Los PIP, o planes de mejora de desempeño, a menudo se consideran la sentencia de muerte para los empleados que los reciben. En lugar de apoyar la mejora, suelen servir como una cuenta regresiva para el despido.
Pero no todos los PIP son iguales y no siempre señalan un despido. Cuando se plantean correctamente, pueden ser un motor de cambio positivo.
En esta guía, te enseñaremos cómo crear un plan de mejora que ayude a los empleados a tener éxito, en lugar de solo intimidarlos.
¿Qué es un PIP en RR. HH.?
Un plan de mejora de desempeño, o PIP, es un documento que detalla las áreas en las que un empleado tiene dificultades para desempeñarse y los pasos específicos que debe seguir para mejorar. Un formato de PIP puede incluir una lista de mejoras para el empleado y un cronograma para su implementación con el fin de evitar el despido.
Cuándo usar un PIP para empleados
Lidiar con un empleado de bajo rendimiento no es del agrado de nadie. Si ya has intentado dar retroalimentación durante tus revisiones semanales y la situación no mejora, podría ser el momento de un plan de mejora de desempeño.
Pero recuerda, a nadie le gusta que lo tomen por sorpresa. Un PIP NUNCA NUNCA debe ser la primera vez que el empleado se entera de que su desempeño necesita mejorar.
Podrías considerar implementar un PIP cuando un empleado está:
- Teniendo dificultades para alcanzar metas de ventas o de desempeño
- Entregando trabajo de baja calidad
- Incumpliendo plazos con frecuencia
- Recibiendo retroalimentación negativa de clientes, consumidores o colegas
- Llegar tarde con frecuencia o faltar al trabajo
En la era del quiet quitting, también querrás asegurarte de que el empleado esté realmente interesado en mejorar. Si parece completamente desinteresado, ni siquiera un PIP cambiará su opinión, o sus hábitos.
No utilices un PIP para problemas como:
- Insubordinación
- Comportamiento inapropiado
- Acoso
Estos comportamientos más graves suelen requerir una acción disciplinaria o el envío de una carta de terminación laboral.
Ventajas y desventajas de un proceso PIP típico
Según un estudio de Gallup, las empresas que implementan PIPs para empleados de manera efectiva pueden ver un aumento del 30% en el compromiso de los empleados y un incremento del 20% en la productividad.
Pero según los expertos, en lugar de ayudar al empleado a mejorar, la mayoría de los PIPs fracasan porque no abordan problemas institucionales más amplios. Aquí tienes un resumen de los beneficios y desventajas de un proceso PIP estándar.
Cómo escribir un PIP (+ texto de ejemplo)
Un PIP mal ejecutado puede resultar contraproducente. Para los miembros del equipo desilusionados, estos "Períodos de Entrevista Pagados" les permiten canalizar toda su energía en encontrar un nuevo puesto.
Como gerentes y profesionales de RR. HH., es hora de mejorar. Si está listo para abordar el bajo rendimiento, sin las amenazas de degradación y las tácticas de miedo, las siguientes estrategias pueden ayudar.
1. Compare el desempeño con los requisitos del puesto
Un PIP debe ser una medida objetiva del desempeño. Antes de considerar implementar uno, necesita una justificación clara y datos sólidos que lo respalden.
“De hecho, sobreviví a un PIP que era injustificado usando las estrategias anteriores de 'muéstrame pruebas concretas' y no pudieron. En un par de meses, el gerente fue despedido por no hacer su trabajo”, un usuario de Reddit comparte.
No se centre solo en la última evaluación de desempeño del empleado. Analice detenidamente su historial de capacitación y experiencia de incorporación. En muchos casos, puede haber una brecha subyacente de habilidades o capacitación detrás del problema.
Haga:
- Revise la descripción del puesto del empleado, los objetivos específicos, las métricas y las metas
- Revise las evaluaciones de desempeño recientes
- Recopile pruebas de problemas de desempeño, incluyendo advertencias previas, evaluaciones de desempeño anteriores, ausencias registradas, trabajo de mala calidad, registros de quejas de clientes, etc.
- Consulte con su(s) gerente(s) y busque brechas en la capacitación o el apoyo
No haga:
- No asuma que todos los problemas son culpa del empleado o que quieren hacer un mal trabajo
- Proceda con el PIP si descubre una brecha significativa en la capacitación o el apoyo (en ese caso, comience con una nueva capacitación).
- No considerar adaptaciones para discapacidades, problemas de salud mental, emergencias familiares y otras barreras personales para el desempeño
- Proceda con el PIP si su gerente parece querer deshacerse activamente de ellos
- Hágalo personal
Texto de ejemplo para gerentes
Motivo del PIP: [Nombre del empleado] no ha cumplido consistentemente con las expectativas de desempeño en áreas clave, afectando la eficiencia del equipo y la productividad general. A pesar de la retroalimentación y el apoyo previos, los problemas de desempeño siguen sin resolverse, lo que hace necesario un plan de mejora estructurado.
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2. Defina claramente lo que debe suceder
Después de identificar el problema, ayude a su miembro del equipo a retomar el rumbo con metas medibles.
“Para mí, los PIPs te ayudan a darle a un empleado una forma muy clara y directa de encaminarlo de nuevo para que sea un buen trabajador,” explicó un empleador en Reddit. “Por ejemplo, un empleado llegaba constantemente tarde al trabajo…Lo pusimos en un PIP. Reconoció que su trabajo estaba en riesgo y cambió su comportamiento. Ahora lleva unos 5 años en mi empresa.”
¿El ingrediente secreto para este tipo de éxito? Establecer metas que se puedan seguir.
Hacer:
- Cree específicos ejemplos de metas de desempeño para cerrar la brecha de habilidades entre el rendimiento y los objetivos
- Asegúrate de que los objetivos tengan un plazo definido (normalmente de 30, 60 o 90 días)
- Asegúrate de que los objetivos sean realistas y alcanzables
- Decide cómo apoyarás al empleado para que logre estos objetivos
No:
- Establecer objetivos vagos como "ser más puntual"
- Establecer objetivos poco realistas o metas que el empleado necesitaría más tiempo del asignado para lograr
- Centrar los objetivos en la personalidad, como "ser más extrovertido"
- Establecer objetivos sin un apoyo claro y pasos de acción para respaldar cada uno
- Establecer demasiados objetivos (apunta a 2-3 de los problemas más importantes para evitar que el empleado se desanime)
Texto de ejemplo para gerentes
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3. Redacta el PIP
Una vez que hayas identificado las áreas clave de mejora y los hitos de progreso, es hora de plasmarlo todo en un formulario oficial de PIP.
Un PIP completo para el empleado debe incluir:
- Nombre y cargo del empleado
- Problemas de rendimiento específicos
- Objetivos de mejora
- Resultados medibles
- Capacitación y recursos que completarán/utilizarán para mejorar
- Fechas objetivo para cada meta
- Fechas objetivo para completar todo el PIP (30, 60 o 90 días)
Al crear este documento, considérelo un primer borrador – no un plan final. En lugar de intentar hacerlo solo, pida a sus profesionales de RR. HH. y a cualquier supervisor relevante que revisen el plan. Y no olvide incluir fechas para revisiones periódicas con el empleado. (¡Más sobre esto en el paso 6!)
Plantilla de PIP para gerentes
Esta plantilla se puede personalizar para adaptarse a los requisitos específicos de su organización y debe usarse junto con cualquier política de RR. HH. y asesoramiento legal aplicable.
4. Escuche los comentarios del empleado
Una vez que su formulario PIP esté listo, es hora de programar una reunión con el empleado y el gerente de RR. HH. para discutirlo.
Comience explicando por qué presenta el plan. Luego, pida al empleado sus comentarios y cualquier apoyo o recurso adicional que pueda necesitar. Para que ambas partes procedan de buena fe, el empleado debe saber que cuenta con las herramientas necesarias.
Haga:
- Dé al empleado al menos 24 horas para revisar el PIP, hacer sugerencias, solicitar recursos, etc.
- Recuérdele al empleado sus fortalezas y sea claro en que desea que tenga éxito
- Dé al empleado la oportunidad de refutar cualquier error o evidencia inexacta
- Trabaje con ellos para hacer ajustes donde sea necesario
No haga:
- Haga suposiciones
- Negarse a hacer ajustes cuando sea necesario
- Forzarlos a firmar de inmediato
- Escuchar sus comentarios en la reunión del PIP y considerar eso como suficiente "retroalimentación"
Siempre hazle saber al empleado que puede tomarse su tiempo para revisar el PIP y que tiene derecho a no firmar. Si solicita discutir el PIP con su asesor legal, dale tiempo para hacerlo.
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5. Ofrece capacitación y apoyo
Nunca pongas a alguien en un PIP si no estás comprometido con su éxito. En su lugar, combina el PIP con capacitación y asesoramiento adicionales para mostrarle a tu empleado que estás trabajando con ellos, no contra ellos.
“En mis más de 40 años en puestos de liderazgo/ejecutivos, nunca he puesto a nadie en un PIP en cuyo éxito no estuviera completamente comprometido a ayudar”, señala un usuario de Reddit. “Cada PIP tenía objetivos medibles, y me reunía con el empleado semanalmente para discutir el progreso, eliminar obstáculos para el éxito y trabajar con ellos.”
Los empleadores que adoptan un enfoque de ‘estamos todos juntos en esto’ a menudo informan que los empleados en un PIP abordan con éxito sus problemas de desempeño y prosperan en sus carreras. Y cuando mejoras tus sistemas de asesoramiento y retroalimentación para empleados, la investigación muestra que todos ganan.
Un estudio global de Gallup encontró que las empresas que ofrecen capacitación a empleados comprometidos son 17% más productivas y 21% más rentables.
Haz:
- Solicita retroalimentación durante todo el proceso
- Aborda las causas raíz del problema
- Asegúrate de que tengan recursos concretos (programas, manuales, etc.) y personas designadas a quienes puedan recurrir para pedir ayuda
No hagas:
- Esperar que lo hagan solos
- Tratar el coaching como una solución única
- Centrarse solo en las deficiencias
Si tienes un empleado con gran potencial, no lo dejes ir. Por ejemplo, si un empleado neurodivergente hace un gran trabajo pero tiene dificultades con los plazos debido a la ceguera del tiempo, ajusta tu PIP para que se centre en herramientas y técnicas de gestión del tiempo adaptadas a sus necesidades.
6. Programa revisiones periódicas
Una vez implementado el PIP, establece reuniones recurrentes individuales con los empleados para ayudar a mantener el progreso encaminado.
Asegúrate de que el empleado sepa exactamente cuándo se llevarán a cabo y qué esperar. Durante estas reuniones, estructura tu agenda para revisar los objetivos, celebrar los logros y ofrecer apoyo cuando sea necesario.
“Cuando inicias la conversación pidiendo a los empleados que te den retroalimentación, abres la puerta a una mayor franqueza y transparencia. La retroalimentación se convierte en una forma de establecer confianza y buena relación, en lugar de perpetuar una desconexión jerárquica innecesaria… Sé abierto no solo a escuchar sus comentarios, sino a realmente escucharlos y actuar sobre sus comentarios y sugerencias”, la especialista en marketing de crecimiento Missy Larkins le dice a Fast Company.
Haz:
- Recompensa los éxitos
- Define claramente los próximos pasos
- Establece consecuencias claras si no se cumplen los objetivos
No hagas:
- ¡Microgestiones!
- Critiques
- Despedir a un empleado que ha tenido éxito recientemente con un PIP
¿La mejor manera de asegurarte de que cubres todas las bases? Sigue pidiendo retroalimentación.
Al implementar un PIP, es importante dejar que el empleado se automotive para mejorar, pero aun así debes estar ahí para apoyarlo y animarlo durante el proceso.
Los PIP para mejorar, no para castigar
Un PIP no debería ser solo un requisito burocrático previo al despido. Con el enfoque correcto, los PIP pueden ser un beneficio tanto para los empleados como para los gerentes.
Al crear una cultura de retroalimentación saludable, ofrecer apoyo donde sea necesario y tratar a los empleados como personas en lugar de problemas, puedes crear un sistema de PIP que fomente el crecimiento, no el miedo.
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Preguntas frecuentes principales: Planes de mejora del desempeño de los empleados
¿En resumen? Aquí tienes un repaso rápido de algunas de las preguntas principales sobre los planes de mejora del desempeño de los empleados.
¿Cuál es el significado de PIP en RR. HH.?
PIP significa “Plan de Mejora del Desempeño”. Este es un documento formal que describe los pasos necesarios que un empleado debe seguir para mejorar su desempeño.
¿Significa el PIP un despido?
A veces, pero no siempre. Muchos gerentes usan los PIP para asegurarse de cumplir con los requisitos legales mientras se preparan para despedir a un empleado. Pero en entornos laborales saludables, un PIP es una última oportunidad para que los empleados aprendan, mejoren y crezcan.
¿Qué tan serio es un PIP?
En una palabra: muy. Los PIP se emiten cuando la retroalimentación continua no logra mejorar el desempeño laboral.
¿Debe estar Recursos Humanos presente durante un PIP?
Sí. El personal de Recursos Humanos debe participar en la elaboración del PIP y estar presente cuando se le entrega al empleado.
¿Qué suele incluir un plan de mejora del desempeño?
Un PIP completo debe incluir:
- Nombre y puesto del empleado
- Fecha
- Problemas de desempeño específicos
- Objetivos de mejora, con resultados medibles
- Capacitación y recursos que completará/utilizará para mejorar
- Fechas límite para cada objetivo
- Fecha límite para completar el PIP
¿Cómo pueden los gerentes redactar un PIP eficaz?
Los gerentes pueden redactar un PIP eficaz incluyendo ejemplos específicos, consultando a Recursos Humanos y/o asesoría legal, y abordando las preocupaciones de desempeño con objetivos accionables y con plazos definidos.
