Descripción del puesto de Secretario/a Ejecutivo/a

Acerca del puesto de Secretario/a Ejecutivo/a

Buscamos un/a Secretario/a Ejecutivo/a responsable que asistirá a los altos directivos de nuestra empresa. Deberá contribuir a la eficiencia de los procesos de negocio supervisando todas las tareas administrativas asignadas. Sus responsabilidades incluirán organizar y mantener la agenda del ejecutivo y asistirlos realizando una variedad de tareas administrativas.

Un/a candidato/a exitoso/a deberá ser un/a profesional ágil con excelentes habilidades de gestión del tiempo y multitarea. También esperamos que tenga diligencia y competencia, así como una experiencia considerable en actividades gerenciales.

Las responsabilidades del/de la Secretario/a Ejecutivo/a son:

• Planificar citas, reuniones de la junta, conferencias, etc.
• Apoyar a los ejecutivos en el mantenimiento de su agenda, asistir a eventos y levantar actas
• Gestionar toda la correspondencia saliente y entrante, incluyendo correos electrónicos, cartas, paquetes, etc.
• Recibir llamadas telefónicas y redirigirlas si es necesario
• Asistir a los ejecutivos con la organización de viajes
• Organizar facturas o estados financieros y supervisar las actividades de contabilidad
• Gestionar registros electrónicos y en papel, asegurando que la información esté organizada y sea de fácil acceso.
• Gestionar documentos confidenciales, asegurando que permanezcan seguros.
• Gestionar los suministros de oficina e interactuar con los proveedores.
• Realizar investigaciones y preparar presentaciones e informes sobre los resultados.

Los requisitos para el puesto de Secretario/a Ejecutivo/a son:

• Más de 3 años de experiencia trabajando como Secretario/a Ejecutivo/a o en un puesto relacionado.
• Amplia experiencia en gestión de oficina y procedimientos contables básicos.
• Buena experiencia práctica con MS Office y software ERP.
• Buen conocimiento de métodos de investigación básicos y técnicas de elaboración de informes.
• Sólidas habilidades de organización y gestión del tiempo.
• Excelentes habilidades de comunicación y negociación
• Responsabilidad y confidencialidad
• Licenciatura en administración de empresas o área afín