¡Llegó esa época del año otra vez! El año nuevo ya está aquí y las empresas en crecimiento quieren saber —o mejor dicho— necesitan saber qué se avecina en el cumplimiento de RR. HH. para los próximos 12 meses.
Porque, si bien no es el tema más atractivo de operaciones de personal en la agenda de 2022, tu capacidad para dominar los problemas de cumplimiento en el lugar de trabajo puede determinar el éxito o el fracaso de tu negocio.
Entonces, ¿cuáles son los principales desafíos de cumplimiento de RR. HH. a tener en cuenta este año?
Preguntamos a varios gerentes de RR. HH. líderes, profesionales legales y observadores de tendencias sus puntos de vista y predicciones sobre las principales prácticas de cumplimiento de RR. HH. que se espera que moldeen el lugar de trabajo en los próximos meses.
Y como probablemente puedes adivinar, muchos de los problemas que surgen para 2022 se ven bastante diferentes a los días previos a 2020.
NOTA: Aunque siempre buscamos brindarte la información más valiosa y confiable sobre todo lo relacionado con RR. HH., no somos profesionales legales. Nada de lo que leas aquí debe considerarse asesoramiento legal. Busca siempre asesoramiento legal profesional para mantener tu empresa en cumplimiento.
¿Desafíos de cumplimiento de RR. HH. para 2022? Sí, la pandemia también los afectó.
Entre un marcado aumento en las filtraciones de datos que generan una creciente preocupación por las leyes de privacidad de los empleados, un controvertido mandato de vacunación, y un debate continuo sobre el salario de los empleados y el salario mínimo — no han faltado obstáculos de cumplimiento en los últimos dos años.
Si bien muchos de estos problemas se dividen en categorías familiares, como:
- Reclutamiento y contratación
- Políticas y procedimientos laborales
- Y mantenerse al día con los mandatos estatales y locales…
ahora estamos viendo nuevos desafíos de cumplimiento que están cobrando protagonismo, incluyendo:
- Demandas y expectativas de los trabajadores
- Nuevas regulaciones de salud
- Mayor enfoque en la Diversidad, Equidad e Inclusión (DEI)
- Problemas de ciberseguridad
- Leyes laborales de 2022
- Y más
Así que, ahora que tienes el resumen, profundicemos en las muchas formas en que la pandemia ha redefinido el trabajo tal como lo conocemos y ha generado un conjunto completamente nuevo de problemas de cumplimiento para el nuevo año.
Uso de cubrebocas, pruebas y vacunas: el cumplimiento de RRHH se volvió una realidad
Controlar la pandemia (o al menos parcialmente bajo control) no se limitó al uso de cubrebocas, el distanciamiento social y el trabajo desde casa (WFH).
En septiembre del año pasado, la administración Biden anunció que exigiría a los empleadores con 100 o más trabajadores que hicieran obligatorias las vacunas o la prueba de detección regular. La Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA) rápidamente siguió con sus propias reglas sobre las pruebas y vacunas de COVID-19.
Estos mandatos de vacunación y pruebas estaban programados para finalmente entrar en vigor en enero. Pero un juez federal intervino para detener su aplicación.
Aunque se prevé que el fallo final se publique a principios de febrero, muchos empleadores han optado por adelantarse a posibles problemas de cumplimiento al aplicar las normas con antelación.
Como era de esperar, esto abre un sinfín de nuevos problemas de cumplimiento a medida que las organizaciones se apresuran a crear sus políticas de vacunación, incluyendo procesos claros para revisar las pruebas semanales de COVID-19, la prueba de vacunación y la concesión de tiempo libre remunerado para que los empleados se vacunen.
No hace falta decir que es mucho trabajo extra de cumplimiento.
“Con la disponibilidad de vacunas y el COVID que sigue azotando al mundo, los empleadores trabajarán diligentemente para crear prácticas justas, equitativas y seguras para mantener a sus empleados a salvo. Esto puede ser especialmente desafiante para las empresas cuya fuerza laboral es principalmente remota.”
— Jewel von Kempf, Jefa de Personal, Coinme
Jewel von Kempf, Jefa de Personal de la popular aplicación de bitcoin Coinme, cree que la dificultad es especialmente real para los empleadores con una fuerza laboral remota o híbrida que tendrán que recopilar esta información de forma segura, mientras cumplen con las leyes laborales estatales y locales en jurisdicciones desconocidas.
“Lo más probable es que veamos a Recursos Humanos colaborando con los equipos de liderazgo y seguridad para construir un entorno de trabajo más seguro mediante la creación de prácticas de ciberseguridad más robustas y la implementación de tecnologías de RRHH seguras para proteger los datos y la privacidad de los empleados”, explica.
Oposición de los empleados y demandas
Incluso antes de que se anunciara el plan de Biden, más de unos pocos empleadores públicos y privados ya habían ejercido su derecho legal de hacer de las vacunas contra el COVID-19 y las pruebas regulares una condición de empleo.
Desde el punto de vista del cumplimiento, los empleadores pueden necesitar hacer concesiones a los trabajadores que se niegan a la vacuna basándose en sus condiciones médicas o creencias religiosas.
Los empleadores que no se adapten a estos trabajadores podrían enfrentar cargos bajo las leyes federales antidiscriminación, como Título VII de la Ley de Derechos Civiles de 1964 y la Ley para Estadounidenses con Discapacidades (ADA). Dependiendo de dónde se encuentren, también podrían ser acusados bajo las leyes estatales antidiscriminación.
“Es más probable que los abogados laborales estén al tanto de las leyes y regulaciones locales, estatales y federales, y pueden ayudar a su PYME a operar de manera consistente para evitar litigios.”
— Sarah Sepasi, Fundadora y Abogada Directora, Sepasi Legal, P.C.
De hecho, expertos legales como Sarah Sepasi, Fundadora y Abogada Directora de la firma con sede en California Sepasi Legal, P.C., citó uno de los principales problemas de cumplimiento de RRHH de 2022 como la falta de atención a la exposición a litigios laborales, un factor de riesgo especialmente alto para las pequeñas y medianas empresas.
Sepasi sugiere obtener asesoramiento legal o, al menos, que un abogado laboral revise las políticas, procedimientos y el manual del empleado de su empresa para ayudar a mantener el riesgo de litigios al mínimo.
Tendencias de RRHH de año nuevo = problemas de cumplimiento de año nuevo: Renuncias récord, trabajo desde casa y mujeres en el lugar de trabajo
Aparte de los evidentes problemas de cumplimiento provocados por las medidas de seguridad de COVID-19, muchas de las mayores tendencias de RRHH de 2022 también son subproductos de los últimos dos años.
Y el primero en la lista es el trabajo desde casa.
Con 9 de cada 10 trabajadores que ahora dicen preferir trabajar desde casa, los empleadores pueden esperar que 2022 sea otro año pro-remoto entre candidatos y empleados.
Pero el trabajo desde casa no está exento de sus complejidades de cumplimiento.
Según Roberto Cruz, People2.0El Vicepresidente de Cumplimiento de Contratistas Independientes y Asesor Legal Principal de People2.0, a pesar de su naturaleza sin fronteras, el trabajo remoto puede tener complicaciones regionales.
"A medida que más trabajadores laboran de forma remota, utilizar recursos de otros países requerirá conocimiento de las leyes locales, que a menudo son muy complejas. Ya no necesariamente tienes que trasladar a cada trabajador a tu sede, por lo que tienes responsabilidades y preocupaciones adicionales que atender a nivel nacional, federal y estatal para contratar trabajadores de forma segura."
— Roberto Cruz, Vicepresidente de Cumplimiento de Contratistas Independientes y Asesor Legal Principal, People2.0
Además de mantenerse al tanto de todas las leyes y regulaciones que aplican al trabajo desde casa, redactar una política de trabajo remoto para ayudar a los empleados a mantenerse conectados, comprometidos y seguros mientras trabajan desde casa puede ser una excelente manera de mantener a tu empresa protegida y a tus trabajadores remotos contentos.
La Gran Renuncia y la presión sobre las madres trabajadoras
Además de un Canal de Suezcongestionado, la escasez crónica de existencias y algunos daños graves a nuestros calendarios sociales, a la pandemia también se le atribuye haber impulsado a los empleados a reevaluar sus vidas personales y laborales.
El año pasado, los empleados comenzaron a renunciar a sus trabajos en números récord, desencadenando la Gran Renuncia, que lamentablemente continúa hoy. Si bien las renuncias récord fueron particularmente evidentes en el sector de la hostelería, pocas industrias quedaron intactas, con aproximadamente 4.4 millones de renuncias reportadas en septiembre de 2021.
Así es como un comunicado de prensa de The Mom Project, una comunidad de talentos que ayuda a las madres a descubrir su potencial económico, resumió la Gran Renuncia:
“La pandemia ha sido dura y desgarradora para muchos, y ha puesto de manifiesto muchas de las desigualdades que existen en el lugar de trabajo. Las empresas necesitan urgentemente empleados talentosos, pero tendrán que reevaluar muchas de sus prácticas empresariales anticuadas para atraerlos y retenerlos. El poder ha pasado del empleador al empleado.”
— Allison Robinson, Directora Ejecutiva y Fundadora, The Mom Project
Agotados de cargar con la poca flexibilidad de horarios y las opciones limitadas de cuidado infantil, innumerables padres trabajadores —y especialmente las madres — decidieron recuperar su poder simplemente eligiendo irse.
¿La buena noticia? Robinson y su equipo de The Mom Project identificaron tres puntos no negociables que pueden ayudar a los empleadores a retener a su mejor personal: flexibilidad, apoyo y autonomía.
Las empresas que logren satisfacer estas demandas probablemente tendrán una mejor oportunidad de atraer y retener empleados calificados.
Cumplimiento en el reclutamiento y la contratación más allá de la pandemia
Dado que la pandemia impulsó gran parte de la Gran Renuncia y con una adición desalentadora de solo 199,000 empleos a la economía a finales de diciembre de 2021, no es de extrañar que RRHH se centre en atraer talento y abordar cualquier problema de cumplimiento que esto conlleve.
El último informe de empleo de la Oficina de Estadísticas Laborales (BLS) muestra que el número de vacantes de empleo en diciembre disminuyó respecto al mes anterior y que la Gran Renuncia finalmente se ha desacelerado.
Y aunque la tasa de desempleo ha bajado al 3.9%, sigue siendo superior a la tasa prepandemia del 3.5%. Así que, si bien puede haber esperanza en el horizonte, una reserva de talento que sigue disminuyendo y desilusionada a finales de 2021 probablemente significa más déficits de reclutamiento y contratación para los empleadores en 2022.
Pero las empresas con visión de futuro no se quedan de brazos cruzados.
Nuestros expertos en RR. HH. han identificado tres tendencias de contratación que los empleadores pueden esperar que se mantengan en 2022:
- Contratación interna - Los empleadores están empezando a contratar y ascender a sus empleados actuales para las vacantes, en lugar de buscar siempre reclutar y contratar talento externo.
- Capacitación de empleados actuales - En línea con la contratación interna, capacitar y formar al personal existente para las vacantes es otra excelente manera en que muchos empleadores están ampliando el grupo de candidatos.
- Contratación virtual - Dado que el trabajo remoto se ha vuelto la norma, también lo han hecho las entrevistas virtuales y el proceso de incorporación, herramientas que pueden ayudar a los empleadores a contratar desde cualquier lugar.
“Las entrevistas virtuales han facilitado mucho que los empleados talentosos sean entrevistados [from anywhere] en casi cualquier momento del día… en lugar de tener que escabullirse de un jefe que los está vigilando de cerca.”
— Sarah Sepasi, Fundadora y Abogada Directora, Sepasi Legal, P.C.
Una contratación y reclutamiento exitosos significa encontrar al candidato mejor calificado para el puesto, lo que puede incluir publicar todas las vacantes internamente y capacitar y formar a los candidatos internos.
Por supuesto, también significa cumplir con las últimas directrices de la OFCCP y las leyes antidiscriminación para asegurar que cada candidato sea tratado de manera justa en el proceso de reclutamiento.
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Incorporación y desvinculación
Jody Dietel, vicepresidenta de Asuntos Gubernamentales en uno de los principales administradores de cuentas de ahorro para la salud (HSA) de EE. UU. HealthEquity, considera que tanto la incorporación como la desvinculación son dos de los principales problemas de cumplimiento de RR. HH. para 2022, lo que indica que la forma en que se inicia y finaliza la relación laboral podría ser dos de los puntos de contacto de cumplimiento de RR. HH. más cruciales.
“Como hemos visto durante el último año con la Gran Renuncia y los requisitos de vacunación, existen innumerables razones por las que un empleado puede renunciar o dejar una empresa. El proceso de contratación y despido se vio afectado por una variedad de factores externos durante el último año y espero que eso se extienda hasta 2022."
— Jody Dietel, vicepresidenta de Asuntos Gubernamentales, HealthEquity
Dietel sugiere que los empleadores optimicen sus procesos de incorporación y desvinculación para facilitar el cumplimiento de principio a fin. Los empleadores también deben asegurarse de que sus políticas escritas de incorporación y desvinculación cumplan plenamente con las leyes laborales estatales y locales, y que se apliquen de manera consistente.
Nuevos requisitos de atención médica, nuevas regulaciones
Como si todo lo anterior no fuera suficiente, nuestros expertos indican que los empleadores también deben esperar la implementación de cambios en el cumplimiento de la atención médica que entrarán en vigor en 2022.
Las propuestas del Congreso para la Ley Reconstruir Mejor (BBBA) indican que están en camino nuevos mandatos de planes de salud patrocinados por empleadores y reglas relacionadas con el COVID-19.
Según expertos como Dietel, los empleadores deberían trabajar en estrecha colaboración con los administradores de sus planes para asegurarse de que los documentos y procesos cumplan con los cambios del plan.
“En HealthEquity, desglosamos las partes complicadas del cumplimiento normativo y proporcionamos materiales a nuestros socios para que tengan recursos que compartir con sus empleados. Los administradores deben asegurarse de que los empleadores estén al tanto de los próximos cambios regulatorios y enviar actualizaciones oportunas sobre información importante."
Entonces, ¿de dónde provendrán exactamente estos cambios en la normativa?
Los empleadores pueden esperar nuevas regulaciones de cumplimiento en virtud de la Ley de Seguridad de Ingresos de Jubilación para Empleados (ERISA). Se prevén nuevos procesos y procedimientos para tareas como la presentación de informes de los detalles del plan, comparaciones de costos y el lenguaje contractual con los proveedores de seguros en 2022.
Si quieres mantenerte a la vanguardia, deberás revisar tus planes de beneficios al menos anualmente para mantenerte al día con todos los últimos cambios regulatorios.
Las fechas límite de fin de año para algunos planes de beneficios, como los planes de jubilación o las cuentas de gastos flexibles (FSA), generalmente no vencen hasta diciembre de 2022. Aunque no hay cambios aparentes este año, asegúrate siempre de que tu organización cumpla con la Ley de Asignaciones Consolidadas (CAA).
Clasificación de trabajadores
Finalmente, gran parte (si no todo) del trabajo de cumplimiento de RRHH que los empleadores pueden enfrentar este año se reducirá a la forma en que estructuren y categoricen a su fuerza laboral. Roberto Cruz de People2.0 también nombró la clasificación de trabajadores como un tema principal de cumplimiento de RRHH para 2022.
“Salir de una pandemia ha llevado a los gobiernos a compensar la pérdida de ingresos. Una forma de recuperar [ingresos] es hacer cumplir las leyes laborales actuales o crear nuevas, facilitando, por ejemplo, la imposición de multas a las empresas por incumplimiento.”
Añadió que “abogados litigantes astutos” están utilizando nuevas leyes para iniciar litigios.
Comprender las diversas clasificaciones de trabajadores, como la diferencia entre empleados exentos y no exentos y empleados y contratistas independientes puede resultar crucial para mantenerse en cumplimiento con las leyes que cubren estas categorías de trabajadores.
Anticípate a las complicaciones de cumplimiento en 2022
Entonces, al final de todas las nuevas tendencias, regulaciones y cambios de paradigma revolucionarios en RRHH, ¿cómo les irá a las pequeñas y medianas empresas en cuanto a cumplimiento normativo en 2022?
“En el pasado, las pequeñas empresas podían confiar razonablemente en una persona de la función de RRHH para gestionar el cumplimiento normativo”, dice Sepasi. “Esto se ha vuelto significativamente más difícil en el clima actual de leyes y regulaciones superpuestas.”
Cruz se hizo eco de este sentimiento, señalando que las PyMEs están en una desventaja aún mayor en comparación con las empresas y corporaciones más grandes.
"Las PyMEs quizás no puedan obtener la ayuda externa para cumplir con las leyes laborales, pero no por ello dejan de ser blanco de auditorías o demandas", explica Cruz. "Lo que hemos visto es que tanto las empresas grandes como las pequeñas pueden ser multadas. La diferencia puede ser que las empresas grandes pueden soportar sanciones que podrían llevar a una empresa más pequeña a la quiebra." ¡Uf!
Afortunadamente, hay buenas noticias. Expertos como Sepasi también reconocen que, aunque los últimos dos años han transformado irremediablemente el entorno laboral, no todo es tan sombrío.
"La pandemia ha generado una ola de disrupción, desafíos [pero también] optimismo en el cumplimiento normativo y el empleo, lo que probablemente continuará en el nuevo año", explica.
Esa sí es una predicción que todos podemos respaldar.
