Descripción del puesto de Gerente de Oficina

Acerca del puesto de Gerente de Oficina

Buscamos un Gerente de Oficina responsable que se encargue de la organización y coordinación de las tareas administrativas y los procedimientos de oficina. Nos ayudarás a crear y mantener un ambiente de trabajo adecuado para optimizar nuestra eficacia organizacional, comunicación y seguridad. Tus responsabilidades incluirán programar reuniones y citas, gestionar los suministros de oficina, recibir a los visitantes y proporcionar apoyo administrativo general a nuestros empleados.

Debes tener experiencia trabajando como Gerente de Recepción o Administrador de Oficina. Esperamos que estés familiarizado con una variedad de software de oficina (incluyendo herramientas de correo electrónico, hojas de cálculo y bases de datos) y que seas capaz de manejar las tareas administrativas con precisión.

Las responsabilidades del Gerente de Oficina son:

• Organizar las operaciones y procedimientos de la oficina, y programar reuniones y citas
• Gestionar la distribución de la oficina, y pedir papelería y equipo cuando sea necesario
• Mantener las condiciones de la oficina y organizar las reparaciones necesarias
• Trabajar en conjunto con Recursos Humanos para actualizar y mantener las políticas de la oficina según sea necesario
• Supervisar la facturación y los pagos de todos los artículos en tiempo y forma
• Negociar con proveedores de oficina٫ proveedores de servicios y el arrendamiento de la oficina
• Administrar el presupuesto de G&A de la oficina٫ asegurar informes precisos y oportunos
• Organizar el proceso de incorporación para nuevos empleados y brindar apoyo a los visitantes
• Asistir al gerente con tareas típicas como mantenimiento٫ correspondencia٫ facturas٫ recados y demás
• Interactuar con los empleados para recibir sus consultas sobre problemas organizacionales
• Planificar actividades internas o externas٫ como fiestas٫ celebraciones y conferencias

Los requisitos para el puesto de Gerente de Oficina son:

• Más de 2 años de experiencia trabajando como Gerente de Oficina٫ Gerente de Recepción (http://www.link...) o Asistente Administrativo (http://www.link...)
• Buena experiencia con las responsabilidades٫ sistemas y procedimientos de un administrador de oficina
• Buena experiencia práctica con máquinas de oficina (como máquinas de fax e impresoras) y MS Office٫ particularmente MS Excel y MS Outlook
• Buen conocimiento de herramientas de programación de correos electrónicos, como Email Scheduler y Boomerang
• Sólidas habilidades de gestión del tiempo y capacidad multitarea y para priorizar el trabajo
• Sólidas habilidades de organización, planificación y resolución de problemas con atención al detalle
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal, con un enfoque creativo para la resolución de problemas
• Título de bachillerato; una cualificación adicional como Asistente Administrativo o Secretario(a) será un plus