Existe un dicho no tan antiguo que dice que la gente renuncia a los gerentes, no a los trabajos. Pero en muchos casos, la verdadera razón es la mala retroalimentación.
Según la investigación, la retroalimentación regular puede aumentar la productividad en un 12.5%. Y también es excelente para la retención, con tasas de rotación casi un 15% más bajas para las empresas que brindan retroalimentación de forma rutinaria.
Ya sea que ya tengas un sistema de retroalimentación para empleados implementado o te cueste empezar a dar retroalimentación de forma regular, estamos aquí para ayudarte. En esta guía, compartiremos las últimas mejores prácticas para eliminar el miedo a la retroalimentación.
Dar retroalimentación como gerente: 7 consejos para una conversación productiva
Como líder, tu trabajo es dar a los empleados las herramientas que necesitan para brillar. ✨
Y no te equivoques, la retroalimentación es una de esas herramientas. Los datos muestran que los empleados son 3.6 veces más propensos a realizar un trabajo excepcional cuando su gerente les brinda retroalimentación diaria en comparación con la anual. Pero, ¿cuál es la mejor manera de iniciar la conversación? Las siguientes 7 estrategias pueden ayudar.
1. Elige tu modelo de retroalimentación
La retroalimentación efectiva requiere estrategia. Comienza por formalizar la perspectiva de tu empresa sobre la retroalimentación, desarrollando un marco definido o aplicando un modelo existente.
Por ejemplo, Google utiliza el modelo GROW para dar retroalimentación a los empleados, mientras que Adobe utiliza un marco de revisiones continuas en lugar de las evaluaciones de desempeño anuales – lo que ha ayudado a la empresa a reducir la rotación voluntaria en un 30%.
Si bien ningún marco es universal, aquí te presentamos algunos de los modelos más populares:
- GROW (Meta, Realidad, Opciones, Voluntad) – el modelo de coaching GROW ayuda a las personas a establecer y alcanzar metas al evaluar su realidad actual, explorar opciones posibles y comprometerse con la acción
- CORE (Claridad, Responsabilidad, Resolución, Compromiso) – este modelo enfatiza la comunicación clara, la responsabilidad personal y el compromiso activo
- SBI (Situación, Comportamiento, Impacto) – asegura claridad y objetividad al describir una situación específica, el comportamiento observado y su impacto
- SKS (Detener, Mantener, Empezar) – este es un marco simple para la mejora continua
Supongamos que estás dando retroalimentación constructiva utilizando el modelo SKS. Con este enfoque, tu retroalimentación podría verse así:
Detener: “He notado que a menudo revisas tus correos electrónicos durante las discusiones en equipo, lo que puede dar la impresión de que no estás completamente involucrado. Intentemos minimizar las distracciones durante las reuniones.”
Mantener: “Haces un gran trabajo resumiendo los puntos clave al final de las discusiones, lo que realmente ayuda a mantener al equipo alineado; por favor, sigue así.”
Empezar: “Sería excelente si pudieras compartir tus ideas de forma proactiva más temprano en las reuniones. Tus aportaciones son valiosas y podrían ayudar a dar forma a la conversación.”
¿Te cuesta encontrar las palabras adecuadas? Breezy Perform incluye guiones preestablecidos que utilizan el marco SKS para ayudar a iniciar la conversación. ¡Incluso hay un generador de comentarios para gerentes que te ayudará a poner las ideas en marcha!
2. Prepara notas con antelación
Los miembros del equipo siempre saben cuándo llegas a las sesiones de retroalimentación sin preparación. Genera confianza con tu equipo tomando notas regularmente para que tus comentarios sean relevantes. Anotar las cosas te ayuda a detectar patrones y a construir sobre conversaciones pasadas, manteniendo la conversación orientada al futuro.
Pero los líderes no son los únicos que necesitan tiempo de preparación. Según HBR, más del 85% de los empleados se quedan en silencio sobre temas importantes porque les preocupa ser vistos negativamente. Para que tus conversaciones sean lo más productivas posible, asegúrate de que cada empleado tenga la oportunidad de preparar sus ideas con antelación.
Si ya tienes una herramienta de gestión del desempeño que te ayuda a obtener retroalimentación de tus colaboradores directos, esta parte es fácil. En Breezy Perform, gerentes y miembros del equipo pueden acceder a la retroalimentación, objetivos y evaluaciones de desempeño anteriores, todo en un solo lugar.
3. Comparte ejemplos específicos
La verdad es que los trabajadores quieren expresarse , pero los gerentes deben estar dispuestos a escuchar. Según datos de Gallup, el 80% de los empleados que recibieron retroalimentación significativa la semana pasada están totalmente comprometidos, pero la retroalimentación verdaderamente reflexiva puede ser difícil de conseguir.
Los de alto rendimiento, especialmente los de alto rendimiento mujeres, reciben la retroalimentación de menor calidad, según un análisis de más de 23,000 evaluaciones de desempeño. Pero, ¿qué es exactamente la retroalimentación de alta calidad frente a la de baja calidad?
“La calidad de la retroalimentación es diferente de si es positiva o negativa por naturaleza. La retroalimentación de alta calidad viene con ejemplos claros de las contribuciones del empleado y sugerencias claras para mejorar y cómo avanzar en los objetivos profesionales, como obtener un ascenso”, Jennifer Liu, reportera sénior de temas laborales para CNBC, explica.
La retroalimentación de baja calidad podría incluir comentarios sobre la personalidad de alguien en lugar de su trabajo, o depender de clichés vagos para transmitir tu mensaje. Decirle a un subalterno que “hizo un trabajo excepcional” o que “siga adelante” no añade valor – crea confusión.
¿La solución? Respalda tus comentarios con ejemplos específicos, resultados de trabajo y/o comportamientos. Aquí tienes un ejemplo de cómo puedes resaltar dónde se necesita mejorar sin dejar de mantener una retroalimentación constructiva:
Ejemplo: "En la presentación al cliente de la semana pasada, tu investigación fue exhaustiva, pero algunos de tus puntos clave fueron apresurados, lo que dificultó que el cliente te siguiera. La próxima vez, intenta manejar tu ritmo y enfatizar las conclusiones principales para asegurar la claridad."
Elogio: "Tu habilidad para simplificar datos complejos para el equipo es fantástica; ayuda a todos a mantenerse alineados y a tomar decisiones informadas."
Crítica: "En las reuniones de equipo, a veces hablas por encima de los demás, lo que puede desalentar la participación. Trabajemos en crear un espacio para que todos puedan contribuir."
4. Reconoce los factores externos
Antes de aplicar cualquiera de estos consejos para dar retroalimentación, es importante tener en cuenta que a veces los empleados tienen dificultades debido a fuerzas que están fuera de su control. Antes de asumir que un problema de desempeño particular se debe a la motivación o el esfuerzo, da un paso atrás y observa las circunstancias.
Los factores externos pueden afectar incluso a los empleados más capaces. Aquí te presentamos algunos de los factores externos más importantes a tener en cuenta:
- Estrés: Agotamiento laboral lleva a errores, falta de comunicación y una disminución general en el rendimiento de los empleados. Para combatir las causas raíz del estrés de los empleados, analiza la carga de trabajo y el ritmo de tus empleados antes de sacar conclusiones precipitadas.
- Claridad: Los entornos de ritmo rápido pueden ser emocionantes, pero también pueden generar lagunas en la comunicación. Cuando los plazos son ajustados, asegúrate de que tus expectativas sean claras. Comunica tus prioridades para que los empleados sepan qué tareas o proyectos abordar primero.
- Cambios de rol: En medio de la creciente reestructuración y los recortes presupuestarios, es fácil sentirse inestable. Y eso es especialmente cierto cuando los buenos empleados son asignados a roles para los que quizás no estén totalmente preparados. Si le estás pidiendo más a un empleado, asegúrate de que tenga el apoyo necesario para tener éxito.
Cuando notes que se cuelan factores estresantes externos, demuéstrales a los empleados que quieres ayudar. Por ejemplo, si ves a un miembro del equipo batallando con nuevas responsabilidades, así es como puedes manejarlo:
- Reconoce los factores externos: "Sé que la implementación del nuevo software causó algunos retrasos, lo cual estuvo fuera de tu control y añadió estrés a tus tareas."
- Destaca el comportamiento positivo a pesar de los desafíos: "Incluso con estos desafíos, mantuviste al equipo informado, lo que ayudó a gestionar las expectativas."
- Ofrece retroalimentación constructiva: "En el futuro, pedir apoyo con anticipación podría ayudar a evitar que los retrasos se acumulen."
Ofrece apoyo para el futuro: Trabajemos juntos para asegurarnos de que tengas los recursos y el apoyo adecuados para evitar estos problemas la próxima vez.
5. Mantente humilde
Los verdaderos líderes no temen reconocer sus propias áreas de mejora. Las investigaciones muestran que las personas humildes son vistas como líderes más efectivos, impulsando desde el rendimiento del equipo hasta la satisfacción de los empleados.
No solo eso, más del 95% de los empleados dicen que quieren un líder humilde. Y más del 97% de los gerentes dicen que quieren serlo.
Así que, cuando cometas un error de gestión, asúmelo. En lugar de poner excusas, usa los errores pasados y la retroalimentación de los empleados como oportunidades para aprender y mejorar.
Aquí tienes un ejemplo de cómo mantener la humildad al dar retroalimentación a los empleados:
Elogio: "Hiciste un excelente trabajo con el cronograma del proyecto. Noté que pudiste ajustarte rápidamente cuando surgieron retrasos inesperados, y eso realmente ayudó a mantener todo en marcha. Yo podría haber sido más proactivo al consultarte antes, así que aprecio tu iniciativa."
Crítica: "Noté que hubo algunos momentos en los que ciertas tareas no estaban claras, y eso generó algo de confusión. En retrospectiva, creo que podría haber sido más claro en mi comunicación durante la etapa de planificación para evitarlo. De ahora en adelante, asegurémonos de tener un marco más claro para estas tareas."
6. Maneja la retroalimentación negativa con cuidado
Ya sea que estés compartiendo retroalimentación de una entrevista con un candidato no seleccionado o preparándose para una evaluación de desempeño difícil, dar retroalimentación es casi siempre incómodo, especialmente si eres quien la recibe.
Con demasiada frecuencia, los gerentes sienten que tienen que recurrir al dudoso modelo del "sándwich de retroalimentación", amortiguando una verdad incómoda entre dos rebanadas de comentarios positivos.
“Este enfoque no solo se siente artificial, sino que va en contra de la psicología humana: estamos programados para identificar amenazas potenciales. Como resultado, nos centraremos en la información que percibimos como negativa en detrimento de aprendizajes más constructivos”, la coach de desempeño de C-suite Tiffany Gaskell le dice a Fast Company.
Pero dar retroalimentación negativa es una oportunidad para una mejor alineación del equipo. Aquí hay algunas formas de transformar conversaciones difíciles en oportunidades de aprendizaje:
- Replantear la conversación. Cuando usas la retroalimentación como una oportunidad para aprender en lugar de un castigo, permite una conversación más orgánica.
- Lidera con curiosidad. Una conversación de retroalimentación nunca debería ser un monólogo. En su lugar, crea un diálogo invitando a tu colaborador directo a compartir su perspectiva primero. El siguiente paso es pedir permiso antes de ofrecer tus puntos de vista. Esto no solo fomenta el respeto, sino que ayuda a todas las partes a bajar sus defensas y hablar abiertamente.
Ofrecer este tipo de retroalimentación también brinda la oportunidad perfecta para probar el SBI (Situación, Comportamiento, Impacto) marco de trabajo.
Primero, contextualiza el contexto con una frase como “en este informe” o “en la reunión de esta mañana”. Después, describe el comportamiento de forma objetiva. Usa hechos en lugar de asumir las intenciones o emociones de la otra persona. No digas “fuiste descuidado”... en su lugar, di “cometiste varios errores ortográficos”.
Finalmente, describe el impacto que tuvo este comportamiento. Por ejemplo, “generó otra ronda de edición que retrasó el cronograma del proyecto”. Pídeles que reflexionen sobre lo que salió mal y cómo pueden evitarlo en el futuro. Al abordar la retroalimentación como una colaboración, los gerentes pueden convertirla en una herramienta para el éxito, no para el estrés.
7. Sé constante
Como con cualquier cambio de estilo de vida, la constancia es clave. Según Gallup, tener solo una conversación significativa por semana puede impulsar el compromiso de los empleados más que cualquier otra actividad de liderazgo.
Y no solo eso, la retroalimentación frecuente es especialmente importante para el 65% de los trabajadores de la Generación Z que dicen que quieren retroalimentación una vez a la semana como mínimo.
¿Necesitas ayuda para estructurar tus revisiones semanales¿Pon en práctica estos consejos:
- Crea una agenda para tus reuniones de seguimiento. Comprométete a hacer reuniones de seguimiento semanales regulares, incluyendo una lista de temas clave de discusión, preguntas para los empleados y los resultados esperados de la reunión. Envía la agenda a tu colaborador directo antes de la reunión para que ambas partes puedan participar de manera más significativa.
- Mantén un ambiente cálido y amigable. ¿Un consejo rápido? Inicia tus reuniones de seguimiento semanales con un rompehielos. Por ejemplo, podrías preguntar sobre ese viaje de fin de semana, el concierto del coro de sus hijos o cualquier cosa que no esté relacionada con el trabajo.
- Reconoce los logros. Un pequeño reconocimiento hace una gran diferencia. Si tu colaborador directo hizo un trabajo increíble en un proyecto reciente, no dudes en hacérselo saber.
Ya sea que te reúnas en persona o por Zoom, prepárate para dar retroalimentación procesable cada vez que se vean.
La retroalimentación es el combustible para los equipos de alto rendimiento
Una cultura de retroalimentación no se construye de la noche a la mañana. Pero cuando se maneja con cuidado, la retroalimentación del gerente puede ser un catalizador para el crecimiento.
Ya sean elogios, críticas constructivas o una combinación saludable de ambos, la retroalimentación intencional mantiene a los empleados comprometidos. Y cuando los gerentes dejan de lado su propia incomodidad para dialogar con los miembros del equipo, crean una cultura donde todos prosperan.
¿Necesitas ayuda para poner en marcha tu sistema de retroalimentación? Breezy Perform hace que la temporada de evaluaciones sea muy sencilla.
Con un proceso intuitivo de establecimiento de objetivos, historial de evaluaciones de desempeño anteriores y un generador de comentarios para evaluaciones de gerentes, Perform facilita dar retroalimentación en tiempo real. Regístrate hoy para obtener acceso gratuito para hasta 10 empleados.
