictaminó que los empleadores tienen la responsabilidad legal, dentro de lo razonable, de proteger la información personal sensible de los empleados cuando el empleador decide almacenar esta información en un sistema informático con acceso a internet.
Los demandantes en Dittman presentaron una demanda colectiva contra el Centro Médico de la Universidad de Pittsburgh y UPMC McKeesport, alegando que hackers accedieron a los sistemas informáticos del centro y robaron su información personal y financiera, incluyendo nombres, direcciones, fechas de nacimiento, números de seguro social, información de cuentas bancarias y formularios de impuestos.
Los empleados en el caso también alegaron que los hackers utilizaron los datos robados, que el centro exigía como condición de empleo, para presentar declaraciones de impuestos ilegales, causando una pérdida de $1.7 en ingresos para el IRS. El tribunal estuvo de acuerdo en que esta acción fraudulenta causó daños a los demandantes.
Cumple con las leyes de privacidad de los empleados
Hoy en día, leyes como el Título VII de la Ley de Derechos Civiles de 1964, la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA), y la Ley de Discriminación por Edad en el Empleo (ADEA) siguen vigentes para proteger a los empleados.
Y estas leyes existen por una razón.
Recuerda que, como empleador, la balanza aún se inclina a tu favor en lo que respecta a muchas de las leyes de privacidad del empleado y protección de información personal, diseñadas para hacer de los lugares de trabajo un mejor entorno para todos.
Así que sé intencional en la forma en que tratas a tus empleados y no dudes en consultar a un profesional legal si tienes dudas sobre posibles infracciones en las prácticas o políticas actuales de tu empresa.
Con confianza y respeto mutuos, podrás ofrecer un lugar de trabajo seguro y protegido para todos los que lo integran.
