Teléfono vs. correo electrónico, ensalada vs. donas, ATS vs. HRIS: El mundo está lleno de elecciones difíciles. 🍩
Pero, ¿y si pudieras evitar el dolor de cabeza y tener ambos?
Con una integración de HRIS y ATS, puedes hacerlo—pero no todos los profesionales de contratación se han enterado todavía.
Yesha Sharma, Asesora de Personas y Rendimiento en Crimson Education lo ha vivido: “Antes de descubrir la integración de HRIS y ATS, estábamos en busca de algo que respondiera a nuestras preguntas: ‘¿Cómo optimizamos este proceso? ¿Cómo lo ponemos en manos de nuestros líderes para que se hagan cargo? ¿Y cómo podemos lograr que el sistema haga el trabajo por nosotros?”
Ya sea una incorporación desordenada, malas contrataciones o la reputación con los candidatos, hay mucho que puede salir mal—y hay mucho en juego. De hecho, casi el 50% de los candidatos afirma haber rechazado un puesto debido a una mala experiencia de contratación. 😵
No dejes que te pase a ti.
La buena noticia es que las herramientas integradas pueden hacer que la experiencia del candidato y el proceso de incorporación de nuevos empleados funcionen a la perfección. Pero, ¿realmente necesitas tanto un HRIS como un ATS para lograr eso o una sola herramienta que pueda hacer ambas cosas? Y si es así, ¿cómo funciona todo el proceso?
Con un poco de ayuda de Yesha y nuestros amigos de Sapling, estamos aquí para ayudarte a llegar al fondo del asunto de una vez por todas.
¿Qué es un Sistema de Información de Recursos Humanos (HRIS)?
Los Sistemas de Información de Recursos Humanos (o HRIS, como se les conoce cariñosamente) son el centro digital de RRHH que lo tiene todo.
En otras palabras, ofrecen todas las funciones generales de RRHH que una empresa exitosa necesita. Esto es lo que aportan:
- Gestión de personal, incorporación y desvinculación
- Funciones de nómina
- Administración de beneficios
- Gestión de capacitación
- Informes y análisis
- Funciones de autoservicio para empleados
- Y más
En otras palabras, un HRIS cubre todas las funciones de personal con un solo sistema. Además, te ayuda a mantener la organización en toda la empresa y a mejorar tus flujos de trabajo diarios para que puedas concentrarte en el trabajo de =alto valor.
En resumen:
Si tienes un negocio en crecimiento y quieres resolver todos tus problemas de RR. HH. en un solo lugar, un HRIS es la herramienta ideal para ti.
Sin embargo, ten en cuenta que, dado que el software HRIS está diseñado para cubrir tantas tareas diversas de RR. HH., estos sistemas no siempre profundizan en los detalles del reclutamiento y la contratación.
Ahí es donde entra en juego una integración HRIS + ATS súper fluida. 🎯
¿Qué es un Sistema de Seguimiento de Candidatos (ATS)?
Un Sistema de Seguimiento de Candidatos (también conocido como 'ATS') difiere del HRIS en que solo cubre una función: el reclutamiento, pero lo hace de forma increíble.
Para empresas con necesidades de contratación limitadas, quizás puedas arreglártelas con cualquier "sistema" de reclutamiento ad hoc de Trello + hoja de Google que tengas implementado. Pero si realmente quieres destacar entre otras marcas empleadoras en tu nicho y atraer al mejor talento, sin duda el más calificado, para llevar tu negocio al siguiente nivel, un ATS es indispensable.
Desde pipelines personalizables hasta contacto automatizado con candidatos, un ATS inteligente cubrirá todas las necesidades de reclutamiento. Además, el ATS adecuado contará con equipos de desarrolladores y profesionales de soporte al cliente dedicados a mejorar constantemente cada función. (Genial, ¿verdad?)
Estas son las principales características de ATS que debes buscar:
- Gestión de Candidatos: Los pipelines personalizables muestran exactamente dónde se encuentra cada candidato en el proceso de contratación y envía correos electrónicos automáticamente a los candidatos cuando los pasas a la siguiente ronda de contratación (o no).
- Colaboración en Equipo: Funciones como las @menciones, las tarjetas de puntuación del equipo y los sistemas sencillos de calificación de candidatos ayudan a mantener a todos los miembros de tu equipo de contratación en sintonía.
- Publicación Automatizada de Ofertas de Empleo: Un ATS inteligente te ayudará a ahorrar tiempo y dinero al publicar anuncios automáticamente en los principales portales de empleo, lo que significa que ya no tendrás que publicar ofertas de empleo manualmente. 🎉 (Consejo: Asegúrate de buscar sistemas que se dirijan tanto a sitios gratuitos como de pago.)
- Correo Electrónico, SMS y Programación: Busca un ATS con funciones de programación integradas y correos electrónicos/SMS vinculados para que los candidatos puedan elegir el mejor horario para ellos.
- Informes y Análisis: Un ATS de primer nivel hará que el cumplimiento normativo sea muy sencillo con informes EEOC, OFCCP y GDPR con un solo clic, además de información de contratación útil a través de informes de fuentes y encuestas a candidatos para ayudarte a ver qué partes de tu proceso podrían necesitar un poco de mejora.
¿No sabes qué ATS usar? Si tienes problemas para distinguir un sistema de reclutamiento de otro, consulta nuestro desglose completo aquí.
Finalmente, tu ATS debe integrarse sin problemas con tu HRIS ✔️
Si buscas suficiente flexibilidad para crear tu proceso perfecto y personalizado de contratación e incorporación, hay una característica que debes buscar por encima de las demás: Integración de HRIS.
Al integrar tu ATS con un potente HRIS, puedes lograr que toda la experiencia del candidato funcione a la perfección. Volvamos con Yesha Sharma, Asesora de Personas y Desempeño en Crimson Education, para ver más de cerca cómo funciona.
Cómo Crimson Education logra la magia de la incorporación automatizada con Breezy + Sapling
La empresa de tecnología educativa Crimson Education, con sede en Nueva Zelanda, fue fundada con la idea de que, a través de la educación personalizada, pueden transformar a los estudiantes en los líderes del mañana. Como la consultoría de apoyo a admisiones universitarias más exitosa del mundo, con más de 350 empleados y una red de tutores/mentores de 2,000, el equipo de talento de Crimson Education tiene mucho en su lista de tareas pendientes.
Yesha Sharma, Asesora de Personas y Desempeño, es responsable de optimizar el proceso de reclutamiento global. Para ella, una contratación de primera es cuestión de elegir las herramientas adecuadas.
“Nuestro ATS original no estaba empoderando a nuestros Gerentes de Contratación, y pasaban demasiado tiempo en la parte administrativa de construir un gran equipo. Hicimos mucha investigación y pruebas, preguntando: ‘¿cómo optimizamos el proceso de reclutamiento y logramos que el sistema haga el trabajo por nosotros?”
Después de revisar sus opciones, Yesha y su equipo de contratación se decidieron por Breezy.
“Cambiar a Breezy fue una decisión fácil y obvia. La experiencia de usuario es intuitiva y puedes configurarlo todo tú mismo. Era exactamente el tipo de automatización tecnológica que buscábamos”, dice.
Pero el trabajo aún no había terminado. Después de configurar su ATS perfecto, Yesha se dio cuenta rápidamente de que había más en la historia.
“En ese momento estábamos usando otro HRIS [integrado con Breezy]. Nos dimos cuenta de que, aunque el lado del reclutamiento estaba resuelto, la parte generalista de RRHH era deficiente. No perdemos el tiempo en sistemas que no nos sirven, y rápidamente cambiamos nuestro HRIS a Sapling. La siguiente pregunta fue cómo minimizamos la carga administrativa de usar diferentes herramientas y que necesitamos que estos sistemas se comuniquen entre sí.”
Entra en juego la integración. Una vez que Breezy y Sapling estuvieron integrados, las cosas empezaron a encajar para Yesha y su equipo de contratación.
“Queremos tecnología innovadora y de primera clase, y un enfoque de "un sistema para todo" no lo logra. Tenemos una fuerza laboral dinámica, distribuida en 23 ciudades diferentes, y necesitamos tecnología que respalde nuestro rápido crecimiento. Contar con la flexibilidad de diferentes sistemas que asumen distintas responsabilidades de la manera que queremos es algo poderoso. Ir más allá y tener integraciones fluidas y fáciles de configurar hace que la implementación y la adopción sean muy sencillas (juego de palabras intencionado).”
Así es como la integración de HRIS y ATS de Yesha incorpora sin problemas a sus nuevas contrataciones.
Paso 1. Envía tu carta de oferta a los mejores candidatos
Una vez que hayas encontrado a tu nuevo empleado de alta calidad, necesitas incorporarlo lo antes posible.
Yesha utiliza Breezy para buscar, filtrar y entrevistar candidatos, antes de enviar la oferta a través de la aprobaciones de oferta etapa.
(¡Psst! Como un plus, asegúrate de que tu carta de oferta formal no solo cumpla con todos los requisitos, sino que también tenga un toque extra de chispa y brillo para entusiasmar a tu nuevo empleado/a!)
Paso 2. Agrega automáticamente a los nuevos empleados de tu ATS a tu HRIS ✨
El siguiente paso es transferir a los nuevos empleados a tu HRIS utilizando Breezy Stage Actions.
“Es sencillo. Simplemente hacemos clic en un botón que dice ‘Agregar a Sapling’ y toda la información relevante se transfiere a nuestro HRIS, lo que luego inicia la incorporación, el aprovisionamiento de G-Suite, la nómina y se conecta con otras tecnologías de RRHH muy apreciadas. Esta integración es el catalizador”, explica Yesha.
Paso 3. Ofrece una cálida bienvenida con instrucciones claras de pre-incorporación para empleados
Como Yesha lo expresa, “Una parte de la etapa es la contratación y la otra parte es mantener a los empleados comprometidos y satisfechos”.
Para Crimson, eso significa crear un proceso de pre-incorporación/incorporación excepcional con un poco de ayuda de Sapling.
“Ahora tenemos un flujo integral de pre-incorporación para que los empleados lo sigan, donde pueden aprender sobre nosotros, ver videos, conocer a su equipo y más. Lleva a alguien en un viaje en esta nueva etapa donde podemos decir: '¡Oye, te contratamos, vamos a conocernos!'”
Paso 4. Automatiza un proceso de incorporación de empleados excelente
Antes de que el nuevo empleado ponga un pie en la oficina, Yesha y su equipo utilizan la interfaz personalizable de Sapling para crear una experiencia de incorporación a medida.
“Antes de Sapling, no teníamos ninguna experiencia de pre-incorporación o incorporación para nuestros empleados más allá de las tareas, lo cual no era atractivo”, dice Yesha. “Ahora podemos crear planes de incorporación personalizados para cada nuevo empleado. Sapling envía automáticamente un correo electrónico al nuevo empleado con un enlace y le proporciona un poco de contexto. La forma en que está configurado cubre la parte administrativa y los detalles ‘agradables’ al mismo tiempo”.
Y todos esos “detalles agradables” adicionales no deben subestimarse. Los datos muestran que una excelente incorporación de empleados puede mejorar la retención de personal en un 82%. Si quieres retener a ese nuevo empleado, ¡vale la pena hacer este paso a la perfección!
¿El resultado? Tiempo + costo reducidos
Yesha y el equipo estaban encantados con los resultados. Las características combinadas de la potente integración HRIS y ATS no solo redujeron el tiempo de contratación de Crimson, sino que también ahorraron el tiempo y el costo equivalente a un empleado de tiempo completo.
“Solíamos tener un puesto adicional de tiempo completo para reclutamiento. Ahora hemos absorbido fácilmente ese rol completo en la carga de trabajo de nuestro equipo, que ya es ágil, al usar los sistemas de manera eficiente”.
Además, con la ayuda de las herramientas de Breezy Respuestas en video, Yesha y su equipo de contratación pudieron recopilar información de selección importante más rápido, reunir y rastrear métricas de datos, y eliminar por completo la fase de selección telefónica para incorporar a los mejores candidatos más rápidamente.
“A nuestros gerentes de contratación les encanta la capacidad de usar cuestionarios personalizados y recibir respuestas en video. Ahorra una enorme cantidad de tiempo y elimina por completo la etapa de entrevista telefónica de nuestro proceso de reclutamiento. En un mundo acelerado, esto nos ahorra tiempo a nosotros y a los candidatos”, explica Yesha.
“La integración HRIS y ATS ha redefinido cómo es el reclutamiento para nosotros”.
Porque para Yesha, dominar el proceso de contratación se trata de elegir las herramientas adecuadas para el trabajo adecuado. “. Prefiero tener expertos de clase mundial en sus dominios como Sapling o Breezy para poder elegir cómo atender a nuestra organización única”.
Por qué integrar tu HRIS y ATS simplemente tiene sentido
El panorama de reclutamiento y contratación ha cambiado a una velocidad vertiginosa en los últimos años. A medida que los millennials invaden el ámbito laboral, traen consigo muchísimas expectativas nuevas a cambio de su lealtad. Desde horarios de trabajo flexibles (piensa en: trabajo remoto desde una playa en Bali ⛱️) hasta expectativas de CX por las nubes, estas personas saben lo que quieren, y tu proceso de contratación debe reflejarlo.
Los departamentos de RRHH con visión de futuro tienen algo muy claro: lo digital es el futuro.
Para seguir siendo competitivos, los negocios de hoy necesitan asegurarse de que sus procesos de reclutamiento satisfagan las demandas de la fuerza laboral moderna. Desde automatizar la programación de tus entrevistas hasta encontrar la integración de HRIS y ATS adecuada para que la experiencia del candidato sea inolvidable, hay un sinfín de acciones tecnológicas que puedes tomar para ahorrar tiempo, mejorar la experiencia del candidato y llevar tu negocio a nuevas alturas.
Porque, al final de cuentas, la automatización de RRHH es más que solo elegir la herramienta tecnológica más llamativa del mercado; se trata de usar esas herramientas en conjunto para crear la experiencia óptima para tu equipo, tanto actual como futuro.
