La guía todo en uno para tu mejor proceso de entrevista hasta ahora

Desde la revisión de currículums hasta el envío de una carta de oferta, aquí tienes todo lo que necesitas para estructurar y optimizar tu proceso de entrevista

¿Recuerdas cuando tú no eras responsable de contratar candidatos? Escuchabas términos como entrevista estructurada o carta de oferta y pensabas: «Meh. Suena bastante sencillo», ¿verdad?

Ahora que estás en la primera línea —quizás como gerente de contratación, quizás como nuevo reclutador, o quizás en un pequeño equipo de startup donde todos juegan un papel clave en la contratación— las cosas no parecen tan fáciles. ¿A quién deberías traer para una entrevista? ¿Qué preguntas deberías hacer en una entrevista telefónica? ¿Necesitas una? ¿Cómo desarrollas preguntas que te den respuestas reales? ¿Quién hace qué durante una entrevista presencial? ¿Qué incluye una carta de oferta?

Hoy, quiero equiparte con las herramientas que necesitas para dar forma y simplificar adecuadamente tu proceso de entrevista, y luego para aprovechar al máximo el tiempo que tienes con los candidatos. Dado que ya estás trayendo a los candidatos de alto rendimiento para entrevistas, te mostraré cómo diseñar un proceso que no solo atraiga e impresione a los candidatos, sino que también le dé a tu organización la mejor oportunidad de evaluarlos para el puesto en cuestión.

Esta es una guía completa, así que aquí tienes una forma práctica de ir directamente a la información que más necesitas, ahora mismo:

• Revisión de Currículums
• Fundamentos de la entrevista y Elaboración de Preguntas
• Después de las rondas de entrevistas

Cada organización es diferente, cada puesto es diferente y cada gerente de contratación tiene sus particularidades, así que no sientas que tienes que seguir cada consejo que presento aquí. El objetivo es darte opciones para un proceso de entrevista más estructurado y optimizado que te ayude a identificar a los mejores candidatos, los haga sentir bienvenidos y, en última instancia, conduzca a contrataciones más rápidas y sencillas para ti y tu equipo.

Aviso importante/Descargo de responsabilidad: Antes de implementar cualquier proceso de selección, comprende los requisitos de tus organismos reguladores específicos y busca asesoría legal para asegurarte de que estás ofreciendo un proceso justo para todos los solicitantes. En serio.

Filtrado de currículums

Bueno, primero lo primero: ¿quién llega a la etapa de entrevista en primer lugar? Si has publicado una descripción de puesto excelente y precisa, probablemente tendrás cientos de currículums que revisar, y no puedes entrevistar a todos de manera costo-eficiente. En un mundo perfecto, todos estos currículums cumplirían con tus requisitos establecidos, pero ¿en la realidad? Muchos solicitantes no calificados llegarán en masa, y queremos evitar que tengas que revisar cada uno de ellos.

Comienza por determinar las principales prioridades para el puesto en cuestión: ¿es la licencia? ¿Años en un puesto similar? ¿Certificaciones o estudios? Con software de reclutamiento moderno como Breezy HR, podrás descalificar automáticamente a los solicitantes que no cumplan con ninguno de estos estándares, lo que te permitirá preseleccionar candidatos con apenas esfuerzo humano.

¿No utilizas un ATS sencillo como Breezy? Configura tu solicitud con elementos como casillas de verificación y opciones de opción múltiple tanto como sea posible, para que puedas escanear manualmente esas cualificaciones exactamente como lo haría una computadora, y descalificar inmediatamente a todas las personas que no cumplan con los estándares mínimos que tu organización establece. Es la forma más rápida de reducir el número de solicitantes a un nivel manejable sin necesidad de leer volúmenes de texto.

Para algunos puestos, un segundo filtro apropiado sería la revisión de la gramática, ortografía y precisión general en una carta de presentación y currículum. Errores evidentes como escribir mal el nombre de la empresa o citar el puesto equivocado descalificarían al solicitante, reduciendo aún más tu grupo de candidatos.

Si todavía tienes una cantidad considerable de solicitantes prometedores, echa un vistazo a las siguientes cuatro áreas para ayudarte a comprender mejor la adecuación del candidato para el puesto:

• Objetivo laboral o resumen profesional,
• Habilidades y aptitudes relevantes,
• Historial laboral, y
• Experiencia en la industria

Objetivo laboral:
¿Buscan crecer hacia algo que la empresa tiene disponible? Por ejemplo, si el objetivo laboral del candidato indica que aspira a un puesto gerencial y lo único que tienes disponible son puestos de nivel inicial, es posible que no estén dispuestos a esperar con un salario más bajo y menos responsabilidades durante los años que tardará en abrirse un puesto gerencial.

Habilidades relevantes:
Pregúntate si cumplen con cada uno de tus requisitos de habilidades relevantes; por ejemplo, ¿son expertos en Photoshop e InDesign, o solo tienen un conocimiento superficial de Salesforce? Tu organización probablemente enumeró el conjunto de habilidades perfecto en la descripción del puesto, por lo que vale la pena verificarlo para reducir tu pila de currículums. Puede parecer duro y un poco exigente, pero si aún tienes decenas de candidatos en la contienda, descarta a los que no posean este conjunto de habilidades ideal ahora, y evita perder el tiempo del equipo de contratación más adelante.

Historial laboral:
¿Es irregular? ¿Tienen varios puestos diferentes que necesitan explicar? ¿Cambian de puesto cada seis meses, mientras tú buscas un empleado a largo plazo? Cada situación para cada candidato es única, e idealmente escucharías las explicaciones de los candidatos sobre este tipo de peculiaridades para determinar si son señales de alerta que indican un empleado problemático o simplemente una racha de mala suerte. Sin embargo, si estás en posición de ser selectivo, no te arriesgues.

Experiencia en la industria:
Por último, pero no menos importante, opta por descalificar a los candidatos que son nuevos en la industria, si aplica. Alguien que vende seguros de vida bien podría tener la experiencia transferible para vender software, pero aquí estamos siendo exigentes. Descarta a los solicitantes cuya experiencia en la industria no se alinee con las necesidades de tu organización de inmediato.

Herramientas de selección adicionales:

Evaluaciones en video: En Breezy, puedes incluir una evaluación en video como parte de tu solicitud inicial (o en una etapa posterior). Para una evaluación en video, los candidatos grabarán videos de sí mismos respondiendo preguntas que tú definas, por lo que es una excelente oportunidad para emitir juicios rápidos sobre su presentación, fluidez lingüística o habilidades de venta. Incluso puedes compartir los videos entre tus compañeros de equipo, lo que facilita decidir, como equipo, quién debe ser descartado y quién debe avanzar.

Muestras de trabajo: Para un puesto de alto nivel o muy competitivo, considera añadir un requisito de muestra de trabajo a tu solicitud. Para especialistas en marketing, redactores, editores de video, diseñadores e incluso ingenieros, pedirle al candidato que resuelva un problema particular o cree un producto puede mostrar tanto su nivel de habilidad como su deseo por el puesto.

Conceptos básicos de la entrevista y elaboración de preguntas

Elige el entorno de tu entrevista

Las entrevistas cara a cara son por mucho el tipo de entrevista más común, pero no son la única herramienta a tu disposición. Después de un proceso de selección exhaustivo, considera algunos pros y contras de las entrevistas telefónicas rentables:

• Ventaja: ¡Rápido! Y barato también: se requiere menos tiempo de tu día o del de otro empleado para hacer una llamada telefónica de 10 o 15 minutos que reservar una sala y usarla durante 30 minutos a una hora, o conducir a un lugar de almuerzo mutuamente acordado, etc. Si la velocidad es tu prioridad, hacer una llamada es la mejor opción.
• Desventaja: No podrás evaluar todo lo que quizás quieras por teléfono; los estudios nos dicen que solo el 7% de la comunicación verbal proviene de las palabras que decimos, mientras que la mayor parte de nuestra información proviene de las señales no verbales.

Las entrevistas telefónicas funcionan mejor cuando quieres:

• profundizar un poco más en los antecedentes y la experiencia del candidato,
• aclarar detalles de su currículum o solicitud, y
• comprender sus habilidades de comunicación verbal.

Por el contrario, las entrevistas cara a cara te darán mucho más con qué trabajar en las evaluaciones, incluyendo las señales sociales y el lenguaje corporal del solicitante. Además, si invitas a tu candidato a tu oficina para una entrevista, podrá tener una idea preliminar de la cultura y el ambiente de tu oficina.

En un mercado competitivo, las entrevistas presenciales pueden superar a las entrevistas telefónicas solo por la interacción personal.

Si planeas realizar una entrevista de panel, la presencial es una apuesta bastante segura, pero no subestimes la popularidad y el potencial de las entrevistas por video. Para puestos remotos, o empleados que se reubican, o empresas distribuidas (¡o incluso solo un equipo muy ocupado!), las entrevistas por video te permiten superar los obstáculos de costo y tiempo de intentar reunir a todos en la misma sala al mismo tiempo.

Con las herramientas de Breezy para entrevistas por video, todos en tu equipo pueden revisar el currículum del candidato y los requisitos del puesto en la misma pantalla que la entrevista, y luego tomar notas directamente en el perfil del candidato dentro de Breezy.

Es una forma optimizada y colaborativa de realizar tus entrevistas por video, pero definitivamente no es la única. Tu organización probablemente ya usa software de videoconferencia que podrías usar para las entrevistas, lo que aún te permitiría ahorrar tiempo y costos en comparación con un panel presencial tradicional.

Notas sobre el video: Será fácil distraerse con el entorno en una videollamada, tanto para ti como para el candidato. Recuerda lo que buscas en el candidato —ten a mano la descripción del puesto, o la tarjeta de puntuación del candidato y la guía de entrevista— para asegurarte de que te estás enfocando en sus respuestas a tus preguntas. Claro, podría darte esa recomendación para cada entrevista (¡y considéralo hecho!) pero puede parecer especialmente difícil dar seguimiento a las habilidades de liderazgo del solicitante cuando tiene su gigantesca colección de platos de gallos de fondo, ¿sabes?

Elabora tus preguntas

He hablado extensamente sobre la superioridad de las entrevistas estructuradas, e incluso he explicado cómo redactar preguntas de entrevista estructuradas para tener la mejor oportunidad de contratar a un candidato exitoso. Estudio tras estudio demuestra que las entrevistas estructuradas te dan la mejor oportunidad de superar una serie de diferentes sesgos en las entrevistas y contratar a un candidato más exitoso. Para colmo, son eficientes y repetibles, y la retroalimentación es fácil de entender y luego de reportar a niveles superiores.

Lee nuestras guías detalladas sobre Por qué las entrevistas estructuradas te ayudan a contratar de forma predecible a los candidatos más exitosos y Cómo contratar de forma predecible a los candidatos más exitosos utilizando preguntas de entrevista estructuradas para desgloses detallados sobre entrevistas estructuradas, así como algunas preguntas de ejemplo para hacer.

¿Prefieres un repaso? Oh, de acuerdo entonces. 😄

Un proceso de entrevista verdaderamente estructurado tiene dos dimensiones:

• Preguntas de entrevista consistentes (harás la misma pregunta a cada candidato)
• Calificación consistente de esas preguntas (calificarás a cada candidato según una rúbrica predeterminada, como las Tarjetas de Puntuación de Breezy)

Comenzaré con las preguntas, las cuales podemos describir a grandes rasgos como conductuales (en las publicaciones enlazadas arriba, puedes encontrar otras categorías de preguntas, si así lo deseas). Como profesionales de RRHH, nos gustan las preguntas de entrevista conductuales por las mismas razones que nos gusta revisar el historial laboral: el mejor predictor del comportamiento futuro es el comportamiento pasado. Ten en cuenta que puedes usar muestras de trabajo y otras pruebas para evaluar la habilidad técnica; reserva tus preguntas conductuales para las habilidades blandas más difíciles como el liderazgo y el trabajo en equipo.

Para empezar a elaborar preguntas conductuales efectivas con el fin de evaluar habilidades blandas, intenta usar el acrónimo STAR como herramienta:

• Situación
• Tarea
• Acción
• Resultado

Funciona así: Digamos que una de las principales habilidades blandas que buscas en un candidato estelar es la capacidad de trabajar en equipo. Coloca a tu candidato en una situación donde se requería ese espíritu de equipo:

Háblame de un proyecto en el que trabajaste en equipo. ¿Cómo equilibraste las tareas para cumplir los objetivos del proyecto?

¡Esto podría ser todo lo que necesites preguntar! Un candidato extrovertido y experimentado te informará sobre las tareas que necesitaban realizar, las acciones que tomaron o las herramientas que utilizaron para asegurar que esas tareas fueran completadas por el equipo, así como el resultado del proyecto. Pero un candidato con menos experiencia podría necesitar más indagación, así que prepárate para hacer preguntas de seguimiento como:

¿Qué herramienta o técnica de gestión de proyectos utilizaste para administrar las tareas entre tus compañeros de equipo?

En un proceso de entrevista estructurado, continuarías con tus preguntas de seguimiento hasta que hayas satisfecho cada punto del STAR para esa pregunta sobre trabajo en equipo, y luego calificarías la competencia del candidato en esa área en una tarjeta de puntuación o rúbrica.

Puedes desarrollar tu propio sistema interno para calificar candidatos (las escalas de 1 a 5 son comunes), pero aquí en Breezy, te ofrecemos una calificación simple de pulgar arriba/pulgar abajo/neutral para cada área de habilidad que te gustaría ver en tu candidato ideal. Calcularemos una puntuación para el candidato después de que cada entrevistador complete su tarjeta de puntuación, y te presentaremos una puntuación final para cada solicitante que pase por tu proceso de entrevista.

Tarjetas de puntuación (y sus correspondientes Guías de Entrevista, que aseguran que tus preguntas de entrevista conductual recién fabulosas estén preparadas para cada entrevistador) hacen que las decisiones de contratación sean muy fáciles, tan simple como verificar qué candidato tiene la puntuación más alta. Incluso si estás utilizando tu propio sistema, aunque el proceso puede ser un poco más laborioso, sigue siendo una gran mejora con respecto a montones de comentarios de los entrevistadores que solo conducen a discusiones largas y sinuosas.

Elaboración de un Plan de Entrevistas

Así que, en este punto, sabes a quién vas a entrevistar, tienes una buena idea de las habilidades necesarias para el trabajo en cuestión, conoces las preguntas que harás a cada candidato y sabes cómo calificarás sus respuestas. Ahora tendrás que correr la voz, porque no harás esta contratación en el vacío, ¿verdad? Deberás proporcionar a cada persona de tu equipo la base que necesita para llevar a cabo su propia entrevista de manera efectiva, manteniéndose dentro de las pautas legales y organizacionales.

En conjunto con tu equipo, asignarás diferentes conjuntos de preguntas —diseñadas para evaluar distintos criterios— a diferentes miembros del equipo. En Breezy, ofrecemos Guías de Entrevista personalizadas precisamente por esta razón, pero es una tarea sencilla elaborar una matriz de preguntas para que cada miembro de tu equipo de contratación las haga.

Un ejemplo será útil aquí, así que piénsalo de esta manera: Estás contratando a un nuevo gerente de redes sociales. Después de revisar los currículums, decides que es buena idea someter a una docena de candidatos a una entrevista telefónica inicial. Así es como se vería tu Plan de Entrevista:

1. Asignas la entrevista telefónica inicial a un miembro del equipo de Recursos Humanos —les pedirás que evalúen las habilidades gerenciales y de comunicación de los candidatos.
2. En la siguiente fase, podrías hacer que el candidato se reúna con otro gerente del equipo de marketing para evaluar habilidades y experiencia específicas del puesto, como el manejo de herramientas de análisis y la etiqueta en línea.
3. Luego, quizás hagas que el candidato se reúna con sus posibles compañeros de equipo para evaluar la capacidad de los candidatos para trabajar en equipo, así como sus habilidades de liderazgo.
4. Por último, pero no menos importante, podrías hacer que el futuro gerente de redes sociales se reúna con tu Director de Marketing (CMO), quien principalmente evaluará su creatividad y visión para la presencia en línea de la marca.

Dar a tu equipo de contratación un aviso de al menos 48 horas, una copia del currículum y un esquema detallado de tus expectativas para su parte del proceso de entrevista es fundamental para un proceso de entrevista exitoso —nada ahuyenta a los candidatos interesados como los procesos de entrevista prolongados o caóticos, llenos de las mismas preguntas estándar de todos en la empresa. En Breezy, es fácil para todos en el equipo de contratación mantenerse al tanto durante las rondas de entrevistas, pero incluso si no estás utilizando un software de reclutamiento colaborativo, aún puedes equipar a tu equipo con las herramientas que necesitan para realizar sus entrevistas específicas correctamente.

Crear un recurso público de la empresa que documente ejemplos de preguntas de comportamiento, proporcionar acceso a la matriz de quién pregunta qué a través de correo electrónico o un servidor interno, y colocar los nombres de los entrevistados y los horarios de las entrevistas en un calendario público, todo esto puede agilizar el proceso de entrevista tanto para ti como para el candidato.

Y aunque nos encanta la contratación colaborativa, es mejor desanimar a tu equipo de hablar con entre sí sobre los candidatos hasta que todos los candidatos hayan terminado sus entrevistas. De esta manera, nadie llega a su primera reunión influenciado por la opinión de otra persona sobre las habilidades o cualificaciones de un candidato. En Breezy, las Tarjetas de Puntuación son privadas para los gerentes de contratación, y sugiero mantener límites similares con cualquier sistema que implementes.

Una nota sobre la experiencia del candidato: Si traes a un candidato para una visita presencial de un día —quizás porque se reunirá con varios compañeros de equipo diferentes, quizás para mostrar los beneficios de trabajar para tu empresa— asegúrate de preparar al candidato, así como a tus compañeros de equipo. Envíales una agenda para el día, con los nombres y perfiles de LinkedIn de las personas con las que se reunirán. Recíbelos con un recorrido para que sepan dónde están cosas como los baños, y haz que se sientan bienvenidos y cómodos con pequeños extras como bocadillos y agua embotellada o café. Les espera un día largo, ¡y quieres que estén en su mejor momento todo el tiempo!

Para más ideas e información sobre cómo ofrecer una excelente experiencia al candidato (no solo para entrevistas presenciales de alto nivel), consulta Cómo crear una excelente experiencia para el candidato — donde se detallan nueve formas de ayudar a tu empresa a pasar de una experiencia buena, a una mejor, a la mejor experiencia para el candidato que puedes ofrecer a tus postulantes.

Después de las rondas de entrevistas

¡Genial! Has realizado con éxito una serie de entrevistas con varios candidatos calificados. Tu retroalimentación es fácil de analizar, ya sea en forma de rúbrica o en las tarjetas de puntuación escaneables de Breezy. También podrías tener Notas de tu equipo de contratación que complementen la tarjeta de puntuación, las cuales puedes usar para tomar tus decisiones finales.

Verificación de antecedentes

Una vez que hayas seleccionado a tu finalista, es momento de realizar la verificación de antecedentes. Determina qué es realmente importante verificar, ya que las verificaciones de antecedentes pueden abarcar una gran variedad de información y se vuelven más costosas cuanta más información recopiles. ¿Solo te interesa el historial criminal, o necesitas confirmar licencias? ¿Historial de manejo o prueba de drogas? ¿Antecedentes académicos o historial salarial? Limitar el alcance de tu verificación de antecedentes es una decisión inteligente, tanto desde el punto de vista de los costos como del legal, pero en Breezy te ofrecemos opciones claras que te permiten realizar cualquier tipo de verificación de antecedentes que elijas... directamente desde tu flujo de trabajo de contratación.

Después de decidir qué verificarás, confirma con asesoría legal que sea apropiado para tu estado e industria, y luego informa al candidato y obtén su consentimiento para realizar la verificación. Mantente lo más transparente posible aquí; hazles saber que esto es solo una parte estándar del proceso que ayuda a garantizar que todos en la empresa disfruten de un ambiente de trabajo seguro y honesto.

Si la verificación revela alguna discrepancia, puedes discutirlo con el candidato directamente desde Breezy, o programar una llamada para discutir lo que sucede fuera de tu software de reclutamiento. Y cabe mencionar que toda la información de antecedentes que recopiles debe permanecer privada; evita cualquier problema legal al confinar la información que recopiles al grupo más pequeño de personas posible. Si no estás seguro de qué hacer con cualquier problema que surja, no dudes en buscar asesoría legal y evita meterte en problemas.

Si no te sientes cómodo/a realizando una verificación de antecedentes completa, considera hacer una verificación de referencias en este punto. Desde Breezy, puedes enviar preguntas estándar de verificación de referencias a las referencias que el candidato proporciona en su solicitud, haciendo preguntas sencillas sobre el desempeño del solicitante, su capacidad de recontratación y su comportamiento.

Redacción de la carta de oferta

¡Obstáculos superados! ¡Candidato seleccionado! En la mayoría de las organizaciones, tu representante de RRHH será responsable de redactar la carta de oferta con los componentes aprobados, pero aquí tienes un resumen rápido de lo que implica en caso de que la tarea recaiga en ti:

• Declaración de que la organización presenta la oferta al finalista
• El puesto que se ofrece, y en la mayoría de los casos, el nombre, título y departamento de la persona a la que reportará el puesto, en caso de que acepte la posición.
• La fecha de inicio del empleado y si el puesto tiene una duración limitada, la fecha de finalización estimada.
• El estatus del puesto (tiempo completo, tiempo parcial, temporal, exento, no exento, etc.)
• Para un puesto no exento, la tasa de pago generalmente se indica como una tarifa por hora, más cualquier tiempo extra proporcionado.
• Para puestos exentos, se especificará un salario o una cantidad en dólares a pagar por año, mes o período de pago. Agrega aquí también los componentes de compensación proporcionados, incluyendo la redacción para describir los bonos, comisiones, incentivos a corto o largo plazo que se ofrecen, y las provisiones para concesiones de acciones u opciones, si aplica.
• Información sobre el programa de beneficios — estos pueden incluir beneficios como seguro médico, dental, de la vista, 401K u otra participación en planes de jubilación, además del tiempo libre incluido como vacaciones, días por enfermedad y días festivos.
• Si tu organización no proporcionará beneficios — como para un puesto de tiempo parcial que no es elegible — es una buena idea indicarlo también en la carta.
• Si tienes horarios de trabajo específicos o expectativas de guardia, anótalos.
• La mayoría de los empleadores estadounidenses incluyen una declaración de que el empleo es a voluntad y un descargo de responsabilidad que indica que la oferta está supeditada a la capacidad del solicitante para cumplir con los requisitos finales de selección (como cualquier verificación o examen que aún no se haya recibido).

Al igual que con la verificación de antecedentes (y, sinceramente, todo el proceso de selección), es posible que quieras consultar con tu asesor legal antes de enviar la oferta al nuevo empleado, ya que tu estado puede requerir algunas advertencias o un lenguaje específico en la oferta. Más vale prevenir que lamentar, por supuesto 👍

Con las verificaciones completadas y la carta de oferta enviada, ¡tu trabajo de reclutamiento está hecho! ¿Verdad que fue fácil?

Como puedes ver, el proceso de reclutamiento tiene mil partes móviles. ¿Por qué no hacerlos todos más rápidos y fáciles con Breezy HR? Empieza con una prueba gratuita hoy, y descubre cómo nuestro software + tu organización = nuevos talentos increíbles.