En un mundo ideal, nadie tiene que “forzar” la retroalimentación. Los empleados, gerentes e incluso la dirección, comparten abiertamente ideas y opiniones sobre cómo mejorar el trabajo.
Pero una cultura de retroalimentación no se construye de la noche a la mañana. Y no puedes permitirte que las evaluaciones de desempeño draconianas obliguen a la gente valiosa a dejar la empresa, especialmente cuando quizás no puedas reemplazarlos.
En esta guía, exploraremos cinco elementos esenciales para un sistema de retroalimentación para empleados que permite una comunicación abierta y un intercambio continuo, sin sacrificar la profundidad ni la calidad.
¿Qué es un sistema de retroalimentación para empleados?
Un sistema de retroalimentación para empleados es un proceso utilizado por las empresas para recopilar, dar y recibir retroalimentación de los empleados con el fin de mejorar la satisfacción laboral, identificar áreas de mejora y apoyar a los empleados en el logro de sus objetivos de desarrollo. El sistema puede ser formal o informal y típicamente involucra múltiples métodos para recopilar retroalimentación, como encuestas de compromiso de los empleados, reuniones de seguimiento y evaluaciones 360 de equipo.
5 elementos esenciales para un sistema de retroalimentación para empleados eficaz
Un sistema de retroalimentación para empleados eficaz abarca el establecimiento de objetivos, las reuniones de seguimiento, la retroalimentación, el reconocimiento y el compromiso de los empleados. Analicemos cada área clave para ayudarte a diseñar un programa que recopile la retroalimentación de los empleados y permita que todos se sientan escuchados.
1. Un proceso claro para el establecimiento de objetivos
En la década de 2020, el establecimiento de objetivos no es un ejercicio anual de evaluación comparativa utilizado para “separar el trigo de la cizaña”. Para empresas como Microsoft, Netflix y otras, se trata de establecer objetivos mutuamente beneficiosos respaldados por expectativas claras sobre cómo se cumplen las metas.
A continuación, algunas de las últimas mejores prácticas a considerar.
Aclara el propósito
¿Por qué se establecen metas en primer lugar? Ayuda a los empleados a comprender qué beneficios obtendrán al ofrecer ejemplos de cómo su trabajo respalda los objetivos e iniciativas más amplios de la organización, incluyendo cómo sus objetivos individuales se relacionan con los de los demás en el equipo.
Deja claro tanto a tus empleados como a tus gerentes (pero especialmente a tus gerentes), que las evaluaciones de desempeño estructuradas no solo deben cubrir lo que hizo el individuo, sino también lo que el equipo logró, y cómo el desempeño individual del empleado contribuyó a ese resultado.
Si estás utilizando una herramienta de gestión del desempeño que ofrece seguimiento de metas a nivel de empresa, departamento e individual, puedes usar paneles visuales fáciles de seguir paneles visuales para mantener a todo tu equipo sincronizado con el progreso compartido.
Establece expectativas claras
Trabaja con los empleados para establecer metas que sean específicas, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos definidos (SMART). Luego decide en qué parte del ciclo de vida de la gestión del desempeño revisarás el progreso.
Ya sea que revises los objetivos de los empleados durante tus revisiones semanales revisiones con empleados, o a través de un proceso de revisión trimestral o anual, sé transparente sobre los mecanismos de retroalimentación que utilizarás para medir su progreso. Deja claro si abordarás la conversación desde una perspectiva estrictamente de “negocio”, de cultura empresarial, o ambas.
“[H]ow actually is a performance metric”, dice Josh Bersin, experto en RR. HH. “Si estás haciendo un gran trabajo al alcanzar tus números, pero haciendo que todos los demás se sientan miserables, tal vez no deberías obtener una evaluación tan alta”, explicó en una reciente entrevista con KQED.
Alinea tus mecanismos de retroalimentación con los principios que tu empresa más valora, luego asegúrate de que esas expectativas sean discutidas y respaldadas regularmente tanto por gerentes como por empleados.
Proporciona herramientas y recursos de retroalimentación para empleados
Investigaciones de Justin Berg de Stanford sugiere que la satisfacción laboral es mayor cuando los empleados experimentan un crecimiento dual tanto en habilidades personales como en la descripción del puesto.
Una forma de involucrar a los empleados en ambos niveles es proporcionar retroalimentación continua, acceso a capacitación regular, y herramientas de gestión del desempeño para ayudarles a reconocer patrones en su propio crecimiento profesional.
“Se necesita un esfuerzo deliberado para no quedarse estancado en la rutina diaria del trabajo. De vez en cuando, necesitamos dar un paso atrás y pensar detenidamente cómo podríamos cambiarnos a nosotros mismos y a nuestros trabajos para que se adapten mejor entre sí”, dice Justin Berg en un artículo para Stanford.
Monitorea el progreso
¿Cómo monitorearás el progreso hacia los objetivos compartidos e individuales? Tu sistema de recopilación de retroalimentación puede incluir cualquier combinación de revisiones regulares, evaluaciones 360, revisiones de pares, encuestas de pulso, autoevaluaciones y más.
Aclarar cuándo se implementará cada tipo de revisión, cuándo se considera que un objetivo está completo, y pasos para establecer nuevos objetivos basados en lo que estás aprendiendo. Por último, pero no menos importante, no olvides celebrar los objetivos cumplidos y reconocer el esfuerzo de cada empleado para lograrlos.
2. Un ciclo de retroalimentación sistematizado
Lo sepas o no, ya tienes un proceso de retroalimentación.
Por muy formal o informal que sea, es importante identificar y sistematizar ese modelo de retroalimentación para que cada persona de tu equipo tenga la información correcta en el momento adecuado.
Estos son algunos de los flujos de retroalimentación más comunes y efectivos:
- De gerente a empleado (G-E): Este enfoque tradicional ayuda a los colaboradores directos a evaluar el progreso de sus proyectos actuales y cómo pueden mejorar.
- De empleado a gerente (E-G): La retroalimentación ascendente ayuda a los gerentes a mejorar sus habilidades de mentoría, optimizar el trabajo en equipo y aprender cómo pueden apoyar mejor a los empleados.
- Entre compañeros (C-C): La retroalimentación constructiva de los compañeros de equipo y colegas interfuncionales ayuda a los empleados a colaborar mejor en los proyectos y conduce a un entorno de trabajo más productivo.
Cuando necesitas una perspectiva más amplia, retroalimentación de 360 grados puede ayudar. Este tipo de retroalimentación puede ser especialmente útil después de hitos clave, como:
- Negocios cerrados
- Renovación o expansión de clientes
- Lanzamiento de nuevo mercado
- Lanzamiento de nueva alianza
- Lanzamiento de nuevo producto
- Actualizaciones y mejoras de productos o procesos
Por supuesto, un ciclo de retroalimentación de mejora continua en un equipo de ingeniería de software será muy diferente al de un equipo de atención médica.
Ya sea que necesites alinearte después de un cambio de responsabilidades, o rastrear retroalimentación pasada para revisiones trimestrales enfocadas, puedes ahorrarte muchísimo tiempo al centralizar tus datos de retroalimentación en una plataforma de software de retroalimentación para empleados a la que tanto gerentes como empleados puedan acceder según sea necesario.
3. Revisiones y seguimientos regulares
Si el aumento de la retención y una experiencia del empleado mejorada son los objetivos, tener un calendario consistente para ofrecer retroalimentación tanto positiva como negativa es fundamental.
Datos de Gallup revelaron que los empleados eran 3.6 veces más propensos a estar totalmente de acuerdo en que están motivados para realizar un trabajo sobresaliente cuando un gerente proporciona retroalimentación diaria en comparación con la anual.
A diferencia de la revisión anual retrospectiva, los seguimientos regulares brindan a los gerentes la oportunidad de ofrecer retroalimentación mientras aún está fresca, al mismo tiempo que dan a los empleados la oportunidad de obtener respuestas a sus preguntas más rápidamente. Y según nuestra última Encuesta de Desafíos de Contratación, más de la mitad de los empleadores (54%) están optando por seguimientos de desempeño informales.
En un día cualquiera, los empleados y gerentes deberían poder:
- Dar reconocimiento: Comparte retroalimentación positiva con tus compañeros de trabajo para reconocer un trabajo bien hecho.
- Buscar retroalimentación: Pide la opinión de otros para obtener información sobre tu desempeño.
- Proporciona retroalimentación: Ofrece sugerencias útiles sobre el desempeño de un miembro del equipo, o pide retroalimentación sobre tus colaboradores directos a sus compañeros de trabajo.
A veces, la retroalimentación es necesaria al inicio de un proyecto. Otras veces, tiene más sentido hacer un seguimiento a la mitad o un resumen una vez finalizado.
Con una aplicación de gestión del desempeño fácil de usar, puedes enviar preguntas predeterminadas de gerente a empleado, de empleado a gerente o de empleado a empleado, para hacer realidad la retroalimentación en tiempo real.
4. Reconocimiento en tiempo real
Los empleados no deberían tener que esperar a que recursos humanos recopile montañas de datos de desempeño para recibir un agradecimiento por un trabajo bien hecho. Si los haces esperar, podrían irse.
Según datos de Gallup, los empleados que no se sienten adecuadamente reconocidos tienen el doble de probabilidades de decir que renunciarán en el próximo año.
El reconocimiento es una forma de bajo costo y alto impacto para aumentar la retención de empleados, al tiempo que reafirma tus valores de desempeño al resto del equipo. Pero al igual que con la retroalimentación, debe ser oportuno, específico y relevante para ser efectivo.
Aquí hay algunos principios clave para ofrecer un reconocimiento que los empleados apreciarán:
- Haz reconocimientos públicos a grupos de empleados o a equipos individuales por un desempeño sobresaliente y/o la consecución de un objetivo o hito importante.
- Envía reconocimientos privados a los empleados que prefieren reconocimientos discretos en lugar de elogios públicos.
- Comparte el reconocimiento con el gerente y el empleado cuando quieras asegurarte de que la contribución de un empleado sea vista y reconocida por su supervisor.
Para facilitar que los gerentes puedan ofrecer retroalimentación y reconocimiento rápidos incluso cuando tienen sus propios plazos, busquen un software de gestión del rendimiento que incluya plantillas predefinidas y generadores de comentarios que puedan insertar y personalizar rápidamente.
Con los iniciadores de conversación adecuados a su alcance, los gerentes no tendrán que enfrentarse al temido síndrome de la página en blanco cada vez que quieran compartir elogios o comentarios.
5. Funciones de interacción integradas
No es un secreto que los empleadores se enfrentan a una crisis histórica de compromiso. Pero según investigación de Gallup, la retroalimentación es la luz al final del túnel: un impresionante 80% de los empleados que afirman haber recibido retroalimentación significativa en la última semana están totalmente comprometidos.
Hoy en día, un número creciente de empresas se están alejando de las evaluaciones de rendimiento punitivas del pasado, hacia un proceso centrado en el coaching, el desarrollo e incluso el rediseño de puestos. Y están viendo mayor resiliencia y rentabilidad como resultado.
Pero la retroalimentación puede ser contraproducente si no se entrega con cuidado. Para asegurar que la retroalimentación se perciba como útil y productiva, asegúrate de que los gerentes estén preparados para:
- Describir el comportamiento del empleado
- Evitar etiquetar o juzgar el comportamiento
- Comunica el impacto del comportamiento
- Ofrece recomendaciones concretas sobre cómo mejorar
- Mantente objetivo, en lugar de centrarte en las emociones
Las solicitudes de retroalimentación a los miembros del equipo deben ser ligeras y fáciles de completar, preferiblemente con preguntas recomendadas para ayudar a los empleados a empezar.
Una excelente pauta es utilizar un conjunto de 3 a 5 preguntas específicas para generar ideas accionables. Aquí tienes algunas preguntas de ejemplo para empezar:
- ¿Qué es una cosa que puedo hacer para ayudar a mejorar el rendimiento del equipo?
- ¿Qué es lo único que impide al equipo operar a su máximo
- rendimiento?
- ¿Cómo crees que salió el problema X? ¿Pudimos haberlo resuelto mejor?
Para asegurarte de que tu sistema de retroalimentación para empleados está impulsando el compromiso de los empleados, tómate el tiempo para decidir cómo definirás el éxito de tu programa.
Por ejemplo, podrías optar por medir el número de usuarios que dan y reciben retroalimentación para tener una idea de la adopción por parte de los empleados, o analizar el porcentaje total de usuarios que proporcionan retroalimentación cuando se les solicita.
Haz que tu retroalimentación de desempeño cuente
Ya sea que estés diseñando tu sistema de retroalimentación para empleados para ayudar a aumentar la retención de empleados, impulsar el compromiso o hacer todo lo anterior, sacarlo de los límites de la evaluación de desempeño anual e integrarlo en la realidad diaria de tu negocio es clave.
Y las plataformas de retroalimentación adecuadas pueden facilitar el proceso. Breezy Perform ayuda a los gerentes a recopilar retroalimentación más rápido, dar reconocimiento cuando corresponde y ofrecer críticas constructivas sin la incomodidad, para que tú y todo tu equipo puedan mantenerse enfocados en lo que realmente importa.
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