Antes de que fueras responsable de la contratación, probablemente escuchaste términos como "entrevista estructurada" o "carta de oferta" y pensaste: "Meh. Suena bastante simple, ¿no?".
Ahora que estás en la primera línea —quizás como gerente de contratación, un nuevo reclutador, o en un pequeño equipo de startup donde todos juegan un papel clave en la contratación—las cosas se están complicando un poco.
Tienes la sospecha de que estás desperdiciando tiempo valioso, energía y dinero en entrevistas inútiles. Y ahora, las dudas empiezan a invadir tu mente.
Preguntas como:
- ¿Quién realmente merece ser entrevistado?
- ¿Filtro telefónico? ¿Es necesario y qué pregunto?
- ¿Qué preguntas revelan respuestas genuinas y que encajan con la cultura de la empresa?
- ¿Quién hace qué durante una entrevista presencial?
- ¿Qué incluye exactamente una carta de oferta?
No te preocupes, amigo/a. Sigue leyendo y todo quedará cristalino en nuestra guía completa de procesos de entrevista. Te guiaremos a través de cada paso del proceso para que obtengas las herramientas necesarias para dar forma y simplificar esta parte crucial del proceso de contratación de la A a la Z, y así puedas aprovechar al máximo tu tiempo con tus candidatos más calificados.
Antes de que te adentres, recuerda que cada organización, puesto y gerente de contratación es diferente. Según tus propias necesidades únicas, puede que necesites tomar algunas de las tácticas específicas aquí con reservas. El objetivo es darte opciones para un proceso de entrevista más ágil—uno que te ayude a identificar a los mejores candidatos y que conduzca a contrataciones más rápidas y sencillas.
Ten en cuenta: Antes de implementar cualquier proceso de selección, comprende los requisitos de tus organismos reguladores específicos. Además, busca asesoramiento legal para asegurarte de que estás proporcionando un proceso justo para todos los solicitantes. En serio. No lo pases por alto.
En resumen: Cómo Realizar una Entrevista (sin perder nada de tiempo)
- Lista de verificación para la preparación de entrevistas: Todo lo que necesitas para entrevistar bien
- Las mejores prácticas de entrevista: Elige la herramienta y el entorno adecuados
- Cómo realizar una entrevista de forma inteligente
- Proceso de entrevista estructurada: El enfoque bidimensional
- Cómo entrevistar a alguien para un puesto de trabajo sin perder tu humanidad
- El mejor formato de entrevista para tu equipo
- ¿Qué hacer después de una entrevista?
Lista de verificación para la preparación de entrevistas: Todo lo que necesitas para que tu entrevista sea un éxito
A medida que una avalancha de solicitudes de posibles candidatos llega a tu bandeja de entrada, la idea de entrevistar a cientos de ellos probablemente te abrume.
El primer paso para encontrar a los candidatos adecuados es revisar los currículums y añadir algunas herramientas útiles para ayudarte a conocerlos mejor. Esto alivia el agobio de las entrevistas para asegurar que los candidatos más cualificados lleguen a la sala de entrevistas.
Aquí tienes un checklist rápido de todo lo que necesitarás para tu mejor proceso de entrevista hasta ahora:
- Cuestionario de preselección automatizado para identificar a los candidatos cualificados
- Preguntas de evaluación en video para seleccionar candidatos de calidad para puestos de atención al cliente
- Descripción de un proyecto de prueba relevante o muestra de trabajo
- Descripción de puesto clara
- Guía de entrevista estructurada y lista de preguntas
- Lugar tranquilo donde puedas concentrarte
Cómo seleccionar cientos de solicitudes de forma eficiente
Si has publicado una descripción de puesto precisa, probablemente te encuentres con cientos de currículums. No todos estarán cualificados. Es cuestión de números.
La buena noticia es que no necesitas revisar todos ellos.
Empieza por determinar las principales prioridades, como:
- Ubicación
- Licencias
- Años de experiencia
- Educación
- Títulos académicos
- Certificaciones obligatorias
A menos que estés contratando para un puesto ejecutivo crucial, te recomendamos que este primer conjunto de criterios se limite a los requisitos indispensables.
Si utilizas un ATS como Breezy, configurar un cuestionario automatizado descalificará automáticamente a los solicitantes que no cumplan con ninguno de estos estándares básicos y te ahorrará muchísimo tiempo al elegir a tus entrevistados de alta calidad entre la multitud.
Si no utilizas software, no te preocupes. Solo agrega casillas de verificación y opciones de opción múltiple a tu solicitud. Esto te permitirá escanear manualmente las cualificaciones, lo que te ayudará a descartar a quienes no cumplan con los criterios mínimos.
A continuación, puedes revisar aspectos como la gramática, la ortografía y la precisión general en una carta de presentación y un currículum. Errores evidentes como escribir mal el nombre de la empresa o citar un puesto incorrecto podrían ser una forma de descalificar a los solicitantes que no se preocupan lo suficiente como para prestar atención a quién eres y a qué te dedicas.
Si tu pila de candidatos sigue siendo demasiado grande, estas cuatro áreas pueden ayudarte a comprender mejor si el candidato se ajusta al puesto:
- Objetivo laboral o resumen de carrera: ¿Buscan crecer en algo que la empresa tiene o tendrá disponible? ¿O apuntan demasiado alto o demasiado bajo para el puesto?
- Habilidades y cualificaciones relevantes: ¿Cumplen con todos tus requisitos de habilidades aplicables? Esto puede sonar quisquilloso, pero puede ser muy importante para ciertos roles técnicos o de liderazgo.
- Historial laboral: ¿Es irregular? ¿Necesita explicación? ¿Cambian de puesto con frecuencia? Esta área puede revelar señales de alerta críticas.
- Experiencia en la industria: ¿Son nuevos en la industria y buscan cambiar de carrera? Contar con la experiencia adecuada puede ayudarte a descartar a los candidatos que no se ajustan a las necesidades de tu organización.
- Muestras de trabajo: ¿Buscas habilidades de alto nivel? Considera solicitar muestras de trabajo o un proyecto de prueba remunerado. Pedir a los candidatos que resuelvan un problema específico o creen un producto puede mostrar tanto su nivel de habilidad como su interés en el puesto.
Herramientas de preselección adicionales:
Evaluaciones en video: Incluye una evaluación de entrevista en video como parte de tu solicitud inicial para roles de atención al cliente y así obtener una primera impresión de cómo se presenta el candidato potencial. ¿Cómo funciona? Los candidatos grabarán videos de sí mismos respondiendo las preguntas que tú definas. Así de sencillo.
Como herramienta de preselección, un video rápido es una buena oportunidad para evaluar la presentación, la fluidez del idioma o las habilidades de venta. Además, tus compañeros de equipo pueden revisarlo para dar más retroalimentación sobre quién debería avanzar al proceso de entrevista en vivo.
Mejores prácticas para entrevistas: Elige la herramienta y el entorno adecuados
La ubicación importa y tienes tres opciones a la hora de realizar una entrevista de trabajo:
- Entrevistas presenciales
- Entrevistas telefónicas de preselección
- Entrevistas por videoconferencia
Analicemos cada una para que puedas elegir el mejor lugar para tu proceso de entrevista.
Entrevista presencial
Las entrevistas cara a cara te ayudarán a realizar mejores evaluaciones, incluyendo las señales sociales y el lenguaje corporal del candidato. Además, una entrevista en la oficina puede darle a tu candidato una idea preliminar de tu cultura de oficina y ambiente.
La modalidad presencial es una apuesta bastante segura para las entrevistas de panel, lo que permite que varios miembros de tu equipo conozcan, evalúen y hagan preguntas a cada candidato.
Entrevista telefónica de preselección
El filtro telefónico es rápido y económico, lo cual es atractivo para quienes buscan ahorrar tiempo y dinero. Pero, no podrás evaluar todos los aspectos importantes por teléfono, como las señales no verbales y el lenguaje corporal.
Si buscas una forma rápida de obtener una primera impresión, considera las entrevistas telefónicas. Funcionan mejor cuando quieres:
- profundizar un poco más en los antecedentes y la experiencia del candidato,
- aclarar detalles de su currículum o solicitud, y
- comprender sus habilidades de comunicación verbal.
Entrevista por videoconferencia
Al igual que las entrevistas telefónicas, las entrevistas por video ahorran costos y tiempo. Esta es una situación en la que todos ganan para las entrevistas de panel si no puedes reunir a todos en la misma sala al mismo tiempo.
Las entrevistas por video son perfectas para puestos remotos, empleados que se reubican o empresas distribuidas (o incluso para un equipo ocupado).
Con algunas herramientas de entrevista por video (incluida la de Breezy), todos en tu equipo ven la misma pantalla. Pueden revisar el currículum del candidato y los requisitos del puesto, y tomar notas directamente en el perfil del candidato.
Es una forma optimizada y colaborativa de realizar tus entrevistas por video. Pero no es la única. Si tu organización utiliza software de videoconferencia, puede usarse también para entrevistas, lo que aún te permitiría ahorrar tiempo y costos en comparación con un panel tradicional presencial.
Notas sobre el video: Ten a mano la descripción del puesto, o la tarjeta de puntuación del candidato y la guía de entrevista, para que puedas enfocarte con precisión en cómo responden a tus preguntas. Esto te ayuda a mantenerte enfocado incluso si el entrevistado tiene una escena que distraiga en el fondo.
Cómo Realizar una Entrevista de Forma Inteligente
Si conoces Breezy HR, sabes que somos grandes defensores de un proceso de entrevista estructurada. Los estudios demuestran que este proceso sin duda ayuda a superar los sesgos en las entrevistas para que puedas contratar al candidato más calificado.
No solo eso, el proceso de entrevista estructurada es eficiente y repetible, con retroalimentación fácil de entender, lo que facilita enormemente la presentación de informes a los superiores.
¿Cómo funciona la entrevista estructurada?
Laszlo Bock, ex vicepresidente sénior de Operaciones de Personal de Google, escribió célebremente en su libro, ¡Reglas de trabajo!, que toda empresa debería usar preguntas de entrevista estructuradas basadas en el puesto de trabajo real ..
Hacer preguntas a los candidatos potenciales como: «¿Quién es tu superhéroe favorito?» puede generar algunas risas, pero no es un indicador sólido de idoneidad para el puesto (a menos que estés postulando para la Liga de la Justicia).
A primera vista, esto es lo que puedes esperar de un proceso de entrevista estructurada clásico:
- Recursos Humanos y el Gerente de Contratación preparan las preguntas con antelación, basándose en habilidades y competencias y generalmente vinculadas directamente a la descripción del puesto.
- Se acuerda una escala de calificación para cada respuesta de antemano.
- Todos los entrevistadores toman notas durante la entrevista para ayudar a decidir las puntuaciones y asegurar que evaluaron a cada candidato de manera justa e igualitaria.
Las ventajas
- Es un enfoque claro, transparente y sistemático.
- Las competencias de los candidatos se miden de manera igualitaria y justa.
- Presenta menos riesgo de discriminación y sesgo inconsciente.
- Es confiable y válido.
- Las preguntas son más cortas y las entrevistas más rápidas, lo que lleva a una contratación más ágil.
- Es fácil de replicar.
Las desventajas
- Es rígido y estricto, sin espacio para preguntas improvisadas.
- No se puede eliminar todo el sesgo de la entrevista y el juicio personal — ¡después de todo, somos humanos!
- Las preguntas cerradas dificultan percibir la verdadera personalidad de una persona.
- Es una pesadilla administrativa. Los candidatos pueden enredarse al intentar programar y coordinar múltiples entrevistas con diferentes personas del equipo de contratación.
Proceso de Entrevista Estructurada: El Enfoque Bidimensional
Un proceso de entrevista verdaderamente estructurado tiene dos dimensiones:
- Preguntas de entrevista consistentes que se le hacen a cada candidato
- Calificación consistente de esas preguntas, evaluando a cada candidato con una rúbrica como Scorecards de Breezy
La primera parte, las preguntas de entrevista consistentes, se presenta de tres maneras: Preguntas situacionales, conductuales y generales.
Cada uno de estos tipos puede clasificarse entonces en dos categorías: Específicas del puesto y Universales.
Y entonces se pueden desglosar aún más, en preguntas que abordan Conocimiento del puesto, Habilidades blandas, Conocimiento de la empresa y Ajuste cultural.
Así es como podría verse una matriz de estas preguntas de entrevista:
Una gran entrevista estructurada incluirá elementos de todos estos — y abordaremos cada uno a fondo.
Comencemos con los tipos de preguntas que podrías hacer.
Preguntas situacionales para entrevistas
Las preguntas situacionales piden a los candidatos que resuelvan problemas reales que encontrarían si ocuparan tu puesto vacante. Ya sabes a qué me refiero:
“Tu cliente potencial dice que no puede firmar un contrato anual en este momento, pero está dispuesto a pagar mensualmente. Como uno de nuestros Representantes de Desarrollo de Ventas, ¿cómo manejarías la situación?”
¿Qué tienen de bueno las preguntas situacionales? Bueno, para empezar, alejan a los candidatos de las respuestas prefabricadas.
Al presentar a las personas un problema único que resolver significa que tienen que dar una respuesta única en el momento, perfecto para juzgar su competencia en el puesto.
Las preguntas situacionales también facilitan la comparación de las respuestas de los candidatos a la hora de tomar tus decisiones de contratación.
Preguntas conductuales para entrevistas
Las preguntas conductuales para entrevistas pueden sonar muy parecidas a las situacionales, excepto que ahora buscas pruebas de comportamiento pasado, no predicciones de acciones futuras. En consecuencia, las preguntas conductuales son un poco mejores para predecir el desempeño laboral que las preguntas situacionales.
Aquí tienes un ejemplo:
“Describe una ocasión en la que notaste un problema y tomaste la iniciativa para corregirlo, en lugar de esperar a que alguien más lo hiciera o a que desapareciera.”
Esta es una buena pregunta, ¿verdad? Puedes ver lo fácil que será comparar las respuestas de los candidatos más adelante, además de que lleva al candidato a presentarse de la mejor manera. Esa pequeña guía conduce a una mayor confianza del candidato y a una mejor experiencia general para el candidato.
Profundizando en las preguntas de entrevista
Tanto las preguntas situacionales como las conductuales le dan a tu entrevistado la oportunidad de hablar, de contarte una historia y de revelar aspectos de sí mismos en el proceso.
Las preguntas de entrevista situacionales y conductuales son las nuevas preguntas de "háblame de ti", menos directas, más matizadas y, en última instancia, más gratificantes.
Este tipo de preguntas determinan las habilidades básicas, los conocimientos y las aptitudes que necesitarías para prácticamente cualquier candidato en cualquier puesto de trabajo.
“¿Cuál es tu estilo de liderazgo?”
“¿Cuál es tu nivel de comodidad con los sistemas Windows?”
No es que no puedas añadir tus preguntas generales a tu entrevista estructurada, pero estas abarcan lo fundamental.
Por ejemplo, si el puesto que estás cubriendo requiere el uso constante de un sistema telefónico multilínea, querrás verificar el nivel de comodidad con ellos para cada candidato; pero Recursos Humanos no necesita preguntar lo mismo a los nuevos repartidores.
Ahora veamos las columnas verticales de la matriz: Conocimiento del Puesto, Habilidades Blandas, Conocimiento de la Empresa y Ajuste Cultural.
Puedes asignarlos al gerente de contratación, y dependerán (lo adivinaste) del puesto vacante. Vamos a dividir las preguntas específicas del puesto en dos categorías más: Preguntas sobre Conocimiento del Puesto y Preguntas sobre Habilidades Blandas.
Las Preguntas sobre Conocimiento del Puesto evalúan habilidades duras: ¿puede tu candidato aplicar sus conocimientos sobre conceptos relevantes, noticias legales o tecnológicas recientes relacionadas con el puesto, o herramientas estándar que necesitaría usar?
Si no estás seguro de cuáles son esas habilidades duras, revisa la descripción de tu puesto. ¡Estarán en primer plano en los requisitos del puesto!
Una pregunta de ejemplo sobre conocimiento del puesto para un gerente de redes sociales podría ser:
“¿Cómo crees que los cambios recientes en el algoritmo de Facebook afectarán la forma en que las marcas de nuestro sector se anuncian en la plataforma?”
Ten en cuenta que la mejor manera de evaluar el conocimiento del puesto puede que no sea una pregunta durante una entrevista.
En su lugar, podrías pedir a todos tus candidatos que completen una muestra de trabajo que te muestre si son capaces de poner en práctica conceptos comunes y específicos del puesto, en lugar de que te digan que pueden.
Una muestra de trabajo para el gerente de redes sociales mencionado anteriormente podría ser:
“Crea una estrategia de publicidad en Facebook de tres meses para nosotros, basada en las tendencias actuales, la interacción del consumidor en nuestro sector y nuestro presupuesto actual de $X.”
La mayoría de las empresas están de acuerdo en que las habilidades blandas son excelentes indicadores de empleados exitosos. Te conviene profundizar y averiguar si el candidato que tienes enfrente tiene las que buscas.
Puedes usar la descripción de tu puesto de nuevo para determinar qué habilidades blandas son las más importantes para el puesto, o puedes elegir entre las habilidades blandas más buscadas en todas las industrias:
- Comunicación
- Trabajo en equipo
- Liderazgo
- Adaptabilidad
- Pensamiento crítico
- Ética de trabajo
Pero no le hagas a tu candidato una pregunta para abordar cada una de estas habilidades blandas. Una combinación de preguntas de comportamiento y situacionales puede matar varios pájaros de un tiro. Por ejemplo, esta:
“Si vieras un error en un informe, pero tu gerente no estuviera disponible para corregirlo, ¿qué harías?”
Una respuesta completa revelaría mucho sobre las habilidades de pensamiento crítico, la sólida ética de trabajo y la adaptabilidad de tu candidato.
Estas son las preguntas más genéricas, y es probable que Recursos Humanos intervenga en la mayoría de ellas, o las maneje en una entrevista de preselección del equipo de contratación.
Conocimiento de la empresa:
“¿Quiénes son nuestros mayores competidores?”
Ajuste cultural:
“¿Te consideras un trabajador autónomo o trabajas mejor como parte de un equipo?”
En Breezy, puedes crear y adjuntar múltiples guías de entrevista a cualquier cita de entrevista, por lo que es fácil incluir preguntas de Ajuste Cultural y Conocimiento de la Empresa a nivel de toda la compañía, así como una guía específica para el puesto en tu próxima entrevista.
Y si tu departamento es único (por ejemplo, todos los miembros son remotos mientras el resto del equipo está centralizado), probablemente también tengas tus propias preguntas de ajuste cultural para incluir.
“¿Cómo te mantienes enfocado en tus tareas mientras trabajas sin supervisión?”
Presentamos: La evaluación por scorecard.
“El método de scorecard no solo ha ayudado a nuestros clientes a tomar decisiones de contratación mejores y más rápidas; también proporciona un conjunto de datos al que podemos recurrir al tomar la siguiente decisión de contratación. Si un empleado tiene un buen desempeño, revisar su scorecard de calificación del proceso de entrevista puede ayudarnos a adaptar la próxima búsqueda para un puesto similar dentro de la misma empresa.” Atta Tarki, ExConsultants Agency
Tienes un par de opciones para calificar a tus candidatos. Aquí tienes un ejemplo (algo complicado) de la Oficina de Gestión de Personal de EE. UU., que califica las habilidades interpersonales en los siguientes niveles:
- Nivel 1 - Bajo: Maneja situaciones interpersonales que implican poca o ninguna tensión o incomodidad y requiere orientación cercana.
- Nivel 3 - Promedio: Maneja situaciones interpersonales que implican un grado moderado de tensión o incomodidad y requiere orientación ocasional.
- Level 5- Outstanding: Handles interpersonal situations involving a high degree of tension or discomfort and advises others
Here’s a custom option from the folks at Closer IQ, who use a spreadsheet to weight the importance of the question and guidelines for rating properly along with a grading rubric:
Says Jordan Wan, who uses the rubric above to hire stellar salespeople at Closer IQ:
“We advocate for using interview rubrics to eliminate emotional biases and conduct a more efficient recruiting process.
1) You won’t fall in love with personality. A rubric can prevent you from jumping to conclusions by replacing emotional judgment with bite-sized factors — helping you make objective, micro-evaluations about each candidate.
2) You won’t commit to only one type of profile.Great candidates come in different forms. A rubric will help you compare different profiles and resolve differences in strengths and weaknesses.”
At Breezy, we make the same concepts simple for you, right from each candidates’ profile:
You can score candidates on their answer to each of the consistent questions you’ve used asked — thumbs up, thumbs down, or neutral — and then score the candidate overall.
They require some work to get organized and templated beforehand. But after an interview round, you can look over your candidates’ ratings to determine your new teammate.
How to Interview Someone for a Job (without Losing Your Humanity)
The down side of the structured interview process is that sometimes it can become a little too structured. Or, should we say, a little less human.
When the interview process becomes overly rigid and bureaucratic, companies can miss out on the crucial intangibles and interpersonal behaviors that make for a great cultural fit.
Don’t let that happen to you.
Here are our top 9 tips on making your interview process way more candidate-friendly.
- Ask the right questions. Prepare questions ahead of time, which allows you to think about what you want to know and how you want to ask.
- Know how to follow a question up. Open-ended questions are a no-no. Instead, write follow-up questions that anticipate the direction of the conversation.
- Ask probing questions (without trying to trick). Try the STAR method (Situation, Task, Action, and Result) for a list of honest, real-world-ready Q’s.
- Automate the scheduling. Make it easy for everyone involved in the interviewing process to schedule by using a tool that lets candidates self-select available times.
- Be prepared. Familiarizing yourself with the questions and the candidates’ resume. This will help you be more present during the process, rather than appearing like you’re just reading from a script.
- NEVER answer emails during the interview.
- Listen. Listen. Listen. Focus on the candidate, rather than thinking about what you should say next.
- Make eye contact. That goes for in-person interviews AND video interviews.
- Make it people-friendly. If you still want to have an open, informal discussion, that’s fine. Build it into your process. For instance, hold structured interviews in the first round. Then use a more free-flow approach in the second round with select candidates.
Following a structured interview process doesn’t mean you can’t take a few tips from the informal approach. And the right kind of tool makes it more accessible. Breezy comes with structured interview guides, automatic scheduling, and team scoring features baked right in.
Here’s Rachel Hammerton with more insight on how to be human during the interview process:
ADD VIDEO: https://pointedcopywriting.wistia.com/medias/6qnmrhpidi
The Best Interview Format for Your Team
Now it’s time to provide each person on your team with the foundation they need to run their interview effectively while staying well within legal and organizational guidelines.
In concert with your team, you’ll assign different sets of questions — designed to appraise different criteria –to various team members. In Breezy, we provide custom Interview Guides for just this reason.
But it’s a simple task to build out a matrix of questions for each member of your hiring team to ask.
For example, you’re hiring a new social media manager. After sorting through resumes, you decide it’s a good idea to put a dozen candidates through a phone screen. Here’s what your Interview Plan would look like:
- You assign the phone screen to a Human Resources team member — you’ll ask them to assess the candidates’ managerial and communication skills.
- In the next phase, you may have the candidate come to meet with another manager on the marketing team to assess role-specific skills and experience, like familiarity with analytics tools and online etiquette.
- Then, maybe you have the candidate meet with their possible fellow teammates to assess the candidates’ ability to work within a team, as well as their leadership skills.
- Last but not least, you might have the prospective social media manager come in to speak with your CMO, who’s primarily going to look at their creativity and vision for the brand’s online presence.
It’s best to give your hiring team at least 48 hours’ notice, a copy of the resume, and a detailed outline of your expectations for their portion of the interview process. In Breezy, everyone on the hiring team stays on the same page during interview rounds.
If you’re not using collaborative recruiting software, you can still equip your team with the tools they need to perform their specific interviews properly.
Streamline the process by making a public company resource that documents sample behavioral questions. Also, provide access to the matrix of who’s-asking-what-questions via email or internal server.
Then add the interviewees’ names and interview times on a public calendar.
Encourage your team to withhold talking about the candidates until every candidate is finished with their interviews to avoid biases. In Breezy, Scorecards are private to the hiring managers. I suggest keeping similar boundaries in place with whatever system you come up with.
Setting candidates up for a stellar experience
Some candidates may need to prep for long days on-site. Set them at ease by crafting a well-planned experience ahead of time. Here’s how you can help them make the most of their stay:
- Send them an agenda for the day, with names and LinkedIn profiles for the people they’ll meet.
- Greet them with a tour, so they know where things like the bathrooms and kitchen are.
- Make them feel welcome and comfortable with little extras like snacks and bottled water or coffee.
What to Do After an Interview
It’s time to put together the final touches. This includes a background check on your candidates, plus an offer letter to those you’d like to hire.
Background Check
Background checks can run the gamut of information, and the cost can add up. Determine what’s essential to follow-up on, which may include:
- Criminal history
- Confirm licensing
- Driving record
- Drug screening
- Educational background
- Salary history
Breezy gives you precise options that allow you to run any kind of background check you choose in your hiring workflow.
Confirm with legal counsel what is appropriate for your state and industry to run during a background check, and always get consent from your candidates. Don’t forget any background information you gather is private and not up for discussion.
Discuss any discrepancies with the candidate either using Breezy or calling them directly. If you’re unsure what to do with any issues that turn up, do not hesitate to seek legal counsel and avoid getting into hot water.
If you’re not comfortable getting into a full background check, consider running a reference check at this point. From Breezy, you can send standard reference-check questions to references that the candidate provides on their application.
Writing the offer letter
In most organizations, your HR representative will be responsible for drafting the offer letter with the approved components. So you’re in the know, here’s a quick rundown of what that entails in case the task falls to you:
- A statement that the organization is presenting the offer to the finalist
- The position offered, and in most cases, the name, title, and department of the person that the position will report to, should he or she accept the position
- The employee’s start date and if the position is limited in duration, the estimated end date
- The status of the position (full-time, part-time, temporary, exempt, non-exempt)
- For a non-exempt position, the rate of pay usually listed as an hourly rate, plus any overtime provided
- For exempt positions, include a salary or dollar amount to be paid per year, month, or pay period will be specified. Add compensation components,including verbiage to describe the bonuses, commissions, any short-term or long-term incentives, and provisions for stock grants or options, if applicable.
- Information on the benefits program — these may include benefits like medical, dental, vision, 401K, or other retirement participation, plus the included time off like vacation, sick, and holiday time.
- If your organization won’t provide benefits — like for a part-time position that isn’t eligible — it’s a good idea to state that in the letter.
- Note specific work hours or on-call expectations.
- Most U.S. employers include a statement that the employment is at-will and a disclaimer indicating that the offer is contingent on the applicant’s ability to meet the final selection requirements (like any checks or screens that have not returned, yet).
Still not sure how to write your offer letter? These done-for-you templates will help cover your bases.
Check with your legal counsel before you send the offer to the new hire, since your state may require some caveats or specific language in the offer.
Una vez completadas las verificaciones y enviada la carta de oferta, ¡tu trabajo de reclutamiento ha terminado! ¿Verdad que fue sencillo?
El proceso de entrevista y contratación involucra muchos elementos. Breezy HR simplifica estos pasos a través de un software único y sin interrupciones. Comienza hoy con una prueba gratuita y descubre cómo nuestro software + tu organización = nuevas contrataciones impresionantes.
