Ya seas un ejecutivo o un empleado de nivel inicial, todos sienten los nervios del primer día en un nuevo entorno. Pero cuando la incorporación es deficiente, esos nervios nunca desaparecen.
Afortunadamente para los empleadores, lo contrario también es cierto. Según SHRM, los nuevos empleados que tuvieron una incorporación efectiva tuvieron un 58% más de probabilidades de permanecer en la empresa durante tres años. Con una mano amiga y una incorporación bien estructurada, los nuevos empleados pueden integrarse a la perfección.
Prepara a los nuevos empleados para el éxito a largo plazo con estos consejos esenciales de incorporación diseñados para fomentar la retención, la productividad y el compromiso.
6 actividades de incorporación para causar una buena impresión a los nuevos empleados
Con menos de la mitad de los empleados con poca claridad sobre lo que se espera de ellos en el trabajo, es hora de que los equipos de recursos humanos eliminen la ambigüedad y creen una experiencia de incorporación que los empleados adoren.
Estas seis actividades son un excelente punto de partida.
1. Crea un kit de bienvenida para nuevos empleados
Con un poco de preparación, los gerentes de contratación pueden asegurar que los nuevos empleados estén comprometidos y motivados desde el primer momento. Pero según Gallup, solo el 12% de los empleados están totalmente de acuerdo en que su organización hace un excelente trabajo incorporando a los nuevos empleados.
El resultado es un aumento del desgaste y altas tasas de rotación. Según una encuesta, casi una cuarta parte de los nuevos empleados que renunciaron poco después de su primer día dijeron que querían “directrices claras sobre cuáles eran sus responsabilidades”. La misma encuesta encontró que el 73% de los empleados dijo que quería ver una revisión de las políticas de la empresa, como el código de vestimenta, el tiempo libre remunerado y otros procedimientos, durante la primera semana de trabajo.
Un paquete de bienvenida para nuevos empleados establece el tono para la experiencia de los empleados con tu empresa. Piensa en ello como una forma de decir: "Tenemos todo bajo control".
Estos son algunos elementos que puedes incluir en tu paquete de bienvenida para nuevos empleados:
- Carta de bienvenida
- Carta de oferta de empleo
- Descripción del puesto y responsabilidades
- Cualquier otro contrato o formulario requerido (W-4, I-9, etc.)
- Formularios de información del empleado
- Formulario de contacto de emergencia
- Formularios de nómina
- Información sobre beneficios
- Manual del empleado, políticas de la empresa, etc.
- Mapa de la oficina y directorio de la empresa
- Cualquier acuerdo de confidencialidad y no competencia
- Cualquier uniforme o material requerido
- Otras preguntas frecuentes
- Información de inicio de sesión relevante
Consulta algunos otros consejos clave para distribuir estos materiales a los nuevos empleados:
- Envía los materiales antes de la fecha de inicio de los empleados para que no pasen su primer día en la oficina con la cabeza metida en una pila de papeleo. El primer día de tu nuevo empleado debe ser para conocer a sus colegas y aprender los pormenores del trabajo real.
- El papeleo es tedioso. Asegúrate de que al empleado se le pague por completar esto, incluso si lo hacen en casa.
- No asumas que los nuevos empleados tienen acceso a una impresora; imprime los formularios para ellos o sé ecológico enviando formularios digitales que puedan llenar y firmar electrónicamente.
- Dales una checklist de onboarding para marcar para que puedan marcar lo que han completado, sentir una pequeña satisfacción y mantenerse al día.
2. Envía artículos promocionales
Un pequeño detalle promocional hace una gran diferencia, especialmente para los empleados que trabajan desde casa. Según un estudio reciente de Quality Logo Products de 5,000 trabajadores, los empleados que reciben productos promocionales permanecen en sus empresas un promedio de 1.5 años más que aquellos que no los reciben. Las bolsas de artículos promocionales son especialmente importantes para los trabajadores de la Generación Z, quienes son los más propensos a sentirse poco valorados cuando no reciben artículos de la empresa.
Esto demuestra que los artículos promocionales de marca no son solo un obsequio desechable, sino una inversión estratégica en tu fuerza laboral. Y también son excelentes para la retención. Los datos muestran que enviar artículos promocionales de la empresa puede aumentar significativamente la moral, con el 83% de los empleados encuestados diciendo que se sentían más cercanos a las empresas que les enviaron regalos corporativos.
Si bien los artículos promocionales para vestir como sudaderas, chaquetas y camisetas siempre son una buena opción, los mejores regalos de marca son cosas que los empleados pueden usar mientras trabajan. Piensa en tazas con el logo, material de oficina, audífonos con cancelación de ruido, snacks, baterías portátiles, tarjetas de regalo, accesorios de oficina o incluso un cojín lumbar para una silla de oficina.
Empresas como Google la sacan del estadio con regalos ultraútiles como un monitor 4K, una mochila con la marca y hasta un smartphone nuevo.
Pero incluso si no tienes el presupuesto para artículos costosos, aún puedes hacer que tus empleados se sientan valorados con estos consejos rápidos:
- Pregúntale al nuevo empleado sobre cualquier necesidad de accesibilidad que puedas cubrir con obsequios de la empresa.
- Si trabajan desde casa, envíales los suministros que puedan necesitar, como una laptop de la empresa y un monitor externo, o incluso tarjetas de presentación.
Muchos empleados remotos se preocupan (con razón) por la videovigilancia. Puedes disipar sus miedos con una tapa para cámara con la marca de la empresa tapa para cámara.
3. Asigna un compañero
¿Una forma divertida de facilitar la integración de los nuevos empleados? Emparejarlos con un compañero de integración. 🤝🏻
“[Asignar un mentor o compañero] es crucial, ya que acelera la adaptación, proporciona orientación personalizada sobre los procesos del equipo y fomenta un sentido de pertenencia”, el líder de datos y análisis de ADP, Sivanagaraju Gadiparthi, comenta a Forbes. “Contar con una persona de referencia para preguntas ayuda al nuevo empleado a ser productivo y comprometido rápidamente, reduciendo la curva de aprendizaje en un entorno técnico.”
Los compañeros de incorporación designados ayudan a los nuevos colegas a sentirse más incluidos, y los nuevos empleados con un compañero de incorporación están 23% más satisfechos con su experiencia general después de la primera semana que aquellos que no tienen uno. Después de 90 días, esta cifra aumenta al 36%.
Los compañeros de incorporación les dan a los nuevos miembros del equipo a alguien a quien acudir con preguntas, además de su supervisor. El compañero puede darles un recorrido, presentarlos a otros empleados, responder preguntas, explicar las reglas no escritas y la cultura de la empresa, y permitir que el nuevo empleado los observe mientras trabajan.
¿Necesitas ayuda para emparejar personas? Sigue estos consejos rápidos:
- El compañero debe ser un empleado con más experiencia, pero debe tener un rol similar al del nuevo empleado (o estar solo un poco más arriba en la jerarquía). No deben no ser un gerente o supervisor directo del nuevo empleado.
- Pregunta al nuevo empleado con qué género de compañero se sentiría más cómodo, o si le gustaría un compañero multilingüe.
- Asegúrate de que el compañero sea un empleado de alto rendimiento que dé un buen ejemplo.
- Si tu nuevo empleado trabaja a distancia en lugar de en persona, puedes asignarle un compañero virtual.
4. Programa una entrevista de entrada
En lugar de esperar a la entrevista de salida para saber qué salió mal, ¿por qué no empezar con el pie derecho y averiguar qué quiere y necesita un empleado para sentirse apoyado?
Porque no solo es bueno para el negocio, a los nuevos empleados también les encanta. El 85% de las personas que han tenido una entrevista de entrada la disfrutaron, el 65% la encontró útil, y el 26% la calificó de “tranquilizadora”.
¿Pero cómo funcionan las entrevistas de entrada? Así es como el psicólogo organizacional Adam Grant y su equipo explicaron el proceso a los lectores de HBR:
“Durante la primera semana en el puesto, los gerentes se sientan con sus nuevos empleados y les preguntan sobre sus proyectos favoritos que han realizado, los momentos en los que se han sentido más energizados en el trabajo, las ocasiones en las que se han encontrado totalmente inmersos en un estado de fluidez, y las pasiones que tienen fuera de sus trabajos. Armados con ese conocimiento, los gerentes pueden construir roles atractivos desde el principio”, señalaron.
¿Te preguntas qué preguntar? Grant recomienda estas tres preguntas para la entrevista de entrada:
- ¿Qué esperas obtener de tu nuevo puesto?
- ¿Qué puedes aportar a la empresa?
- ¿Cómo te gusta recibir retroalimentación y reconocimiento?
5. Organiza un evento social
Investigaciones demuestran que los estadounidenses con educación universitaria hacen más amigos cercanos en el trabajo o la escuela que en cualquier otro lugar. Y según SHRM, el 76% de los empleados con un amigo cercano en el trabajo tienen más probabilidades de permanecer en la organización.
Para transformar a los nuevos empleados en colaboradores leales, crea oportunidades para construir relaciones dentro y fuera del trabajo. Pero ten en cuenta que si los empleados aprovechan esas oportunidades es totalmente su decisión.
Empieza con opciones sencillas como comidas de equipo, rompehielos sencillos, o trivia en la oficina con diferentes departamentos. Al planificar actividades a gran escala, asegúrate de no excluir o presionar a nadie sin querer:
“Habla con la gente de tu equipo para saber qué les gustaría; hazlo verdaderamente voluntario y no penalices a quienes decidan no participar; presta atención a las actividades que parezcan estar segregadas por motivos problemáticos (como género o discapacidad),” Alison Green, exdirectora de personal de una organización sin fines de lucro, escribe para Inc.
Green aconseja a los planificadores que sean conscientes de la carga que los eventos de trabajo pueden suponer para los empleados ocupados y advierte que no todos se sienten cómodos oponiéndose. Si un empleado se niega sistemáticamente a participar en los eventos de la oficina, asegúrate de que no haya barreras que impidan su participación.
¿Necesitas más ideas de incorporación para eventos sencillos de creación de equipos que todos puedan disfrutar? Ten en cuenta estos consejos al planificar:
- Hagas lo que hagas, asegúrate de que haya comida. El 78% de los empleados prefiere la comida gratis a una hora feliz de la empresa.
- Si organizas una hora feliz, ofrece opciones sin alcohol. Ten en cuenta que la curiosidad sobria es muy popular entre las generaciones más jóvenes.
- Mantén las actividades organizadas accesibles y opcionales. No los hagas de alta presión o supercompetitivos y siempre asegúrate de que haya facilidades, especialmente si el evento ocurre fuera del espacio de trabajo.
6. Pide retroalimentación
¿Te preguntas cómo puedes mejorar tu programa de incorporación? ¡Consulta a tus empleados!
Crea un ambiente de trabajo propicio para la retroalimentación enviando una encuesta para nuevos empleados unas semanas después de empezar el trabajo. Esto puede ayudarte a descubrir qué funciona y qué no en tu proceso de incorporación mientras haces que los nuevos empleados se sientan valorados, lo que puede llevar a una mejor retención.
Una encuesta escrita (idealmente anónima) o un pequeño grupo focal con varios empleados nuevos probablemente obtendrá respuestas más honestas que una entrevista individual.
Aquí tienes algunas preguntas de ejemplo que puedes probar:
- ¿Comprendes tus responsabilidades laborales?
- ¿Tienes las herramientas y los recursos que necesitas para hacer tu trabajo?
- ¿Fue clara y útil tu capacitación de la primera semana?
- ¿Te sientes bienvenido por los miembros de tu equipo y tu gerente?
- ¿Cómo podemos mejorar el proceso de incorporación para futuras contrataciones?
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Una excelente incorporación de empleados construye grandes equipos. Si estás listo para dejar de lado las cursis búsquedas del tesoro y marcar una verdadera diferencia en el compromiso a largo plazo de los empleados, empieza con fuerza haciendo que la gestión del desempeño sea parte de la conversación desde el primer día. Cuando la retroalimentación fluye libremente y las expectativas son claras, los nuevos empleados sienten que son una parte real del equipo.
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