Cuando estás a cargo de un negocio próspero, desempeñas muchos roles: visionario, tomador de decisiones y reclutador, por nombrar algunos. Pero ser el Director de Todo no significa que tengas que pasar todo tu tiempo trabajando. ⏰
Ahí es donde entra un asistente virtual, o VA. Un VA experto ayuda a aligerar inmediatamente tu carga de trabajo al apoyar —o incluso asumir por completo— algunos de los procesos centrales necesarios para operar tu negocio, dejándote más tiempo para concentrarte en hacerlo crecer.
Pregúntale a cualquiera que lo haya hecho y te dirá que contratar al asistente virtual adecuado puede ser un momento crucial. Pero encontrar un VA en quien puedas confiar el futuro de tu negocio significa que tú como empleador tienes que poner el listón alto, empezando por un excelente proceso de contratación.
En esta guía completa para contratar un VA, te ayudaremos a establecer el tono adecuado con los candidatos a VA, encontrar el VA perfecto para ti y volver a las tareas que pertenecen a tu propia descripción de puesto.
Todo sobre la contratación de un asistente virtual:
- ¿Qué es un asistente virtual?
- 3 señales claras de que es hora de contratar un VA
- ¿Cuáles son los verdaderos pros y contras de contratar un asistente virtual?
- ¿Dónde puedes encontrar al asistente virtual perfecto?
- ¿Cómo debería ser un proceso sólido de contratación de asistentes virtuales?
Primero lo primero: ¿Qué es un asistente virtual?
Cuando la mayoría de la gente escucha el término "asistente virtual", probablemente piensa en IA útiles como Siri de Apple y Alexa de Amazon. Y aunque puedes usarlas para hacer una lista del súper o enviarle un mensaje a tu pareja de camino a casa del trabajo, los asistentes virtuales en el mundo empresarial pueden hacer mucho más.
Un VA es un asistente remoto contratado para aligerar tu carga de trabajo. Pueden trabajar desde cualquier lugar y manejar una variedad de tareas, desde administración hasta redes sociales, diseño gráfico, soporte de ventas y más. ¡Básicamente son superhéroes a sueldo! 🦸
Un VA ofrece ayuda continua con las operaciones diarias, aliviando tus mayores cuellos de botella empresariales y haciendo tu trabajo mucho menos estresante. Ya sea que te ayuden a investigar contenido web o a gestionar aspectos de tu tienda en línea, un asistente virtual puede ayudarte a recuperar tu tiempo.
El banco de talentos de los VA es más amplio y profundo de lo que podrías imaginar
Si sientes un poco de nervios por lo que podría ser tu primera contratación, sabe que no estás solo.
Los VA son una excelente primera contratación para pequeñas y medianas empresas en rápido crecimiento, especialmente aquellas que operan de forma remota, ya que suelen ejercer menos presión sobre tu presupuesto que un empleado de tiempo completo, brindándote el apoyo que necesitas mientras te ahorran tiempo y dinero en el proceso.
Por estas razones, los VA a menudo ayudan a llenar el vacío entre la subcontratación y la contratación presencial. Las empresas obtienen un par de manos extra altamente talentoso, sin la permanencia de un empleado. Sin embargo, un VA no siempre es un freelancer.
Hoy en día, existen muchas empresas y agencias de VA especializadas en encontrar talento de primer nivel para todo tipo de industrias y conjuntos de habilidades.
Considera que solo el mercado de VA para el sector salud se estima que tendrá un valor de nada menos que $5.31 mil millones (sí, con 'm' de mil millones) para 2028. Parte del auge en el mercado de talentos de VA fue impulsado por el cambio masivo al trabajo remoto durante la pandemia y la comprensión entre muchos empleados de que la capacidad de trabajar desde casa era su principal requisito en un puesto vacante.
Hoy en día, puedes encontrar desde padres trabajadores, ex ejecutivos, jubilados a tiempo parcial y expertos extranjeros que literalmente mantienen tu negocio funcionando mientras duermes, todos aportando sus habilidades únicas al mercado de talentos como candidatos a puestos de VA.
Así que, si bien los VA son comúnmente conocidos por realizar tareas generales y procesos rutinarios, hoy en día existe un VA con capacitación específica en casi cualquier tipo de función laboral o industria que puedas desear.
Pero, ¿cómo sabes cuándo es el momento de dar el paso y encontrar el adecuado para ti?
3 señales claras de que es hora de contratar un asistente virtual
Seamos honestos. A todos nos vendría bien una ayuda de vez en cuando.
Pero, ¿cómo saber cuándo es realmente el momento de dar el paso y comenzar una búsqueda enfocada y bien organizada de un asistente virtual?
Aquí te presentamos algunas de las señales clave a tener en cuenta.
1. Cada día se siente como una rutina agotadora
Cuando se trata de dirigir un negocio exitoso, ya sabes que conviene dedicar menos tiempo en el negocio y más tiempo en él. Pero, ¿qué significa eso, exactamente?
Si bien es totalmente normal sumergirse en los detalles de vez en cuando un sábado por la mañana, no deberías pasar todo tu tiempo en las trincheras.
Si te encuentras dedicando más de la mitad de tu tiempo en operaciones diarias o tareas administrativas, es hora de contratar un asistente virtual. Externalizar tus tareas de menor impacto a un asistente virtual puede ayudarte a redirigir tu enfoque a la estrategia, la generación de ingresos y otras tareas de alto valor.
2. La capacidad limitada te está frenando
El día solo tiene un número limitado de minutos. Si has llegado a tu límite y no puedes aceptar más negocios, es hora de contratar un asistente virtual.
Simplemente planifica qué tareas puedes delegar y deja que un asistente virtual haga su magia. ✨
Probablemente te encontrarás con muchísimo más tiempo para enfocarte en hacer tu trabajo bien en lugar de solo hacerlo hecho. Conoce tus límites y busca la calidad sobre la cantidad con la ayuda de un asistente virtual.
3. Tus operaciones necesitan un cambio de imagen
Como dueño de negocio, seguramente ya sabes que escalar con éxito se trata de crear las listas de verificación y los procedimientos operativos estándar (POE) correctos.
Lamentablemente, desarrollar y mantener estos procesos es más fácil decirlo que hacerlo. ¡Pero con un asistente virtual, no tienes que ir solo! ✈️
Para potenciar eficazmente tus operaciones, toma tus POE empolvados y a medio escribir y haz un plan sobre cuáles abordarás primero. A partir de ahí, simplemente delega las actualizaciones a un asistente virtual súper inteligente y observa cómo la eficiencia se dispara.
¿No sabes por dónde empezar?
Recomendamos empezar con los procesos más sencillos, realizando esas actualizaciones más ligeras, y luego planificar tus procesos más complejos con plazos específicos para los hitos clave. A partir de ahí, puedes establecer revisiones regulares cada 90 días con un socio de confianza (¡tu increíble nuevo asistente virtual!) que conoce tus procesos al dedillo.
¿Cuáles son los verdaderos pros y contras de contratar un asistente virtual?
Si sigues aquí, sabes que necesitas un asistente virtual. Pero delegar es más fácil decirlo que hacerlo.
Delegar es difícil, pero estamos aquí para ayudarte a mantenerte motivado (y firmemente enfocado en tu rol de líder de negocio) con los verdaderos pros y contras de contratar un asistente virtual.
Los pros de contratar un asistente virtual:
- Mayor productividad 🧠 Levanta la mano si no quieres maximizar el rendimiento? Eso pensamos. La productividad es esencial para cualquier negocio exitoso, y un asistente virtual puede ayudarte a optimizar tus procesos basados en sistemas y liberar más de tu tiempo para que te enfoques en hacer crecer tu negocio. Solo piensa: ¿Cuánto más podrías lograr con solo dos horas extra al día?
- Eficiencia potenciada ⚡️ Contratar un asistente virtual es una forma segura de recuperar tu tiempo y hacer tu negocio más eficiente en el proceso. Haz crecer tu negocio mientras tu asistente virtual gestiona las redes sociales de la empresa y las tareas administrativas rutinarias, logrando el mayor impacto en el menor tiempo posible.
- Escalabilidad 🌱 Un asistente virtual ofrece toda la ayuda de un empleado a tiempo completo, pero su rol es totalmente escalable. Puedes contratar a un asistente virtual para trabajar por un periodo de tiempo específico o por proyecto, lo que te ayuda a mantenerte adaptable. Si te gusta su trabajo, ¡excelente! Dales más tareas. Si no, puedes encontrar a otra persona para el puesto en un abrir y cerrar de ojos. Todo esto sin inflar tus gastos generales.
- Flexibilidad 🤸♂️ ¿Siempre has querido ofrecer servicio al cliente las 24 horas sin el costo de trabajar de noche? No busques más allá de un asistente virtual. Puedes contratar a un asistente virtual desde cualquier parte del mundo, incluso en una zona horaria totalmente diferente. Esto puede ayudarte a completar tus operaciones en línea las 24 horas, incluso después de que te hayas ido a dormir. 💤
Los contras de contratar un asistente virtual:
Aunque los asistentes virtuales pueden hacer tu vida mucho más fácil, no es todo sol y rosas.
Hay algunas desventajas que debes considerar antes de tomar una decisión de contratación, como…
- Potencial de fallas en la comunicación 📞📵 La incorporación puede ser difícil sin reuniones presenciales, especialmente si hay barreras idiomáticas o discrepancias de zona horaria. Ten esto en cuenta al buscar un asistente virtual. Además, los problemas técnicos y la falta de comunicación pueden ser difíciles de resolver de forma remota. Sin embargo, siempre y cuando tu asistente virtual sea experimentado y flexible, ten la seguridad de que podrán resolverlo juntos. Solo asegúrate de definir tus expectativas y de conocer su estilo de trabajo desde el principio.
- Supervisión adicional 👀 Aunque muchos asistentes virtuales pueden empezar a trabajar de inmediato, los asistentes virtuales novatos a veces necesitan supervisión adicional. Los asistentes virtuales más nuevos a menudo requieren más gestión para comprender y cumplir tus expectativas. Así que es posible que tengas que ser un padre helicóptero (o jefe 🚁) por un tiempo, pero con un poco de tiempo y paciencia, un buen asistente virtual le tomará el ritmo.
- Miedo a delegar 😰 Delegar trabajo puede dar miedo, especialmente si estás acostumbrado a (micro)gestionar cada aspecto de tus operaciones diarias. Y aunque sabes que soltar el control será bueno a largo plazo, es complicado depositar tanta confianza en un asistente virtual. Por eso es tan importante generar confianza y animar a tu VA, motivándolos a hacer el trabajo lo mejor posible. Y si todavía te preocupa soltar el control, contrata a un VA con referencias excelentes y mucha experiencia. Esto te dará mayor tranquilidad, y podrás estar tranquilo sabiendo que pueden hacer el trabajo. ✅
- El precio 💰 Un buen asistente virtual puede costar hasta $60 la hora. Aunque eso pueda parecer un precio elevado, recuerda que no necesariamente necesitas contratarlos a tiempo completo. Si pueden completar todo lo de tu lista de tareas en unas pocas horas, $60 la hora podría no parecer tan caro.
A continuación: ¿Dónde puedes encontrar al asistente virtual perfecto?
De acuerdo, de acuerdo. Claramente, necesitas un VA, como… ayer!
No busques más allá de estos sitios de empleo y mercados:
Belay - Belay podría ser el mejor mercado para VA altamente calificados, ya que solo contrata asistentes con títulos universitarios y mucha experiencia.
Magic - Los VA en este sitio cobran por minuto en lugar de por hora, lo que lo convierte en el lugar perfecto para soluciones rápidas y temporales.
Virtual Staff Finder - Si buscas un sitio ultra-personalizado que priorice la mejor compatibilidad, ¡echa un vistazo a Virtual Staff Finder! VSF utiliza un cuestionario para determinar tus necesidades y emparejarte con un VA que pueda hacer el trabajo correctamente.
Upwork - Uno de los nombres más grandes en plataformas de trabajo independiente, Upwork puede conectarte con un VA con experiencia especializada.
Time etc - Además de VAs experimentados, este sitio también ofrece una garantía de devolución de dinero y la opción de transferir horas excedentes. ¡Bastante ingenioso, ¿verdad?
MyTasker - MyTasker mejora la oferta de VA con una generosa prueba gratuita y precios ajustables, facilitando la prueba de un VA antes de comprometerte. ¡Ganar-ganar! 🏆
¿Cómo debería ser un proceso sólido de contratación de asistente virtual?
Así que has decidido contratar un asistente virtual y recuperar tu tiempo. Primero que nada, ¡felicidades! 🥂
Ahora, ¿cómo deberías hacerlo?
Paso 1: Perfecciona la descripción de tu puesto de VA
La clave para un proceso sólido de contratación de asistente virtual es una publicación de empleo.
Aunque parezca una obviedad, muchos empleadores pasan por el proceso de publicación sin pensar en cómo una descripción deficiente podría afectar a los solicitantes o la idoneidad. ¿Cómo puedes esperar candidatos estelares sin una descripción del puesto increíble ??
Para crear una descripción del puesto que destaque y diga lo que tiene que decir, utiliza un lenguaje preciso al describir tus expectativas. Ah, y no olvides mencionar que es un puesto virtual ¡puesto!
El trabajo a distancia conlleva requerimientos de equipo. No querrás tener que comprar una laptop, acceso a internet, protección antivirus y otras herramientas digitales para tu futuro/a asistente virtual si no es necesario.
Si necesitas ayuda, consulta la descripción de puesto de VA para una plantilla de ejemplo que realmente funciona. Desde la sección "Acerca de" hasta la lista de responsabilidades punto por punto, el equipo de Breezy te respalda cuando se trata de contratar al mejor asistente virtual. 🤝🏼
Paso 2: Crea tu embudo de candidatos para VA
Los VA y embudos visuales de candidatos tienen algo importante en común: te ayudan a recuperar tu tiempo.
Al tener una forma sencilla y visual de seguir a los candidatos a medida que avanzan de la solicitud a la entrevista, de la entrevista al proyecto de prueba, etc., podrás ver a todos tus mejores candidatos a VA de un vistazo.
Si utilizas Breezy para ayudar a dar seguimiento a los solicitantes, incluso puedes automatizar acciones específicas a medida que los candidatos pasan de una fase de contratación a la siguiente — como enviar un correo electrónico o un enlace para programar una entrevista.
Por ejemplo, puedes usar el cuestionario automatizado para filtrar los requisitos indispensables para tu VA, como la ubicación, la zona horaria, la experiencia y más. Luego, configura una simple acción de etapa para mover sin problemas a los candidatos calificados a la etapa de revisión o entrevista.
Con un solo clic, también puedes notificar amablemente a los solicitantes no calificados con un correo electrónico automatizado, personalizado, asegurando que mantengas una buena relación en caso de que los necesites en el futuro.
Establecer un proceso claro de gestión de candidatos podría parecer un trabajo extra al principio, pero te ayudará a sentar las bases para crecer, mientras cultivas una experiencia de candidato de primer nivel. 💯
Paso 3: Optimiza tu proceso de entrevista
Una vez que hayas separado a los candidatos aptos de los no aptos, programa una entrevista telefónica inicial con tus mejores candidatos. Inicia una conversación amigable sobre experiencia y expectativas para conocer mejor a cada persona antes de pasar a una videollamada cara a cara.
Con Breezy, los candidatos pueden auto-programar entrevistas telefónicas y por video, organizando esas conversaciones tan importantes sin el agotador ir y venir.
En cuanto a la contratación, Breezy te permite adaptar tu proceso para que se ajuste a tu estilo de entrevista. Ya sea que optes por turnos de prueba o proyectos de evaluación, puedes hacer que tu proceso de contratación de asistentes virtuales sea lo que necesites.
Y cuando sea el momento de programar esas entrevistas remotas, elige tu software de videollamadas favorito (o nuestra opción de video integrado de calidad 😉) y pon las cosas en marcha de inmediato.
Aunque pueda parecer que hay muchas piezas en movimiento, estamos aquí para optimizar tu proceso de contratación de asistentes virtuales.
Con Breezy, los días de la toma de notas frenética durante la entrevista han terminado. Simplemente graba tus entrevistas y anota ideas con el panel de candidatos de Breezy integrado en la entrevista. ¡Sin complicaciones, sin problemas!
Incorpora a tu nuevo héroe virtual
Ahora que sabes cómo recuperar tu tiempo con un asistente virtual de primer nivel, es hora de dar ese salto de fe. El tiempo es un recurso valioso. Y aquí en Breezy, decimos que debes invertirlo sabiamente y externalizar el resto. ⏳
Aunque no podemos decirte qué asistente virtual te ayudará a llevar tu negocio a nuevas alturas, Breezy puede ayudarte a publicar tu vacante de asistente virtual en las principales bolsas de trabajo con un solo clic, crear cuestionarios de selección personalizados para encontrar a los asistentes virtuales adecuados para tu proceso y configurar correos electrónicos automatizados para mantenerte en contacto con los candidatos en cada etapa del proceso.
Ya sea publicando una descripción de puesto impecable en las principales bolsas de trabajo o programando entrevistas con asistentes virtuales con un solo clic, Breezy te ayuda a contratar al asistente virtual perfecto sin complicaciones.
Compruébalo tú mismo con una prueba gratuita de 14 días!
