Con 26 respetables años de experiencia en RRHH a sus espaldas, Michelle Murray se describe a sí misma como "no soy reclutadora por naturaleza, soy reclutadora por necesidad".
Como vicepresidenta sénior de Recursos Humanos Globales en Market Force, dirige la contratación para oficinas en EE. UU., Canadá y Europa. Y, sobra decir, es un puesto que conlleva su propio conjunto único de desafíos.
"Cuando contratas a tanta gente como nosotros, es una situación del huevo o la gallina: ¿te tomas el tiempo para detenerte y arreglar las cosas para que avancen más rápido después? ¿O estás demasiado ocupado haciendo las cosas en primer lugar, que nunca tienes la oportunidad?"
Como líder en gestión de la experiencia del cliente, Market Force atiende a más de 250 clientes, incluidas marcas Fortune 10. Piensa en una contratación de alto volumen y ritmo acelerado. Responsable de más de 600 empleados, el equipo de RRHH de Michelle es una máquina eficiente de solo cuatro personas (y dos de ellos tienen su sede fuera de EE. UU.). Así que, sí. Sin presión.
Michelle nos dio una mirada interna a cómo usa la automatización para unificar a su equipo, cubrir más puestos más rápido y por qué la contratación siempre debe ser una vía de doble sentido.
¿Cómo supiste que era hora de cambiar tu sistema de contratación?
Trabajar para una empresa multinacional significa que tengo gerentes por todas partes: hay una persona en Canadá, una aquí en EE. UU. y otra en el Reino Unido.
El sistema que teníamos cuando llegué por primera vez era problemático: tenía que ingresar a todos manualmente y todos teníamos que tener licencias. Era muy caro y nada flexible. Una vez que fui a usarlo, simplemente no hizo lo que yo quería que hiciera. Sabía que necesitaba una herramienta mejor.
Breezy hizo exactamente lo que estaba buscando. Es realmente colaborativo: puedes añadir fácilmente a alguien como gerente de contratación, darles acceso al puesto, trabajar juntos en ese puesto, ver los correos electrónicos de los demás y saber qué está pasando. Así que, si varios de nosotros estamos trabajando en diferentes puestos y algo sucede, puedo entrar a un puesto y retomarlo. Si una persona se enferma y otra pregunta: '¿Qué pasa con las entrevistas de ese día?', puedo abrir fácilmente el puesto y ver toda la comunicación con el candidato. Sé cuándo están programadas las entrevistas y puedo gestionarlo desde allí.
¿Cómo han cambiado tus flujos de trabajo de contratación?
Teníamos un reclutador de tiempo completo y esa persona se fue y pensamos: 'Oh, está bien. No vamos a reclutar mucho' y luego explotó. No habríamos podido gestionarlo si no tuviéramos una herramienta como Breezy implementada.
Somos cuatro para unas 600 personas y hemos estado reclutando muchísimo. Así que, el hecho de que podamos hacer cuestionarios de referencia y de selección, como preguntas de inmigración, es genial. He trabajado con otras herramientas ATS, pero Breezy es simplemente mejor.
Además, cosas como enviar automáticamente un correo electrónico pidiendo disponibilidad para una entrevista ayudan mucho. Me gusta mucho el nivel de transparencia que ofrece, no solo dentro del equipo de RRHH, sino también con el gerente de contratación con el que trabajamos.
Todas estas cosas hacen que sea más rápido y fácil contratar. Por ejemplo, hubo un momento en que mi persona en Canadá estaba saturada y yo pensé: "Voy a entrar y simplemente lo haré". Y estuvo bien porque todo estaba ahí; pude hacerlo fácilmente gracias a Breezy.
¿Cuáles son tus objetivos de contratación y cómo los monitoreas?
Actualmente, estamos contratando muchos puestos administrativos, de tipo oficinista, y muchos puestos de servicio al cliente, y luego, como que reestructuramos nuestro grupo de diseño de software, así que también hemos estado contratando mucho más. Así que, estos están divididos: tengo un puesto de Director para el que estoy reclutando para ese grupo y un puesto de Desarrollador Senior.
Como equipo, intentamos revisar y ver qué vacantes hay. ¿Quién se encarga de cuál, alguien necesita ayuda, alguien tiene capacidad adicional para ayudar? Este es el tipo de conversaciones que tenemos.
Realmente no hago un seguimiento del tiempo de contratación, ya que puedo seleccionar a las personas dentro de las 48 horas posteriores a su solicitud y luego un gerente de contratación tarda dos semanas en responderme.
Sí uso Breezy para ver de dónde vienen nuestros solicitantes y así saber dónde invertir los recursos de reclutamiento. En cuanto a los recursos publicitarios, reviso lo que nos ha funcionado y lo que no. Consultaré el resumen de informes—principalmente para ver dónde hemos tenido picos en las solicitudes y cosas por el estilo.
¿Cuáles son tus consejos internos favoritos para interactuar con los candidatos?
Intento ser cercano con los candidatos y abordarlo como una conversación. Así que, les digo que no es una entrevista, sino más bien un diálogo.
También intento ser muy transparente; les digo: "Miren, estamos evaluando si son adecuados para nosotros. Pero ustedes nos están evaluando a nosotros para ver si somos adecuados para ustedes". Quiero que descubramos si hay un interés mutuo en avanzar. Y esa es tanto su decisión como la mía.
Para mí es importante que los candidatos reciban comunicación durante todo su proceso. Me gusta que reciban una confirmación cuando aplican por primera vez y una confirmación cuando su solicitud no avanza, y esas dos cosas son muy importantes. Con Breezy, si alguien no te gusta para el puesto, simplemente arrastras sus datos, el sistema envía un correo electrónico y listo.
¿Qué es lo que más te gusta de Breezy y por qué?
Muy rara vez me quejo de Breezy. Y diría que otros en mi equipo dirían lo mismo.
Y la configuración no ha sido difícil en absoluto. Les decía a mis gerentes: "Listo, ya los configuré, llámenme y les explico cómo funciona el sistema", y ellos me decían: "No necesito que me expliques, es muy fácil". Y a mis gerentes de contratación les gusta mucho porque es muy fácil de usar y tiene una gran visibilidad.
Cuando tienes a muchas personas viendo y trabajando en la misma plataforma, sabes exactamente qué está pasando. Por ejemplo, puedo simplemente enviarle un mensaje a quien sea y decirle: "Oye, mira a este candidato".
Cuando tu bandeja de entrada está llena y estás manejando múltiples tareas, la automatización sencilla y las comunicaciones transparentes son indispensables en tu arsenal de herramientas. Más aún, para una empresa multinacional como Market Force, que coordina operaciones en diferentes zonas horarias.
Si quieres trabajar de forma inteligente, necesitas un sistema receptivo, reactivo e inteligente. De esta manera, ganar se convierte en la norma, no en la excepción.
